名刺管理の必要性
企業活動で名刺は従業員、個人が管理している状態が実態として挙げられます。名刺を会社の資産として捉えていない企業は多く、大切なチャンスを逃してしまっている場合もあるでしょう。今は名刺の繋がりによる社会関係の有効活用や情報の適切な管理が求められる時代です。
正しく一括管理した上でPCやスマートフォンを使い、外出先からのアクセスを効率化、名刺は会社共有の資産と捉えることで効率の良い企業活動が実現します。
アナログ名刺管理とデジタル名刺管理
直感的に管理することができるのがアナログ名刺管理のメリットです。名刺の枚数によって管理するファイルを分け、枚数が100枚を超えるようであれば使用頻度が高い名刺と使用頻度が低い名刺の2つにフォルダを分けてみましょう。アナログ名刺管理のデメリットは必要な名刺を探すのに時間がかかってしまうことです。
固定の取引相手の場合、会社名や個人名の五十音順にすることです。頻度が多い場合は付箋を貼る方法もあります。
名刺管理をアプリケーションを使うことで紙名刺をファイリングする必要がなくなるのがメリットです。誰と誰が名刺交換をしたか、クラウドで確認できるので社内確認をせずに、他社との繋がりを共有できるのがデジタル名刺管理の特徴です。検索窓は名前を入力するだけと候補の名刺がすぐに出てきます。
またラベル整理ができるので効率の良い名刺管理が可能で、アプリケーションによって名刺交換をした人と連絡を取ることができます。
名刺管理ソフトには個人向けと法人向けがある
無料個人向けアプリケーションが気軽な一方、法人向けは月額制が主流です。個人向けは複数人での共有機能が利用できず、情報連携はソーシャルメディアに連携し、サポート体制がF&Aのみで直接問い合わせる手段がない一面もあります。
法人向けは画像認識を搭載し、自動で更新・共有も可能です。情報連携はプレスリリースでソフトとアプリケーションの連携も可能です。サポート体制はメールや電話にて問い合わせることができます。
デジタル名刺管理のメリット6つ
紙媒体では名刺ケースやファイル、コツコツとした日常の積み重ねで整理しながらの名刺管理が当たり前のようになっています。名刺が新しくなるたびに入れ替えたり、整理を一度怠るとデスク内やカバンの中に溜まってしまったりもします。
デジタルで管理することで手間を解消し、会社の資産を簡単に共有し活用するメリットをご紹介します。この機会に名刺管理をPCやスマートフォンで名刺管理をデジタル化してみてはいかがでしょう。
1：名刺の整理をしなくていい
紙媒体の名刺はカメラ・スキャナーにて情報を読み取ってデータ化するので以降は紙媒体の名刺を使わなくなる傾向が大きくなります。OCRと呼ばれる文字認識機能で名刺にかかれている情報を文字データとして読み取ります。自動的に企業名・部署・名前・電話番号・メールアドレスなどの情報に振り分けられます。
データは把握することができるので、紙媒体のように名刺が新しくなったら探して差し替えるなどの手間はなくなります。
2：探すのに時間がかからない
働いていると名刺フォルダーが複数冊になってしまうことは考えられることです。以前名刺交換をした名刺をどのフォルダーに入れたか記憶になくなっているという経験をするでしょう。外回りで名刺フォルダーを持ち運ぶのは荷物を増やしている要因でもあります。
データ化で検索機能が使用できます。名前・部署・会社名を入力すれば探していた名刺がピックアップされます。名刺管理をデータ化すると探す手間や負担がなくなります。
3：検索条件を指定できる
名刺管理アプリケーションには検索機能が付いています。目当ての名刺に辿り着くまでの時間が圧倒的に短くなるように検索機能も進化しているので、名前・会社名はもちろん、職種や自分で設定したラベル・マークなど色んな条件で検索指定できるようになっています。
例えば同じ会社の人が大勢おり、探している人の部署が分からず、苗字やメールアドレスだけでも覚えていれば必ずお目当ての名刺がピックアップされます。
4：データの更新ができる
紙媒体で名刺管理をしている状態では、情報の更新が行き届かない可能性があります。名刺の差し替えを後回しにしてしまったり、デスク内にしまって忘れていたということが起こり得るでしょう。
名刺を交換した際、A部署にいた人が次に名刺交換したらB部署に異動していたということがよくあります。デジタルで名刺管理していれば、名刺交換する度に名刺を写真の収めれば情報が上書きされます。常に最新の情報に保つことができます。
5：紛失リスクへの対策
紙媒体の名刺は各担当が保管している場合が多く、名刺入れ・デスク内で散在している状態へ繋がり、紛失のリスクが高いです。また、企業内で何人も同じ人と名刺交換し、同じ人の名刺が社内に多く存在する可能性もあります。
名刺管理ソフトを導入し、担当者がすぐに登録することで名刺紛失のリスクも少なくなり、名刺の重複も防げるでしょう。必ずUSBやクラウドにバックアップをとることでいざ紛失しても復元が可能です。
6：どんなに枚数が増えても場所をとらない
