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2019年06月05日

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点

取引先管理とは、売掛金の焦げ付きを未然に防ぐために取引先の情報を集め、適切な売掛金額を設定し管理します。取引先管理はリスクを回避するだけではなく営業基盤を安定され、利益を上げる目的で運用されるべき方法です。取引先管理の概要をご紹介します。

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点

取引先管理とは

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
取引先の与信枠、与信限度額を設定し、信用情報に基づいてその評価を変動させ、より最適な売掛金の額を設定する売掛金の管理調整を行うことです。

取引先とは信用を担保に売掛金取引を行います。しかし、目に見えない信用を担保にするため、取引にはいつでもリスクが常に伴うことになります。取引先管理を行うことにより、取引先の信用情報や信用力の分析ができ、取引額の調整や販売代金の回収できるようになります。

何故必要なのか

取引先管理によって得られる効果は「売掛金の未回収を防ぐ」ことです。信用情報を把握し、その時の取引先の情報や業績に伴い、評価を変動させ、適正な売掛金の水準を保つ、これが取引先管理を行う目的です。

しかし、取引先管理を売掛金の未回収を防ぐだけの目的だけで運用するのは宝の持ち腐れになります。信用情報を変動させ適正な取引を行えば、売り上げや利益を上げていく手段にも取引先管理は役立ちます。

取引先管理の具体的な5つの業務

取引先管理は適切な運用をすることで効果を最大限に利用することができます。取引先管理には大きく5つの業務があります。

取引先管理はモニタリングや与信管理とも呼ばれ、取引先の与信(信用)情報や業界内の評価など、日常的に取引先の状況を観察、記録に残していく必要があります。

膨大な情報を整理し、効果的な運用を測るための必要な作業をご紹介します。

業務1:優先順位を設定

取引先管理を始めるにあたって取引先の優先順位を設定します。取引先が一社だけという企業は存在しないでしょう。そのため、取引先管理を優先して行う順位をつける必要があります。

取引先管理には信用情報が必須です。しかし、信用情報はタダではありません。外部サービスを利用するにしろ、自社で賄うにしろ、信用情報を集めるには労力や費用が発生します。コストを抑えるためには、きちんとした優先順位が必要です。

業務2:主要取引先のウォッチ

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
お得意さん、と呼ばれる取引の多い会社は優先順位の高い位置につけましょう。現在、信用度が高いと評価を受けていても、どこでどう転がるかはわかりません。信用情報の定期チェック、不定期チェックを行い更新することで、リスクを避けること可能になります。

主要取引先は、万が一売掛金の未回収が生じた場合自社の存続にも関わります。影響力の強い取引先こそ重点を置いて、継続的な情報収拾が必要です。

業務3:懸念取引先のウォッチ

懸念取引先は信用度の低い取引先を表します。取引先管理をしていればそれほど大きな焦げ付きにはなりません。優先順位を高く設定していおけば、信用情報を細かく修正することができ、売掛金の未回収を防ぐ一手にもなります。

懸念取引先は、情報を素早くキャッチして何かあればすぐ対応できるような対策を取る必要があります。

業務4:業界評判の確認

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
取引先管理で最も重要なことは情報を信用に値する情報をいかに得られるかです。日常的に取引先の情報を収集していれば、デマや悪い噂の根拠があるかないかなどの見極めが容易になります。

取引先の企業の変化の有無や、業界内の評判なども信用情報の補足にとても役立ちます。日常的に情報収拾を行い、業界内での評判なども確認しましょう。

業務5:不芳情報の入手

不芳情報とは、不安情報やネガティブ情報などと呼ばれ、信用に関するネガティブな情報のことを言います。

信用情報は会社の経営にも大きく関わり、取引先の与信枠や与信限度額が引き下げるかどうかは信用情報に左右されます。不芳情報に振り回されデマに踊らされる可能性も大きいです。

