セミナー管理システムとは
いざイベントをしようとすると顧客リストから連絡方法、会場の手配や準備、来場者管理など、煩わしい細かい作業が山積みです。
これらを一括管理して煩雑な作業の手助けをしてくれるのが、「セミナー管理システム」です。
種類もたくさんありSNSと連携してセミナー参加者を募るものや、同じシステムを使っている団体同士でセミナー開催情報を共有したりするシステムがあったりと多種多様です。これらのシステムを紹介します。
セミナー管理システムでできること
では実際どんなことができるのかを紹介して行きます。
・ウェブサイト作成
・顧客リストの作成・管理
・メーリングリストでのセミナー詳細の一括送信
・会場・準備物・講師手配
・当日来場者管理
・来場者データ作成
・報告書作成
など事前・当日・終了後までの管理ができます。システムごとに特色があるので、これが全てではありませんが、使い勝手の良いシステムを見つけて使い込むことでより利便性に飛んだ運営ができます。
おすすめのセミナー管理システム9選
それでは実際に運営して行くにあたり、どんなシステムがあって、どんな特色があるのかをお伝えして行きます。自分のセミナー運営の形に沿ったセミナー管理システムを見つけてください。
1：イベントクリエイト
78時間の運営コストが約6時間にを謳い文句に、誰でも簡単にイベントや展示会のフォームや告知ページの作成、一斉メール送信などができ、応募者管理もできるセミナー管理システムです。
クラウドサービスですが、無料プランでもサブドメイン設定ができ、初期費用無料でアンケートの管理や月5000件のメール配信ができます。また継続プランを選ぶと複数イベントの登録や6ヶ月以上の契約が可能となり、使い勝手がよくなります。
2：イベントレジスト
小規模なイベントからステップアップしていく方におすすめです。
無料機能としてイベント開催のウェブ作成に特化しており、有料でプレミアム機能として複数の会社でイベントや展示会を共有管理できます。
プロモコードで特定の優良顧客に向けて割引を設定や、請求書や銀行振込に対応で、対法人の大口顧客にもおすすめです。
来場者管理はもちろん、VIP来場時メールで通知でき、タイムテーブル、アンケートの作成もできます。
3：クライゼル
色々なメーリングシステムに対応した、データベースが強いセミナー管理システムです。
LINEと連携できたり、クロスマーケティングとの連携で、マーケティングを自動化することができ、分析に強いシステムです。
モバイル向けのウェブも簡単に作成でき、マイページやクーポンなども発行可能です。Google Analyticsの解析も使用可能です。顧客からのお問い合わせも一元管理できるので、一目で判断しやすいです。
4：イベントクラウドミックス
このセミナー管理システムの特徴は、ツールと人の管理に特化したコミュニケーション管理です。人と人との連絡ミスで色々な問題が山積するイベントの裏側のタスク管理を一元化して可視化することによってスムーズな進行を助けます。
またモバイルアプリやORコードでの来場管理、iBeaconなども備わっており、事前、当日、後日のフローをまとめてサポートしてくれます。
もちろんメール配信、ウェブ作成も可能なクラウドです。
5：スパイラル
次に紹介するセミナー管理システムはセミナー頻度の高い団体におすすめです。大規模イベントのスケジュール予約から定期開催の小規模セミナーの管理・運営にも対応しています。
例えば定期開催のセミナーだと毎回フォームの作り変えが面倒なところを、簡潔化することで運営コストを下げたり、キャンセル待ち申請やキャンセル受付もウェブで行えるという利点があります。
集客のメール配信や、来場者データの分析も可能です。
6：ピーティックス
次のセミナー管理システムはイベント向けで事前審査なしで、すぐにチケット販売（無料も可能）できるシステムです。
310万人以上の会員登録実績があり、その中から興味がある人に告知をしてくれるサービスなので、イベント集客に強くスマホがチケットがわりになるので、チケット発送の手間もコストも省けます。
有料イベントの場合のみ従量課金がありますが、初回登録料無料、無料チケットの販売手数料も無料で便利です。
7：チョイスリザーブ
イベントの受付を100％ネット化した、無料、有料２プランのイベント管理システムです。キャンセル枠も自動でとってくれるので、業務効率アップに貢献します。
イベントの作成フォームも導入しやすく、予約、当日、アフターの管理ができ、特別な設備投資もいらない、ASP（サービスを提供する会社）の力を活かしたシステムです。
8：イベレボ
イベント運営をサポートするポータルサイトという目的のサイトで、他イベント運営者のイベントも閲覧可能です。そのためそこから飛んでくる人も集客することができます。
このセミナー管理システムはスマホでも閲覧や決済が可能なサイトを作成することができ、パソコンいらずです。当日キャンセルを防ぐために事前決済をすることができます。
9：イベントマネージャー
主にイベントの運営・管理を円滑にするサイトで、グッズの事前予約もできることが特徴です。在庫管理スマート決済も可能です。物販を伴うイベントや来場者限定のグッズ販売などに向いています。
人材派遣やイベント企画のサポートも相談できます。またスクラッチやくじの機能、サブチケット機能、座席管理機能があり、座席指定や座席チケットの発行、顔認証機能もあるので転売防止ができるオプション機能が満載です。
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セミナー管理システムを選ぶ時のポイント3つ
セミナー管理システムを選ぶ時のポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。「目的を明確にする」「料金体系」「操作性」といった観点からセミナー管理システムを選ぶ時のポイントを解説します。
ポイント1：目的を明確にする
まずはイベントやセミナーの目的を絞り、集客が大事なのか、その後のアフターフォローが大事なのか、グッズ販売が主なのか、はっきりとさせ、それに基づいてセミナー管理システムを選定することが肝要です。
どの作業を一番効率化の重点におくかで、システムによる省力化の恩恵を受けられます。
またフォームやシステムの使い勝手は使用者のITスキルレベルによっても変わってくるので、実際使ってみてから決めるのも良いでしょう。
ポイント2：料金体系
セミナー管理システムによって、無料、有料、有料オプションなどの料金体系があります。
大抵のシステムは導入しやすいよう無料のプランがあります。ターゲットが絞りこめて、大量の顧客データを扱うことがわかっているなら、最初から有料プランを選んで、安定したデータベースでエラーが出ないように努めるのも大事です。
チケットの販売数によって料金が決まるシステムもあります。うまくセミナー管理システムを活用しましょう。
ポイント3：操作性
セミナー管理システムによって管理画面やウェブを作るフォーマット画面の使い勝手が変わります。またPCがないユーザーでもスマホだけで管理できるセミナー管理システムもあります。
どれを選ぶかで管理者の労力が変わるので、毎回管理者が変わるならITスキルがなくても使えるものにしておけば、最低限の引き継ぎでレベルを落とすことなく継続することができます。
その辺りも視野に入れてセミナー管理システムを選択しましょう。
セミナー管理システムを取り入れよう
セミナー管理システムを使わず、人力でセミナー管理をすることは、人件費も時間もかかります。セミナー管理システムを導入すれば、顧客リスト、ウェブ作成、チケット販売、当日受付、アンケートなど実に効率的に、少人数、時間短縮でセミナー運営が可能です。
セミナー管理に成功すれば、何度でも同じパッケージを継続運営・販売できます。
経費削減が叫ばれるご時世、導入を検討するいい機会です。ぜひチャレンジしてください。
