予約管理システムとは
予約管理システムというものをご存知でしょうか。医療関係や美容室といった場所だけでなく、飲み会や会食といったお店の利用する時間が分かっている場合、予約しておくことができます。
その予約の方法が客から直接電話を受けて、スケジュール帳や予約表といった紙媒体にメモするのではなく、インターネット上のシステムを使ってPCやスマホで予約ができるもののことを予約管理システムといいます。
予約管理の悩み
予約管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるでしょうか。予約管理には色々な悩みがあります。
いつでも予約にはミスのないように対応しなければならず、業種によっては予約の際に細かい部分も決めておかなければならないことがあります。客がそのことを知らなかった場合は説明も必要になりますが、電話で口頭での説明で伝えられることには限度があります。
それらの悩みを予約管理システムを用いて解決しましょう。
予約管理システムを使うメリット9つ
今までになかったものを取り入れるのは手間がかかり面倒に感じることもあるのではないでしょうか。しかし、そのひと手間をこえれば、抱えている問題を軽くして業務を快適にすることができる予約管理システムを使わない手はありません。
それではここで、予約管理システムを使うことで得られるメリットを具体的に9つ紹介しましょう。
1：クラウド上で一元管理できる
予約管理システムはクラウド上、つまりインターネット上で管理することになるため一元管理が可能となります。
インターネット上にあるデータであれば、バックアップさえしっかりとっておけば紛失の心配もなく、データがあちこちに散らかることがないので管理自体がスマートに行うことができます。
2：人的ミスが防止できる
人が行う作業ですから、ミスが無いように慎重にやっていたとしても必ず人的ミスが起こります。予約管理システムを用いることで、ミスの起こりやすい部分をシステムが担ってくれるため人的ミスを防止することができます。
予約時の細かい指示もシステムに任せることで正しく客に提示することができ、また予約の記録も間違いなく残るため、後々問題が起こらないようにすることができます。
3：24時間受付けできる
人が電話対応で予約を受け付ける場合は、営業時間内でなければなりません。その時間帯に仕事をしていて忙しい人はなかなか営業時間内に連絡できず予約が難しくなってしまいます。
予約管理システムを使えば、そこに人がいる必要がなくなるので都合のいい好きな時間帯に予約ができます。24時間受付け可能なことで、幅広い客層からの予約を受付けることができるようになります。
4：予約の変更が簡単にできる
都合が悪くなった時に予約の変更をしなければならないことがあります。営業時間外などの理由ですぐに連絡できない場合、忘れてしまったり連絡自体が遅くなってしまい双方にとって不利益が生じることになります。
予約管理システムがあれば、インターネット上で簡単に変更をすることができるので、都合が悪くなってすぐに手続きをすることができます。
5：リマインドメールでドタキャンを防ぐ
予定を覚えているつもりでも、うっかり日付を間違えて覚えているということもあります。
予約日の前日にリマインドメールを送ることができる予約管理システムがあれば、うっかり忘れていて行けなかったので当日になってドタキャン、という事態を防ぐことができます。
6：事前決済でキャンセル対策ができる
予約管理システムを使って事前決済を行うこともできます。
予約をしていても、何となく気分が乗らなくなった、急に別のところに変更するといった気まぐれでキャンセルされてしまうこともあります。事前決済で先に金銭のやりとりをしておくことで、やむを得ない場合を除いたキャンセルを防ぐことができます。
7：顧客データ分析ができる
自分の店がどのような客に利用されているのか分析することは経営に大きく関わってきます。
予約時に顧客のデータを収集している予約管理システムを使えば、データ収集のための余計な時間を使わなくても簡単に顧客データの分析ができます。
8：業種により予約方法を選べる
どのような業種で予約管理システムを使うかによって、必要な項目は全く違ってきます。
しかし心配はありません。予約管理システムにはどのような業種にでも対応できるように業種によって予約方法自体を選ぶことができるようになっています。来店予約や観光、セミナーやイベントの申し込み、サロンや治療院、レッスンだけでなく車検や健康診断と幅広い項目に対応しています。
9：無料で利用できるシステムもある
今まであまりネット界隈に詳しくなかった、という場合は便利そうだと感じていても、いきなりそこへお金をかけることに抵抗がある場合は無料で利用できる予約管理システムを使うという方法もあります。
有料で提供しているサービスに比べると劣る部分は出てきてしまいますが、やってみなければその便利さも実感することができません。一度利用してみて納得できてから有料サービスを使うといいでしょう。
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おすすめの予約管理システム6つ
実際に予約管理システムを使うと決めた場合、どこを使うのがいいのでしょうか。予約管理システムごとに強みや特徴といったものがあるので相性の良いシステムを利用するのがいいでしょう。
次はおすすめの予約管理システムを6つ紹介します。
予約管理システム1：RESERVA
「RESERVA」は無料ですぐに使い始めることができる予約管理システムで、約10万社が利用しています。
有料プランも提供しているので初めは無料で使い始め、機能を拡張したくなったら改めて有料サービスに切り替えるといった使い分けをすることができます。
予約管理システム2：EIPro
「EIPro」は機能が豊富で、使いたい機能を自由にカスタマイズできるオリジナル設定の幅広さが大きな売りです。
決済機能もつけることができクレジットカード決済やコンビニ決済といった方法を簡単に導入することができます。
予約管理システム3：AirRESERVE
「AirRESERVE」は予約枠のタイプが2つあり好きな方を選ぶことができます。
1つは自由受付けタイプで、客が好きな時間帯を指定して予約を入れることができるタイプです。病院関係や飲食店など、多くはこちらのタイプになります。
もう1つは、店舗側が事前に用意した予約枠に申し込みをするタイプです。レッスンやカウンセリング、イベントなどはこちらになります。
予約管理システム4：Coubic
「Coubic」は無料ですぐに使い始めることができる予約管理システムです。まずは無料で始められる上にメールでのサポートも受けることができます。
また、丁寧なガイドがついており、それに従って操作するだけで簡単に予約管理システムを導入することができます。機械類の操作に自信がない人に特におすすめです。
予約管理システム5：SELECTTYPE
「SELECTTYPE」はホームページも込みで予約管理システムを利用することができます。まだホームページもないからこの際、お店のホームページも作ってそこに予約管理システムを配置したい、という場合に特におすすめです。
綺麗なデザインのテンプレートから好きなものを選んで簡単に予約管理システム付きのホームページを作ることができます。
予約管理システム6：ChoiceRESERVE
「ChoiceRESERVE」は2010年にサービスをスタートしており「YAMAHA」や「蔦屋書店」「明治」「SOFTBANK」といった大手企業が利用している予約管理システムで、その圧倒的な信頼と実績が売りです。
大手企業が信頼しているだけあって、セキュリティも専任のチームが配属されているので万全です。
予約管理システムを使って効率的な予約業務をしよう
いかがだったでしょうか。今はスマホを持っている人が多いので、店舗を利用する際にインターネット上から予約を行う人も増えています。若い人の中には電話をすること自体が苦手でインターネット予約ができない場合は利用しないという人もいるくらいです。
ミスもなくなり、業務中に予約の対応をしなければならないという時間的な縛りからも解放されます。予約管理システムを上手に使って効率的な予約業務をしましょう。
