名刺データ管理とは？
企業の営業活動の中では顧客訪問数が重要な活動内容になり、その際持ち帰った名刺は貴重な財産になります。こうして交換された名刺は膨大な量で、管理を手作業や営業一人で管理することはとても難しい作業になるので、これらをデータ化して管理するのが名刺データ管理です。
名刺データ管理の方法
名刺データ管理の方法ですが、今までの方法としてはエクセルなどに手入力で入力して文書化して保存する方法と、担当個人が名刺ファイルに名刺を入れて保管する方法がほとんどでした。
しかし現在は、名刺管理サービスを導入することでスキャンするだけで名刺をデータ化して管理することができます。データとしていつでも情報が呼び出せることで営業チーム全体で情報が共有できるため、管理がよりスムーズになります。
名刺データ管理の主なメリット8つ
名刺データ管理を導入する大きなメリットは、データ化することによって外出先からでも社内でも簡単にデータ呼び出しが可能になり、作業時間の大幅な短縮が可能な事にあります。さらに、名刺をデータ化することで紙の情報を処分できるのもメリットです。
情報保護の面でもセキュリティの面で効果があり、作業効率を上げて情報の管理が行なえる名刺データ管理です。それでは、メリットを具体的に8つ紹介しましょう。
1：かさばらずに持ち歩ける
名刺データ管理は、重くて大きい名刺ファイルを持ち歩かなくても、ノートパソコンやスマートフォンから簡単に管理システムにアクセスができ、持ち歩かなくてもよくなったことが大きなメリットになります。
さらに携帯性がよくなったことで、鞄の中の手荷物に余裕ができ、他の資料を持ち運ぶなど有効に使うことができるので、結果として仕事のパフォーマンスが向上します。
2：検索ができる
また名刺データ管理にすることで、パソコンやスマートフォンから自由に管理システムに検索を掛けて、すぐに顧客情報を取り出すことができる点が優れています。
営業活動中に出先からでも訪問する顧客のデータが呼び出せるので、再訪問や新規見込み客に対する、訪問の時間が短縮できるので営業効率が上がります。検索がよりスピーディーになることで作業効率が格段にアップし、訪問先のランク分けも迅速にできるようになります。
3：社内での共有が容易
さらに名刺データ管理にすると社内での顧客データの共有が実現し、アクセスして情報の共有をする事によってスピーディーな営業活動の連携を保つ事ができます。
また、自分は面識はないが他部門の担当は顧客と面識があるといった場合、人脈の可視化ができるのでスムーズなアプローチが可能です。
そして社内で顧客データを共有しておけば、退職や異動の際に引継ぎが容易になり、ブランクをおかない営業活動が可能になります。
4：データ更新が自動でできる
さらに名刺データ管理によって蓄積されたデータを自動で更新することができます。顧客の担当が、再度名刺交換をした際に部署移動などをしていた場合、情報がアップデートできるので常に最新の情報を維持できます。
そうして顧客データをその都度最新のものにしておく事で、再訪問の抜け落ちを防止できたり、新規顧客へのアプローチの期間なども管理ができるので、顧客管理をしっかり行なえます。
5：スマホカメラで入力ができる
名刺データ管理を導入しておくと、名刺をデータ化する際にスマートフォンのカメラで撮影して送るだけですので、新規データの入力が楽になります。
スマートフォンを活用すれば、直接管理システムにアクセスでき、出先からでも訪問先のデータが入手できるので訪問の能率がアップします。一日の訪問件数が多かった場合に、スマートフォン撮影だけでデータ化できるのは非常に大きいメリットになります。
6：顧客情報の分析などにデータが使える
名刺データ管理を行う上で大きくメリットになるのが、蓄積された顧客管理データの分析をする事によって、目標への進捗の見直しや攻めるべきところなどの拾い出しが可能になる事です。
さらに顧客データを分析することで、地域別の顧客所在地の分布傾向の割り出しや、優良な顧客のランク付けなどが可能になり、より細かいアプローチで営業担当の行動を可視化することが可能になります。
7：バックアップができる
名刺データ管理の強みとなるのが、全社で集めた顧客の名刺データを全てバックアップする事で、データの流出と紛失を防止できる事です。
膨大な量の名刺交換で集めた顧客データは貴重なものであり、絶対に紛失することは許されません。外部流出の防止のためにもデータの全てをバックアップできるというのは、大きいメリットになりますのでぜひ活用しましょう。
8：一斉メール送信ができる
名刺データ管理を活用していると、一元的に顧客データが管理できるので、ご挨拶や案件に関してなどのメールが一斉に送信できるのが大きなメリットになります。
