契約書の管理が重要な理由
社会に出ている人で、契約書について知らないという人はほとんどいません。家を借りるにしろ買うにしろ、自動車を買うにしろ売るにしろどこかで働くにしろ契約書を書かなければいけないことは多いです。
しかし、契約書をきちんと管理しているかと言われれば管理をしていない場合もあり、契約終了の際にトラブルになってしまうことも少なくありません。契約書の管理はどのようにすれば良いのでしょうか。
企業運営で欠かせない契約書
企業を運営するのあたって、契約書は重要な役割を果たします。企業間の契約書は、どちらの企業がどのような条件でどこまで責任を取るのかということが明確にされているからです。もし管理をおこたって契約書を適当に扱ってしまえば、とんでもない条件が付け加えられてしまったりすることもあります。
お互いが良い信頼関係で事業をするためにも、契約書の管理は欠かせません。管理と一緒に内容もしっかりと把握しておきましょう。
契約書管理の3つの課題
契約書を管理するにあたって、3つの課題があります。この課題を明確にしておくことで、お互いの契約内容を確認するだけではなく守ることもできます。また、しっかり管理することで万が一不利な契約書に書き換えられてしまった場合などにそれは違うという事もできます。
課題1：契約書の情報共有
契約書の管理の課題の1つ目は、書かれている内容の情報共有です。契約書を通して仕事をするのですから、条件や費用などに相違があってはいけません。お互い納得のいく契約書を作ったと言えるように、きちんとした情報共有が課題になります。
もし内容が変わる場合は、誰がどういう権限を持っているかなども明記しておけば後々のトラブルを防ぐことができます。
課題2：契約書の期限管理
契約書の管理の課題の2つ目は、期限がいつまでか把握しておくことです。契約書の期限を管理していなかったばかりに、無料に近い料金で仕事をすることになってしまったという事もあります。
期限付きの契約書を書く場合は、その日がきたら終了なのか自動更新なのかをきちんと管理しておき、自動更新であっても念のために同じ条件もしくは少し良い条件で仕事ができるのかなど確認しましょう。
課題3：契約書のアクセス制御
企業同士で契約を結んだ場合、入社したての新人に会社の命運を左右するような契約書を管理させるわけにはいきません。幹部クラスであっても、信頼できないスタッフに契約書の管理を任せるわけにはいきませんので、新人ならなおさらです。契約書の管理の課題の3つ目は、契約書にアクセスできるのがどのクラスまでかということです。
最近では電子契約書もありますので、管理しやすいですがアクセス制御が必要になります。
契約の管理項目
契約書を取り交わす際は、管理すべき項目がいくつかあります。これは契約書をお互い1組づつ保管することが義務づけられているからです。では、実際にどのような項目があるのでしょうか。これから順番に説明します。
契約書通し番号
個人の契約書でも数ページにわたるものがありますが、企業の場合は細かいことも書かれている場合も多いため、かなりのページになることがあります。また、実務に関わる内容について記載されている部分もありますので、お互いにどうだったのか確認するためにも契約書に通し番号が必要になります。
また、通し番号の何番にどんな内容が書かれているという大まかなリストを作っておくと、確認する際に便利です。
契約日の定義設定
契約書は書いただけでは契約になりませんし、日付がない場合は勝手に記入されてしまい不利な契約条件にいつの間にかなっていたという事もあります。契約書の管理項目として、契約日の定義設定が必要になります。いつからこの契約書の効力が発生するのか、しっかり管理しておきましょう
最終更新日の決定
スマホを使っていると、何年か契約になっていてその月に解約しないと違約金が発生するということを経験したことはありませんか。契約書を管理する際の項目として、最終更新日がいつなのかを確認しておきましょう。その日がきたら自動更新なのか、新しい条件で再契約なのかしっかりと管理し、トラブルを未然に防ぎましょう。
場合によっては、契約書を交わす際にこちらで最終更新日を決定しておくという方法もあります。
保管場所の決定
契約書は、電子契約書でない限り冊子で作成されます。形あるものですから、契約が終わった契約書は、どこかに保管しておかなければいけません。心無い部下が、こっそりと契約書を盗み出し改ざんし自分に都合の良い契約書を作成しないとも限りません。そうならないためにも、きちんとした保管場所を決め信頼できる人数人で管理するようにしましょう。
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契約書管理のためのツール
契約書を管理する必要性があるのは理解できましたが、実際にどのような管理をすれば良いのでしょうか。こちらでは契約書を管理するためのツールをいくつかご紹介させていただきます。契約書の内容や契約期限などによってツールを変えてみるのもよいですが、自分が信頼できると確信できるものを使用するようにしましょう。
金庫
契約書の管理ツールとして一番オーソドックスなものは金庫です。ダイヤル式と鍵式のものがありますが、できるなら持ち運びできるものではなく、重たいものを選びましょう。また、ダイヤル番号や鍵は自分で管理するのはもちろんですが、万が一に備えて信頼できる人にスペアキーやダイヤル番号を知らせておくようにしましょう。
鍵付きの棚
テレビドラマなどで時々、鍵付きの棚がありそこから契約書やお金を取り出すシーンがあります。最近ではあまり見かけませんが、昭和の初め頃の桐ダンスには鍵穴があり、鉄の鍵で開けるタイプのものもありました。タンスなどの場合、幅がありますので契約書が多少分厚くなったり大きな紙になっても収納しやすいです。
ただし鍵付きの棚の場合、他の物を重ねて入れた場合に契約書がそこに行ったか分からなくなる場合もありますので、鍵がかかる場所には契約書のみを入れるようにしましょう。
クラウド
クラウドとは、インターネット経由で情報を提供するサービスの事を言います。最近では電子契約書と言うものがあり、サインなども自分で書くことができるようになっています。契約書はダウンロードしておけばパソコンに保存できますので、冊子のように分厚くならずに済みますし、インターネット経由ですので契約書を送ったその日に契約を完了することができます。
また、電子契約書はメールなどにも添付できますのでお手軽です。
外部サービス
自分の家や会社では心配だし、クラウドでは万が一の時のセキュリティが心配と言う方には、外部サービスがあります。さすがにコインロッカーに毎日入れたり出したりするのはお金も手間もかかりますのでする人はあまりいませんが、銀行などの貸金庫に預けるという外部サービスがあります。
また、インターネットなどで商品預かりサービスやレンタル金庫などのサービスもありますので、口コミなどで信頼できる場所を探してみましょう。
契約書を正しく管理してトラブルを防ごう
世の中は契約社会と言われるくらいたくさんの契約があります。仕事や企業間のトラブルのほとんどは、契約書をしっかりと把握してなかったというケースも多いです。最終的に使い方次第で敵にも味方にもなるのが契約書です。内容を把握しておくことも重要ですが、いざと言う時に契約書を武器に戦えるようしっかりとした管理もしておきましょう。
