契約書管理システムとは
増え続ける書類の管理はとても大変です。膨大な書類は場所を取り、必要な時に探し出すことも大変です。書類の管理を便利にする契約書管理システムがあります。書類を電子化して保管するシステムとはどのような内容でしょうか。
契約書を電子化して保存する
契約書管理システムとは、契約書をデジタル化して格納、管理するシステムです。紙ベースで管理している契約書をデジタル化して効率よく管理する事ができます。紙の書類を保管しているとコストが多くかかります。コピー用紙の代金や印刷のコスト、保管する場所など細かい支出が多くなります。
また、契約生姜多くなると管理しきれなくなり、いざ契約書を探す時に時間を要して手間がかかります。契約書を電子化する事で管理がラクになりコスト削減に繋がります。
契約書管理システムのメリット5つ
年々増え続ける会社の書類は管理がとても大変です。特に、契約が必要になる企業は契約書を交わすことになり、更新や廃棄など管理がとても大変になります。契約者管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
1：必要な契約書をすぐに見つけられる
契約書管理システムを導入すると、膨大な書類を簡単に管理できます。セキュリティを保ちながら契約者の氏名や契約番号から書類を見つけることができます。複数の種類の書類管理が一本化できますから、関連した書類も一発検索できて時間のロスが防げます。
いったん契約書管理システムに登録をすると、他のユーザーとデータを共有することができます。ユーザーによってアクセス制限もかけられるので、情報の共有が自在です。
2：書類の紛失や破損の心配がない
紙の契約書は、盗難にあって部外者の目にさらされる危険性があります。契約書を紛失してしまうと管理能力が無いと判断されるでしょう。こうしたリスクは、契約書管理システムを導入で防ぐことができます。
契約書類をデータ管理すると不正アクセスの心配が出てきますが、それらの防止機能も付いているので安心して利用できるでしょう。契約書管理システムは、書類の紛失や破損の心配がなく、個人情報を安全に管理する事ができます。
3：手続きの進捗管理も併せてできる
契約書管理システムによっては契約更新の時、きちんと改定作業ができているかチェックする事ができます。契約満了が近づくとメールなどでお知らせをして、改定作業をスタートします。
その後は契約者がどの状態まで進んでいるのかを細かく管理して、無事に更新が完了するまで特則メールを送り続ける事もできます。管理システムが自動的に行うので、負担が減り効率化されます。
4：契約更新忘れを防げる
契約書管理システムの機能には、更新時期が近づいたらメールを使ってアラート通知を受け取る事ができます。使いたい業種や業態によって、通知回数の設定や通知条件の追加など便利に設定することができます。
うっかり更新を忘れる事も無く、契約者ごとに契約期間が異なる複数文書も管理ミスがなく漏れなく実施されます。期限の過ぎた契約書は自動更新したり破棄されるので、人の目を使って確認する必要もありません。
5：印刷コストを減らせる
オフィスで発生する無駄なコストの上位になるのが印刷コストです。多くの会社が取り組んでいる課題でしょう。コピー機を使用して契約書を管理していると、電気代、トナー費用、用紙費用、コピー機そのものの費用がかかります。
契約書管理ステムを導入では、システムによって初期費用や月額の利用料金がかかります。データの要領によって価格が決まりますから、印刷コストと比較をしてコストを減らせるサービスを利用しましょう。
おすすめの契約書管理システム7選
契約書管理システムは、契約書をデータ管理する事で業務の効率をアップし、企業によってはコスト削減に繋がります。契約書の保管から活用、破棄まで一括管理をしてくれる契約管理システムの導入を検討しましょう。
製品によってできる内容が異なるので、自社に合った製品を選ぶのがポイントです。おすすめの契約書管理システム選を紹介します。
1：RICOH
RICOHの契約書管理サービスクラウド版は、契約書を電子化して文書管理と検索を簡単にするシステムです。定期的なシステムメンテナンスはRICOHが代行してくれるので面倒なく使えます。
契約書管理システムでは、5個まで文書類を登録できます。組織文書や共有文書を登録すると書類の管理がらくになるでしょう。また、契約書原本を外部保管する場合も、文書保管サービスで原本と提携したサービスが利用できます。
2：My Quick
インフォコム株式会社が提供する契約書管理システムです。約800社の企業が導入しており、契約書管理や研究報告書管理など、安心して利用できる契約書管理システムです。充実した検索機能と文書ごとの捜査権限、更新期限お知らせなど、ISO文書に役立つ契約書管理システムです。
製品はクラウド版とパッケージ版があり、パソコンやタブレット、スマホを使って利用できます。書類を探す手間が約90％も削減できる、書類管理システムで効率がアップします。
3：PFU
ドキュメントファイリングシリーズでは、紙文書を電子化するサービスを提供しています。簡単に導入できるように、ソフトウェアとハードウェア、スタートアップサービスをセットで利用できます。
