進捗管理とは
会社が営業活動を行う上で非常に重要なのが進捗管理で、進捗管理がキチンとできている会社ほど目標達成率も高く、各営業担当と管理部門と連携もよく取れているといわれています。
また商品や品質管理の面で役に立ち、さらにプロジェクト計画を適切に進めていく上で、ものすごく重要な欠かせない手法となっています。
ここでは進捗管理を行うポイント、進捗管理の上でやってしまいそうなこと、進捗管理に使えるツールなどを見ていきます。
進捗管理とビジネスの関係
進捗管理自体がビジネスで立ち上げたプロジェクトにおいて作業の計画と実際の作業実績のズレを背核に把握する役割を果たしますので、定期的な定例会議を実施し各担当者の状況報告を基に課題や懸念材料、さらに作業の遅れが確認されたときにスケジュール変更や作業手順の見直しを行います。
スケジュールの遅延は更なる人件費の増加や本来の売り上げ、利益の損失、そして機会損失を生み出しますので至急改善の必要が出てきます。
スケジュール管理
そして進捗管理でスケジュールの管理を行うことで大人数かかわっている工程の確認や、さらには複数のプロジェクトがある場合各スケジュールの俯瞰、作業工程と計画を横断的に管理する必要が出てきます。
そうして横断的な管理によってスケジュールの遅延回避や問題が生じたときの解決に繋がり、また今後の作業量は十分であるか、繁忙期に当たる作業員の負荷軽減策、他にはプロジェクトの経費削減にも役立ちます。
4つの管理方法
そして進捗管理をスムーズに行うには管理方法があり、包括的な管理がとても大事になってくるので手作業では大型のプロジェクトや複数のプロジェクトを同時に進行する場合管理しきれるものではありません。
そんな場合にはツールを導入することによって進捗管理がものすごくスムーズになり、また正確な情報も把握することが可能になります。
次は非常にあると役立つ進捗管理をスムーズに進めるためのツールを4つ紹介します
方法1：管理ソフトウェア
実際の進捗管理はパソコンで行われることかと想定されますので、管理ソフトウェアをパソコンに導入するのはとても良い管理方法です。
管理ソフトウェアで主にできる事はまずリアルタイムでスケジュールの管理ができるようにチャートでタイムラインを作成することができます。
これによってスケジュール進捗状況の管理、調整が簡単にできるようになり、さらに作業に優先順位を付け優先すべき作業を実行指示を行うことができます。
方法2：アプリケーション
進捗管理はアプリケーションを入れることでも可能なので、パソコンとスマートフォンとの連携が取れるようになり、現場と管理の連携がとれスピーディーなスケジュール管理ができるようになります。
そしてタスクをアプリケーションで管理ができることから管理サイドに自分のタスクを共有させたり、メンバーのタスク状況も把握することができるようになります。
さらにアプリでリマインドができるのでタスクの抜け漏れがないです。
方法3：クラウドツール
そして一元管理という形で進捗管理を達成したい人にはクラウドツールによるサービスを受けるのが良い方法です。
クラウドサービスとして進捗管理を外部管理させることによって管理状況がスムーズになり、現場からの確認もタスクスケジュールの可視化や担当者の振り分けなどが簡単、もちろんスマートフォンからも使えるのでデータの現場と管理の直通管理ができます。
クラウドはＰＣに負荷を掛けないのでさくさく作業ができます。
方法4：エクセル
後細かいスケジュール管理や可視化した情報をすぐ見たいという方々には基本的ですがエクセルで管理するのが良いです。
進捗管理をする際にエクセルはご存知のとおり表計算ソフトなのでスケジュールを可視化することができる表チャートの作成はもちろん、タスクの振り分けも簡単にこなしますのでどのメンバーでも簡単にアクセスが可能です。
またファイル化して保存することもできるので、情報管理には強みを見せるツールです。
進捗管理を行うメリット
企業の事業計画とともに進捗管理を行う大きなメリットとはどのようのものがあり、遂行するうえでの重要事項にはどういったものがあるのでしょうか。
複数のプロジェクトを進行している上でチャートをプロジェクトごとにとることができ、進捗具合をリアルタイムで確認できることが進捗管理をしている場合大きなメリットです。
さらに利益損失や機会損失などの防止、コスト管理にも進捗管理は応用でき、企業に最も必要です。
優先度の可視化
まず大きなメリットに遂行しているプロジェクトの優先度の可視化というのが挙がり、複数のプロジェクトが進行している場合、どのプロジェクトを優先的に進めなくてはならないのか計画段階から構築、明確化し優先順位を決めなくてはなりません。
また作業の洗い出しのほかに各担当者の負担軽減のため優先度を決められ現場混乱を未然に防ぎ、優先度を可視化することで作業員がスムーズに作業を行えるだけでなく品質を担保します。
作業管理
