パソコンで名刺管理ができるソフト18選｜アプリとの連携

名刺管理の目的と方法

営業からオフィスへ帰った時には、まずすぐに行いたい作業が名刺管理で、相手の氏名や連絡先といった大切な情報が名刺に含まれているためきちんと管理したい作業です。

パソコンでの名刺管理は見やすくて検索も早い利点があるものの、氏名と連絡先を間違ってタイプしてしったりといったニアミスによるトラブルが出る場合もあります。この記事では従来からのアナログ名刺管理と、デジタル名刺管理の方法について紹介していきます。

アナログ名刺管理

パソコンが登場する前から、事務処理の現場では当然のように活動が行われてきていたのがこの「アナログ型名刺管理」の方法です。

名刺をひとつひとつファイリングしたり、あるいは名刺管理用のリマインダーへ名刺を収録して、見出しを参照しながら検索を行うといった方法で管理します。アナログ名刺管理を行うメリットは、パソコンやスマートフォンの電源を投入せずとも管理でき、IT機器の操作不要な点が利点です。

デジタル名刺管理

デジタル型の名刺管理の方法には主に二種類あり、名刺管理専用の事務機器(タブレット端末のようなもの)を活用して管理を行うか、あるいはパソコンやスマートフォンのソフトを活用して管理を行うか、といった方法があります。

デジタル名刺管理は、機器が必要で操作を覚えなければいけませんが、一度名刺データを取り込んでしまえば、クラウドへ登録し職場内でシェアしたり、スピーディに連絡先を検索する事も可能となります。

パソコンでの名刺管理方法

パソコンのデータベース機能を活用して名刺管理をする人も増えています。パソコンでの名刺管理の特徴は、重複を防ぎ更新を行いやすい事と、名刺検索の手間を省くことができるという利点があります。

またファイルを購入して保管する必要がないため、一度記録した名刺は名刺ケースに保管すれば、省スペースにもなります。スマホやタブレットなど携帯端末へコピーして持ち運びができる点もメリットのひとつです。

パソコンで名刺管理ができるソフト18選

パソコンで名刺を管理する事ができるソフトを紹介します。名刺管理ソフトを分けると、パソコンへインストールして使用するタイプの管理ソフトや、インターネットへ接続してクラウドで管理するタイプのソフトがあります。

外出先で活用する事が多いならクラウドで管理するタイプを活用し、オフィス作業が多いならインストールして活用するソフトを活用するのが便利です。目的や活用方法に応じて選んでみましょう。

1：スマート名刺管理

一太郎やAtokといったビジネスソフトで有名なジャストシステムからリリースされている名刺管理ソフトが「スマート名刺管理」です。パソコンやスマートフォンを使って、名刺データを作成・編集したり、閲覧をすることが可能です。

別にクラウドで取り込みした連絡先のデータでも、Gmail連絡先(googleコンタクト)の機能を活用することで同期が可能となっており、他ソフトからの移行もスムーズに行えます。

2：Sansan

名刺管理ソフトのシェア82%という高い利用実績を持っているソフトです。ただ名刺ばかりではなく、他の顧客データも一緒に管理することができるため、顧客に関する情報を一元的に掌握しやすくなる便利な機能を搭載しています。

法人向けクラウド名刺管理ソフトのスタンダードとなっており、中小企業から大手企業までが活用しているのがポイントで、国内シェア82%という高い実績を持っている名刺管理システムです。

3：タントカードガリバー

タントカードガリバーはサーバパソコンのデータベース機能を活用して名刺管理ができるシステムです。複合機やスキャナーを使って名刺画像を一括で取り込みし、サーバパソコンへアップロードします。名刺情報を活用する事で、効率のいい名刺管理を実現可能です。

所属グループ単位で情報のシェア、非公開といった綿密な操作が可能で、ひとつのシステムで営業向け、役員向けといったように区別ができます。

4：Eight 企業向けプレミアム

Eight企業向けプレミアムは、クラウドでグループを作成し共有管理する名刺管理システムです。管理者が、グループへ社員を招待すると、指定した人のみ共有することができます。

SNSのように特定の指定したメンバーのみをグループで閲覧できるようにしたり、グループ内でも個人情報を共有・非共有として設定する事ができます。すでに個人向けEightアカウントを持っているユーザーならスムーズな登録が可能です。