はじめて契約書管理システムを利用する人でも安心して導入できるでしょう。必要最低限の導入価格で利用できるようにプロが診断をしてくれます。契約書管理以外にもいくつかのシステムが用意されていますから、合わせて利用すると効率が良くなるでしょう。
4：楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社が提供する、契約書管理システムです。ISO文書管理やe文法への対応が可能です。初期費用は掛かるものの、このシステムを導入するとペーパレス化が実現し、コストを削減できます。大きな特徴は検索機能が2種類あること、完全一致検索とあいまい検索が可能で、目的の文書が探しやすくなっています。
また、文書はドラッグ＆ドロップで操作できから、機械の操作が苦手な人でも使いこなせます。
5：SystemD
この会社ではソリューションサービスで、契約書の作成や管理システムをしています。業種を問わずにあらゆる形の契約書の作成や手続き、進捗、管理をサポートしています。自社好みの契約書をシステムに組み込んで使用するので、担当者ごとの作成ルールがブレません。
進捗管理もしやすく契約書原本はPDFファイルで一括管理します。忘れがちな契約更新は自動的にピックアップして関係者贅院にメールとアラートで知らせてくれます。
6：イメージトレース
クロネコヤマトのヤマトシステム開発行うサービスです。宅配便の荷物問い合わせシステムに関する知識を情報をもとに開発された文書管理システムです。ヤマトシステムが開発した堅牢なIDCで大切な書類を保管して検索、閲覧できます。
預けた契約書は、いつどこで誰が何をしたかを徹底管理しセキュリティ対策も万全です。拡張機能も充実しているので、自社に必要な仕様に近づけることができます。
7：SRI
契約書の管理を劇的に変えてくれる管理システムです。契約書1本単位で原本の保管と電子データの管理を行います。社内で使用して台帳をそのまま反映できるので、使い勝手が良く二重管理の恐れも心配いりません。
書類に関する履歴管理がしっかりされているから、契約書1件ごとに発生から廃棄までに起こった事を時系列にして管理できます。検索性も飛躍的にアップして効率よく仕事ができるでしょう。
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契約書管理システムを選ぶ時のポイント5つ
契約管理システムを導入するには、それなりの費用が必要になります。個人情報をデータ化する事になりますから、いい加減な製品を使用するわけにはいきません。契約管理システムを利用する時にチェックしたいポイントを紹介します。
1：必要な機能があるかどうか
契約書管理システムを選ぶ時は、自社の課題を明らかにしてから製品選びをします。必要な機能や付属したい機能など、具体的に洗い出してから探します。特にセキュリティを強化したい場合は、どの程度まで強化する必要があるのかを考えます。
幅広い年齢層がいる会社では、コンピュータ操作に慣れていない人でも使える製品を選ぶ必要もあるでしょう。自社にとって必要な機能があるか、まずは無料ソフトを使って試しましょう。
2：セキュリティ
契約書管理システムはデータ化をして管理しますから、セキュリティが強固でなければ情報漏えいしてしまいます。一度、情報漏えいしてしまうと信頼が失われますから必ず確認しましょう。
まず、アクセス制限の設定ができるかを確認します。契約書の閲覧制限が細かく設定できる製品あると長期的に使用できます。そして、ログ管理も重要です。書類にアクセスした時間や氏名など履歴として残せる製品を選びましょう。
3：導入時や導入後のサポート
契約書管理システムは、複雑な部分もあるので丁寧なサポートが必要です。初期設定を自社で行う場合は、専門のシステム担当者がアドバイスをしてくれるか確認しましょう。
また、契約書管理システムを利用していくと保守点検が必要になります。企業によっては土日や深夜対応が必要なケースがあるので、契約前に確認しておきます。できるだけ、大手の安定した製品を選ぶようにして長期的に利用するとよいでしょう。
4：価格
契約書管理システムを導入する時、コスト削減が考えるでしょう。高額なシステムですとかえってコストがかかり本末転倒になります。システムを利用する時は、使用料金のほかに、導入費、設定作業費、維持費がかかります。
ライセンス体系のシステムでは、使用しているユーザーの人数に応じて価格が変動します。会社の規模に合わせた製品選びが必要です。できれば、無料で試せる商品を選んで内容を確認してから契約をしましょう。
5：拡張サービスの有無
契約書管理システムは、主要機能以外に使える拡張サービスによって使い勝手が大きく左右されます。使い続けていくうちに、機能が必要になった時、対応できるかを確認してから契約をしましょう。
必要に応じてセキュリティの強化や容量の増減など、柔軟に対応できる製品を選ぶと良いでしょう。契約前にどのような拡張機能があるのかをチェックしておきます。
契約書管理システムを有効に使おう
契約書管理システムについて詳しく知ることができました。管理システムを導入すれば、面倒な作業が無くなり個人情報もしっかり守られます。増え続ける契約書に頭を悩ませていた企業はデータ化をして効率をアップしましょう。