デジタル名刺整理は物理的にかさばらないことが長所でもあります。名刺が何千枚になろうとデータ上で名刺を収めておくことができます。アプリケーションによっては上限容量が設けられている場合があります。その際はインポートしてUSB保管をしたり、クラウド上で同期保管することなどのデジタルならではのツールを生かして綺麗に管理することがポイントです。
デジタル名刺管理のデメリット3つ
スマートフォンへ名刺管理のアプリケーション、PCへ名刺管理ソフトの導入を検討しているというときに気になるのはデメリットです。気をつけなければならないデメリットを３つご紹介します。
1：有償アプリを使うとコストがかかる
有償アプリケーションは大きく分けて2種類です。「一括購入」と「月額払い」があります。一括購入はダウンロードする際に料金を支払うことで、その後の支払いは一切不要で使用することができます。月額払いは毎月クレジットカードか口座振替・振込用紙で料金を支払って使用するという形です。
使用期間によっては一括購入がお得になりますが、月額払いは機能が合わなかったとき切り替えやすいという特徴があります。
2：データ化の手間
データ化するための入力業務を手間だと思う場合は外部に委託する手法もあります。名刺を郵送し、送られた名刺を外部業者が手入力してエクセルなどの表計算ソフト・名刺が返送される仕組みです。
3：セキュリティ面は？
データ管理としてセキュリティ対策が安全なアプリケーションを選ぶ方法はプライバシーマークを取得している提供会社を選ぶ、IP制限をかけられるツールを選ぶことです。そしてスマートフォンやPC自体にセキュリティーソフトをインストールしておく方法も有効です。
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おすすめの個人向け無料名刺管理アプリ5選
アプリケーションというとスマートフォンが主流となっている現代、PCとの併用で活用できる便利なアプリケーションも登場しています。ここでは個人向けの無料名刺管理アプリケーションを5つ、特徴も含めてご紹介します。
1：Wantedly People
ウォンテッドリー株式会社が企画・開発・運営しているアプリケーション。複数の名刺を最大10枚撮れ、データ化します。情報詳細を検索して名刺以上の情報をキャッチできます。名刺更新の通知や着信時に名刺情報を表示、名刺情報の共有もアプリケーション内で可能です。他サービスのデータをインポートしたり、CSVでPCにバックアップも可能で通信はTLSプロトコル51.2 (SSL)を用いて暗号化されているので安心です。
2：myBridge
LINEが提供するの名刺管理アプリ「myBridge」です。共有名刺帳として社内での共有が簡単で、名刺を撮影してデータ化、検索機能も充実しています。着信時には相手の名刺情報を表示し、他の連絡先サービスへ保存も可能でバックアップとしてエクセルファイルでダウンロードができます。
共有はLINEトークで送信でき、連携を取ることができます。セキュリティは全て暗号化されているので安全に名刺管理ができます。
3：Evernote
「手間をかけずに整理」をコンセプトとしたEvernoteアプリケーションはアイディア・プロジェクト・タスクなどを記録して忘れないように優先順位が付けられる人気のメモアプリケーションです。
大きなことから小さなことまで何でも管理でき、ノート・ボイスメモ・写真などのアイディアを記録してタスクで締め切りを常に把握できます。無料のベーシックプランはアプリケーション全体の３分の１程度の機能が使用可能です。
4：Eight
「名刺でつながる、ビジネスのためのSNS」がキャッチコピーのEightはご縁を絶やすことなく未来につなぐビジネスネットワークを確立しています。名刺を撮るだけでＡＩと手入力を組み合わせた高水準の技術で名刺をデータ化します。名刺交換をした相手の近況や環境変化を通知で受け取ることができます。
多彩なグループ分けやメッセージ機能を使用し、気軽に相手とコンタクトが取れます。登録無料でPCからも利用できます。
5：CamCardLite
「世界中で最も利用されている名刺管理ソリューション」がCamCardLiteのキャッチコピーです。名刺を撮影するだけで高性能のデータ化技術により手入力が不要です。情報は自動的に連絡先として保存され、事前に登録した自己の名刺を電子名刺として利用できます。
検索や並び替えも簡単です。画像・テキストのみで名刺の追加情報や相手とのコンタクト履歴が添付できます。そしてリマインダー設定・タグ追加も可能です。
デジタル名刺管理で名刺管理の効率アップ
名刺管理の必要性とデジタル名刺管理のメリット・デメリット、おすすめ個人向けアプリケーションをご紹介しました。個人向けは無料の傾向が強く、一度使ってみてビジネス用に切り替えるかを検討する流れとなっています。料金形態があるビジネス用は比較的安価で内容が充実しており、運用も容易です。
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