5：CAMCARD BUSINESS

OCR(文字認識)機能を備えており、名刺データの取り込みを行う機能を優先したクラウド型の名刺管理ソフトが「CAMCARD BUSINESS」です。

パソコンで管理する事ができるのはもちろん、名刺管理情報の共有、既存で活用している外部サービスと連携する機能も備えており、省力化に貢献できます。

人事異動情報といった社内向け情報の共有機能も付随しており、経営者がシェアしたい情報をスピーディーに配信可能です。

6：HotProfile

クラウド名刺管理ソフトの「HotProfile」は、「名刺管理」、「SFA」、「見込み客発掘」とを統合した、売上アップや生産性向上に活用したい営業の支援ツールです。

グループウェア的な側面機能を備えているのが特徴で、チャット機能も搭載しており、営業に携わる従業員同士での連絡をとりやすくなっているのが特徴です。特定の名刺を持った社員のみへメッセージを送信したり、人脈を生かしたアプローチが可能です。

7：名刺de商売繁盛

見込み客を育てたり、増やしてビジネスに生かすことができるクラウド型の法人名刺管理ソフトが「名刺de商売繁盛」です。営業やマーケティングに活用しやすくするための個性的な機能を豊富に搭載した名刺管理アプリが魅力です。

スキャニングした名刺データをクラウドに登録すれば、人脈掌握や地図連携といった機能とリンクさせて活用できます。ダイレクトメールの送付やメール配信など販促活動に便利な機能が満載です。

8：SmartVisca

セミナーなどで得た大量の名刺情報を管理したい場合におすすめの名刺管理ソフトです。パソコン、スキャナーなどを活用して取り込んだ名刺データをデジタル化し、クラウドで共有します。

スキャンしてサーバへアップロードを行うと、クラウドの校正用サーバパソコンで、オペレーターによる目視チェックを行ってから登録されるのが特徴です。OCRで取り込みされているかどうか修正を行いきちんと共有できる状態でシェアができます。

9：PhoneAppli for Salesforce

こちらもパソコンなどを使って取り込みを行い、サーバへアップロードを行った後からオペレーターが校正や確認をして、名刺管理ができる状態にシェアするソフトです。

名刺情報を連続して取り込むのに便利な専用の無償機器が提供され、パソコン操作が苦手な方でも連続して名刺情報の連続取り込みを行ったり、管理をすることができます。すぐデータ活用をした場合、手動で名刺情報を登録する事も可能です。

10：おまかせ名刺管理

パナソニック社製の高精度なOCRエンジンを搭載している名刺管理システムが「おまかせ名刺管理」です。

この名刺管理システムは高性能OCRエンジンを活用して、大量の名刺データをスキャナで取り込んでも精度良く自動読み取りを行うことができます。

EVERNOTEへのデータアップロード機能を搭載し、既存サービスを活用した名刺データの共有が可能です。また個人事業から中小企業まで幅広く対応しているのが魅力です。

11：TantCard 2

富士ゼロックス社の複合機やスキャナに対応しているTantCard2は、スキャン機器との適合性の高さが魅力的な名刺管理ソフトです。パソコンを活用して名刺管理を行いますが、特定のスキャン機器の使用を想定しているため、精度のいいOCR変換が可能です。

名刺をランダムに読みと裏面へ配置しても精度の高い読み込みが可能となっている特徴で、信憑性の高い名刺画像の読み取りや文字認識が評価できるポイントです。

12：名刺ファイリングCLOUD

国内最高峰性能のOCR機能を搭載している「名刺ファイリングCLOUD」は、クラウド型の名刺管理システムです。

基本利用料0円で100件の名刺情報を登録して使い始めることができるため、試用期間を気にせず活用することができるサービスとなっています。

Windowsだけでなく、iOS、Androidなど、様々なプラットフォームに対応しているのが特徴で、名刺をスキャンしたり撮影するだけで管理可能です。

13：名刺読取革命Ver.2

インストール型の名刺管理システム「名刺読取革命Ver.2」は、高性能OCRと、ベーシックな機能を搭載しているタイプの名刺管理システムです。

パソコンへインストールして活用するタイプのシステムなので、名刺情報をクラウド上へアップロードする必要もなく、漏洩のリスクを最小限に抑えることができる点がメリットです。

他のソフトと連動する機能も備わっており、取引先の名刺情報をスムーズに検索できます。

14：名刺万能3

名刺万能3は、多言語に強いOCR機能を搭載しているのが特徴の名刺管理システムです。高精度に読み取りすることができるほか、スタイリッシュなデザインが特徴の専用スキャナをパッケージに同封し、正確な文字認識ができます。

パソコンへインストールして使用するインストール型で、OutlookやExcelといったオフィスソフトとのデータ連携も可能です。氏名や会社名で名刺データの管理やシェアも簡単にできます。