また作業のスケジュール管理もチャート化して作業量が十分であるかどうか、また人員の超過、不足はないかを確認することが可能で各プロジェクトのコスト管理にも繋がります。
さらに複数のプロジェクトが進行している場合、それぞれのプロジェクトを俯瞰し、作業工程や作業計画を横断的に管理することができます。
また作業員の人員配置の最適化やスケジュールの遅延防止や問題解決に役立てることが進捗管理によって可能です。
スケジュール管理
進捗管理はプロジェクトと作業計画の両方を横断的に管理することが可能で、プロジェクトの複数の作業工程の管理や優先作業の選定も可能になっています。
さらに人員のスケジュール管理も同時に可能で繁忙期の作業員の不可軽減のための人員配置、また作業量の調節の指示も行うことができます。
そして進捗率を分析し、どのプロジェクトに遅延が見られるか、また順調なプロジェクトの進捗をデータ化して現場に送ることも可能です。
早期問題解決
企業がプロジェクトを進めていくうえで課題や問題点というのは必ず起こりえる事例であり、管理をする側からすると迅速に問題点は迅速に解決をしなくてはなりません。
進捗管理を徹底していれば定例会議を行い綿密に情報交換を行うことで、課題の早期発見につながり課題解決策を見出し解決に導くことができます。
さらに進捗管理によって明らかになった課題や問題点は顕在化していない問題点や課題を浮き彫りにすることもできます。
あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか？
このように今までの旧式な管理では発見することのできなかった問題点や課題、プロジェクトの進行工程や人員配置の最適化などを進捗管理を新しい方式で導入することによって解決、または改善することが可能になります。
さらに進捗率のルール化やスケジュール変更のプロセスをルール化することによって依頼のタイミングや進捗に問題が起きたときの迅速な対処が可能になりますので大きな働き方改革を実現し、生産性が上がります。
進捗管理を上手に進めるポイント
進捗管理はマネージャー以上の役職が担当することが企業では多く、難易度の高い作業とも言えますが、ありがちなのが業務を遂行しているつもりが意外とできていないというケースもよく起こりがちです。
やはりツールを導入しなくては厳しい場合、有名なのがガントチャートというもので作業開始日と完了日期間をバーで示し工程を視覚化するツールです。
こういったツールを導入するだけでも上手に進捗管理を進めることができます。
事前にルールを決めておく
そして進捗管理を上手に進めるためにはまず状況を報告するルールをはっきりと事前に決めておくことが重要です。
進捗率を段階別に分けておき、未着手、報告待ち、完了といったタスクで進捗別のステータスを決めておけば効率的に進捗率の管理ができます。
またもっとシンプルに2択で進捗率を管理する方法もあり、課題ごとに報告を作成し、未着手か完了かの2段階で評価を行うというルール付けもあります。
スケジュール変更時の対応策の決定
進捗管理を行う上で頻繁にスケジュール変更を頻繁に行うことは良いことではないので、勝手に各作業担当者がスケジュール変更を行いプロジェクト全体を混乱させないように変更の承認管理者を一人に集約することが重要です。
そしてスケジュール変更の依頼タイミングを決めるために進捗報告会議を定期的に行い対応策を決定していくことが望ましいといえます。
こうしてスケジュール変更が必要な場合はルール化することが重要です。
進捗率の判断基準を決定
そして重要な点として進捗率の評価というのが非常に重要な点として挙げられ、報告として上がってくる進捗状況を判断する基準を決定することで進捗率の評価を行い、スムーズに作業工程が進んでいるかどうかを客観的に把握する必要があります。
さらに進捗率の判断基準が決まったら総括的に作業報告を分析し、判断基準と照らし合わせを行い進捗率の調整を各プロジェクトごとに指示することでに判断にブレのない決定が可能です。
第三者目線で管理を行う
進捗管理を行う担当者には陥りがちな個人目線は禁物といえ、常に第三者目線で管理業務に当たることが要求されます。
管理業務を行っていると多くの情報が入ってきますが、情報を個人目線で判断してしまうと包括的判断ができなくなり、誤った決定を下してしまうことがあります。
こういった決定はスケジュール変更や進捗工程に大きな打撃を加えてしまうので、管理担当者は常に第三者目線で客観的な判断ができなくてはいけません。
進捗管理は品質改善だけでなくリスク回避にも使える
企業活動の大きな管理項目として進捗管理はとても重要な業務といえ、プロジェクトを左右する役割を果たしています。
進捗管理を上手にできる会社は管理担当者が集中化されており、ツールをしっかり導入していること、現場と管理の連携がしっかり取れていることが目立ちます。
こうしたシステムがしっかり構築され散ることによって機会損失やコスト増などのリスク回避ができ、スムーズなプロジェクトの進行が可能ですので、しっかり管理していきましょう。