不芳情報を入手したら、まずはその情報が信用に足るか確認が必要です。鵜呑みにせず、情報を吟味しましょう。

管理上の注意点

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
取引先管理を運用するにあたりいくつかの注意点があります。情報という不確かなものを管理する取引先管理は情報の確認作業も必要になります。

また、信頼関係の深い取引先の不芳情報の扱いにも注意が必要です。情報に踊らされず冷静に現状を把握し、客観的な視点で情報管理を行いましょう。

情報の精査

情報の精査は重要な作業です。インターネットやうわさなど情報は溢れていて、どの情報が確かなのかの見極めが必要になります。不芳情報の中には信用悪化のシグナルもありますが悪質なデマも氾濫しています。

情報を管理しようとして情報に踊らされないよう、取引先の状況や評判を日常的に収拾しそれらを精査する作業はとても重要です。

インターネットから気軽に情報が入手できる一方、悪意ある情報も簡単に流すことができます。

現状を正確に把握する

確かな不芳情報を入手した場合には、最善の行動をとる必要があります。

不芳情報が手に入ったり、取引先の支払いが滞った時には、直接電話や面談などで情報を集取しましょう。そのほかにも、取引先に何か変わったことがなかったか、例えば取引先経営幹部の動向や支払い状況などの客観的な情報も必要です。

入手した情報や取引先の状況、客観的な情報などあらゆる材料を使い、現状を正確に把握することが必要です。

情報の客観的判断

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
得た情報は客観的な判断も必要になります。支払いが滞っていないか、支払いの遅延があった場合には、資金繰りの関係なのか事務的ミスなのかなど、取引先の背景を確認する必要があります。

また、売掛金が増加している時にもその背景を確認する必要があります。外部の視点も重要です。

取引先管理の最重要項目は情報の精査です。情報に振り回されず、状況を正確に把握し、客観的な視点で情報を判断しなければいけません。

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取引先管理方法

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
取引先管理の導入には、信頼できる情報が入手できるかが、上手な運用ができるかどうかの鍵となります。

取引先管理にはさまざまな方法があります。外部サービスを利用したり、アプリやクラウドサービスなどが一般的な方法です。

クラウドで複数人共有

インタネット上でファイルを共有し、さらにセキュリティ面での安全も確保できます。クラウド上で管理することで、データを持ち出しする必要がなく、またファイルの一元管理もできます。

また、取引先管理にかかるコストも抑えられます。クラウドでデータを管理しているため、ネット環境さえあれば、必要な時に必要な人が必要なタイミングでデータを閲覧することが可能です。

外部サービスの利用

与信管理やモニタリングなど名前が異なりますが、取引先管理サービスを行っている企業も多くあります。企業間取引に欠かせない企業データベースから信用調査を行ったり、与信限度額の設定、モニタリングなどがシステム化されています。

費用は掛かりますが、日常的な情報の管理や精査、面倒な与信情報の更新作業に煩わされることがありません。

アプリの利用

スマホなどにも対応する取引先管理のアプリも多くあります。アプリであれば月々のコストも低価格で抑えられます。

また、営業員が出先でも確認できるため速やかな情報収集にも役立ちます。国内大手の信用調査企業のデータベースが連携されたアプリも登場し、データベースのほか、営業マップや企業ステータス管理機能なども兼ね備えています。

取引先管理でさまざまなリスクを回避しよう

取引先管理とは|具体的な5つの業務内容と管理する上での注意点
取引先管理は取引先の情報を収集し、分析することにより取引先の信用力探り、それに見合った与信枠を設定することで売掛金の未回収や共倒れを防ぎます。

取引先管理は負の回避だけではなく、継続的に取引できる営業基盤を築き安心して取引ができる地盤を作ることも目的にしています。負の連鎖を恐れて取引を縮小しても企業の成長は見込めません。取引先管理を行い優良な企業との取引を拡大することが取引先管理の大きな目的です。

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