15：やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0

やさしく名刺ファイリングPROは、読み込みした名刺データをクラウドサービスで同期し、データベースで管理や検索をする事ができる名刺管理システムです。

クラウドサービスにはGmail連絡先を活用しているため、パソコンとスマホ、タブレットといった端末との同期を行いやすくなっています。4か国語の名刺の読み込みに対応しており、外国語表記の名刺にもトラブルを気にすることなく、柔軟な対応が可能となっています。

16：Marketo+名刺ソリューション

グローバルな市場規模で実績があるMarketoブランドの名刺管理システムは、休眠顧客の掘り起こしや育成に注目したマーケティング連動管理が特徴です。

この製品のオートメーション化されたシステムには、顧客のトラッキング(行動分析)や関心度などを自動分析し、見込み客を調べる事ができる機能を搭載されています。名刺管理や連絡先管理をするだけでなく、顧客情報を販売戦略に活用したい方におすすめです。

17：Wantedly People

Wantedly Peopleは、個人向けの名刺管理アプリとして紹介されていますが、個人事業主の方なら充分活用できる名刺管理システムです。

最大10枚の名刺写真を撮影して、AI機能を搭載したOCRにより自動認識を行い読み込みを行うことができる機能が特徴です。Facebookなどの連絡先とを連携させる事が出来る機能も搭載されており、名刺管理システムを使ってみたいと考えている方におすすめのアプリです。

18：SkyDesk Cards R

SkyDesk Cards Rは、スキャナのブランドで有名な富士ゼロックス社のクラウド型名刺管理システムです。信憑性が高いビジネス機能を搭載しながら、長く活用する事ができるのが特徴となっています。

名刺の取り込みや社内共有、セキュリティといった基本機能に加えて、クラウドを使ったネットワーク共有でパソコンやモバイル端末での作成・編集ができます。利用価格もシンプルでわかりやすいのが特徴です。

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パソコンでの名刺管理方法4分類

パソコンで名刺管理をする方法には4種類の方法が定義されています。名刺管理方法についてはインストール型、クラウド型、オンプレミス型の3種類ですが、それぞれの機能や活用手法が異なっています。

この他にも名刺管理ソフトによってはアプリと連携する事ができる機能もあり、後述します。自分に合った名刺管理ソフトの管理方法を選んで、使いやすい名刺管理ソフトを検討するのに役立ててみましょう。

1：インストール型

パソコンへソフトをインストールして活用するタイプの製品です。パソコンが登場した当初からあったもので、データベースを扱う事ができるパソコンであれば、ほとんどのパソコンに搭載されていた歴史の長い管理形式となっています。

活用方法はシンプルでインターネットへの接続環境も不要です。そのパソコンで作成したデータを管理するには、他のパソコンにも同じアプリケーションをインストールする必要があります。

2：クラウド型

メーカーが管理しているサーバパソコンへ名刺管理ソフトがインストールされていて、インターネットでアクセスを行い活用するクラウド型名刺管理ソフトです。

インターネットへの接続環境があるなら、社内・社外問わず活用することができるのが利点で、出先での営業時などにも登録されているデータを確認したり編集を行える事ができます。利用端末を束縛せず、ネットカフェなどからも気軽に利用できる点がメリットと言えます。

3：オンプレミス型

自社であらかじめ用意しておいたサーバへ名刺管理ソフトをインストールし、ネットワークに接続したパソコンなどで閲覧や編集ができる形態です。

引き出せる端末を指定して設定できるため、クラウド型と比較し社外へ情報が漏れ出す可能性が低いのが特徴です。クラウド型の欠点をうまくフォローした形がオンプレミス型グループウェアの魅力ですが、ただし自社のネットワークに接続したパソコンなどで閲覧する必要があります。

4：アプリと連携できるソフト

携帯端末へインストールしたアプリと、パソコンとを連携して活用します。パソコンで作成したデータを、携帯と連動する機能を備えており、出先での名刺データの閲覧も万全な状態でチェックできます。

出先でも編集・更新ができるほか、パソコンでバックアップを取る事もできて、万が一の場合にも安心できる点が魅力です。活用形態もシンプルで、登録端末のみ閲覧を限定するため情報漏洩のリスクが少ないのも利点となっています。

パソコンでの名刺管理について知ろう

様々なソフトを紹介しましたが、外交が多い仕事ならクラウド型、ノートパソコンを携帯しているならインストール型がおすすめです。

またクラウド型は利便性が高いものの、インターネット環境がなければアクセスしにくい点や、情報を引き出しやすいため万が一の漏洩の可能性も考慮しておきましょう。

名刺管理できるソフトはどれも同じではないため、実際に使ってみて自分の使いやすいものを選ぶようにしましょう。