あなたの名刺管理方法は？
名刺の管理はしっかりとできていますか。ついつい後回しになってしまって整理や管理ができていないという人も多いのではないでしょうか。この記事では、仕事効率のアップする名刺管理方法のポイントや名刺管理方法を詳しく紹介していきます。
今あなたがしている名刺管理方法とここで紹介していく名刺管理方法を比較してみましょう。参考になるものは積極的に取り入れていきましょう。
名刺管理の重要性
名刺管理は社会人にとって非常に重要なことです。名刺にはさまざまな情報が乗っているため、個人情報の管理としても気をつける必要があります。
また相手に連絡を取るときや名前を確認するときに使用するため、しっかりと管理できていなければ業務の効率化にも関わってきてます。名刺を渡していただいた相手に対しても敬意を込めて、名刺管理の重要性を今一度理解しましょう。
名刺管理はビジネスの基本
名刺管理はビジネスの基本です。取引先やお客様と面談していただいた名刺は丁重に扱う必要があります。
会社に入社すると名刺の渡し方や受け取り方、面談中の名刺の置き方などを研修で学びます。それと同時に名刺の管理の仕方も定着させましょう。初めに自分の中で名刺管理のルールを決めておけば、以後ルールに従って名刺管理ができることでしょう。
仕事効率アップ！名刺管理方法のポイント7つ
仕事効率アップにつながる名刺管理方法のポイントを7つ紹介していきます。名刺を管理する上で大切なことを学んでいきましょう。
名刺は小さい紙媒体の形状をしています。しっかりと管理する意識がなければ、すぐになくしてしまったり汚してしまったりする恐れがあります。名刺をいただいた相手に敬意を持ち、丁重に取り扱うようにしましょう。早速見ていきます。
1：名刺交換した日に整理する
1つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「名刺交換した日に整理する」です。頂いた名刺は、その日のうちにファイルに保管したり、データとして保存したりするようにしましょう。
名刺に限らず、何事も数が多くなってしまうとやる気が起きなくなってしまいます。一定量の名刺を貯めてから整理するのではなく、頂いたその日に一つ一つ整理するようにしましょう。
2：整理や管理に時間をかけない
2つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「整理や管理に時間をかけない」です。名刺の整理や管理は短時間で行うようにしましょう。
一度、名刺の管理方法を定め、以後はそのルールに従って保管していくようにしましょう。他の業務に影響が出ないように、名刺の管理はすばやく済ませる必要があります。初めにルールを決めるときは、後々名刺を確認することを考慮しましょう。
3：探すときに時間のかからない方法にする
3つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「探すときに時間のかからない方法にする」です。後々名刺の内容を確認したいとき、閲覧したい名刺がすぐに見つかる管理方法に定めましょう。
名刺の管理の方法にもさまざまありますが、第一は探すときに時間のかからないということを重視する必要があります。五十音順にしたり、付箋を付けたり、データとしてPCに保存したり工夫をしましょう。
4：面会した日や内容がわかるようにする
4つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「面会した日や内容がわかるようにする」です。名刺をいただいた日付や面談内容も一緒に管理しておきましょう。
以前面談したときの「どんなことをいつ話したのか」という情報は名刺と一緒にメモとして整理しておくことをおすすめします。いずれは忘れてしまう記憶なので付箋や名刺に直接、情報を記載しておきます。相手の外見の特徴を書いておくのもいいでしょう。
5：個人情報の管理であることを認識する
5つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「個人情報の管理であることを認識する」です。名刺は個人情報であるということを、深く理解しておきましょう。
名刺には名前、電話番号、メールアドレス、会社名、役職などさまざまな情報が載っています。名刺を紛失して悪用されてしまった場合の相手にかかるデメリットは大きいです。あなたを信用して名刺を渡されているということを理解し、厳重な管理をしましょう。
6：必要のない名刺は廃棄する
6つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「必要のない名刺は廃棄する」です。必要のなくなった名刺は、逐一廃棄するようにしましょう。
部署が変わって新しい名刺をいただいたり取引のなくなったりした相手の名刺は、いつまでも持っている必要はありません。名刺が多くなりすぎると管理が大変ですし、名刺を見つける効率も落ちてしまいます。個人情報が流出しないようにシュレッダーにかけて廃棄しましょう。
7：自分にとって使いやすい管理方法を選ぶ
7つ目の効率的な名刺の管理方法のポイントは「自分にとって使いやすい管理方法を選ぶ」です。名刺の管理方法はさまざま考えられますが、自分にあった管理方法を選びましょう。
名刺をファイリングする方法や内容をデータ化して保存する方法、写真を撮って残しておく方法など、名刺の管理方法は多様にあります。その中で管理しやすく業務の効率の良い自分にあった管理方法を選ぶようにしましょう。
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使いやすい管理方法とは？名刺管理方法3選
使いやすい名刺の管理方法について紹介していきます。アナログからデジタルまで、幅広く紹介するので自分にあった管理方法を見つけましょう。
ポイントは保管しやすさと見つけやすさです。
1：フォルダによる管理方法
1つ目の使いやすい名刺の管理方法は「フォルダによる管理方法」です。フォルダによる名刺の管理は、最も単純でアナログな方式です。
まず名刺の入る大きさのフォルダを購入しましょう。面談した日付順、企業の名前の五十音順、相手との関係の深さ順など、自分でルールを決めてフォルダに名刺を保管しましょう。
2：名刺管理ボックスによる管理方法
2つ目の使いやすい名刺の管理方法は「名刺管理ボックスによる管理方法」です。名刺管理ボックスによる名刺の管理は、仕分けがしやすいことが特徴です。
フォルダのように1枚1枚袋に入れる必要がないので、短い時間で保管することが可能です。また各ボックスを用いてグループ分けができるので、名刺を見つけやすい利点もあります。
3：アプリを使った管理方法
3つ目の使いやすい名刺の管理方法は「アプリを使った管理方法」です。アプリによる名刺の管理は、かさばらないデジタルな方式です。
ここでは「Wantedly People」「Eight」という2つのアプリについて紹介していきます。それぞれの特徴を理解して、使いやすいアプリを使用してみましょう。
おすすめアプリ1：Wantedly People
1つ目の名刺管理のおすすめアプリは「Wantedly People」です。Wantedly Peopleのアプリは、名刺を写真に撮るだけでスマホにデータを保管できます。
同時に10枚撮影ができ、一気にデータを取り込むという特徴があります。またアプリは無料で利用することができます。検索機能も充実しているため、探す手間もかかりません。
おすすめアプリ2：Eight
2つ目の名刺管理のおすすめアプリは「Eight」です。Eightのアプリは、利用者同士がつながれる機能がおすすめです。
Eightに登録している取引先の人の昇進や異動が通知され、Eightにある機能でメッセージを送ることもできます。名刺交換で終わらない関係を持てる良さがEightにはあります。
名刺の管理方法を知ろう
いかがでしたでしょうか。仕事の効率が上がる名刺管理方法のポイントやおすすめの名刺管理方法を紹介してきましたが、参考になったでしょうか。
名刺管理の方法にはアナログからデジタルまでさまざまあります。名刺の管理方法やコツを知って、業務の効率化に繋がていきましょう。