営業サイドは案件のみに集中し、送信作業は担当に振り分けられるので、メール忘れの回避も可能、誤送信などのミスも防止する事ができ、作業効率が大きく上がります。
一元化されたデータ管理ができると顧客のランク順に送信も振り分けられるのでメリットが高くなります。
名刺データ管理のデメリット2つ
導入すれば必ず効果が上がる名刺データ管理ですが、何事にもデメリットというものは存在するもので、まずシステムを導入後に社員がシステムになじめるかどうかというのも問題点となりえます。
そういったデメリットになる部分というものは早急に解決していかないといけない点ですし、他のデメリットにも目を配らないといけませんから、ここでは名刺データ管理のデメリットを2つ紹介しましょう。
1：セキュリティ面
現在、名刺データ管理のほとんどはクラウド型で、ネットワークを通じて委託しているものがほとんどを占めていますので、これによってハッキングなどのセキュリティの面を警戒する必要が出てきます。
当然自社のＰＣにファイヤーウォールを設定する事はもちろん、委託先のセキュリティも確認しておかなくてはなりません。
ただ、名刺データ管理はほとんどがクラウド型なので、委託先がセキュリティを管理しているので心配は不要です。
2：運用資金
これは何事にもいえることですが、新しくシステムを導入したときには必ず初期投資がかかりますし、さらにこれを運営していく運営資金というのがかかってきます。
しかし膨大な名刺は貴重なデータなので、初期投資は回収でき、名刺データ管理はクラウド型がほとんどなので、初期投資は安価なので、回収ができるといえます。
クラウドで導入をしておくと初期投資の回収期間が短く済むので、すぐ営業利益につなげる事ができます。
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名刺データ管理におすすめのアプリやソフト5選
現在の名刺データ管理はクラウド型になっているので、初期投資も比較的易くすむものが多く、基本システムを選択するか本格システムを選択するかで機能も金額も変わってきます。
特に最近は非常に多くのメーカーから名刺データ管理のアプリや、ソフトが出回っているので選択の幅も広くなっています。それでは、実際に使いやすいおすすめの名刺データ管理アプリやソフトを5つ紹介しましょう。
1：CAMCARD
CAMCARDはクラウド型の名刺データ管理で、名刺をスマートフォンで撮影して送信すると、文字認識機能によってデータ化を行い管理する使い勝手の良いサービスです。
特に文字認識機能は便利な機能で、文字のデータミスをなくす事ができるので活躍します。そしてデータベースに外出先からでもアクセスが可能、営業が効率化でき、社内データを共有管理ができるので、迅速に作業可能、引継ぎなどの業務に手間取る事もありません。
2：Wantedly People
Wantedly Peopleはこれもクラウド型の名刺データ管理サービスで、スマートフォンで一度に10枚までの名刺撮影を即時にデータ化することができる、名刺データ管理サービスです。
蓄積データをすぐに検索する事が可能で訪問先や情報を簡単に知る事ができ、顧客の近況も、アプリを開くだけで更新情報が確認可能、セキュリティも万全で人工知能で暗号化された情報になっています。
3：Eight
Eightはクラウド型の名刺データ管理サービスです。スマートフォンで名刺を撮影し、人工知能と委託先オペレーターによるダブル入力で、漏れなく名刺をデータ化できる名刺データ管理です。
さらに顧客の近況情報も自動で更新され、スマートフォンに通知が届くようになっており、情報の見落としを防ぎます。
また登録された顧客にはメッセージ機能で、簡単に挨拶状や連絡が取れるようになり、よりビジネス活動をサポートします。
4：名刺管理メイシー
名刺管理メイシーはグーグル感覚のインターフェースで手軽に顧客情報にアクセスが可能で、連携もシンプルに設計されている使い易い名刺データ管理サービスです。スマートフォンなどで使われるグーグルスタイルなので、誰でも簡単に見れます。
スマートフォンで簡単に情報にアクセス可能で外出先でも訪問先の確認が可能、アポ取りも楽で、訪問先に行くときに道に迷っても地図で検索ができるので、しっかり訪問をフォローします。
5：スマート名刺管理
スマート名刺管理は専用スキャナーの導入で簡単に名刺をデータ化でき、さらに外国語にもサポートしているので、海外の顧客にも役立つ国際仕様の名刺データ管理サービスです。
さらにスマートフォンで撮影した名刺も送信だけでデータ化でき、日本語と英語に対応していますので海外顧客との名刺交換もＯＫです。そしてgoogleコンタクトで名刺データを同期できるので、パソコン、スマホでも情報共有ができるようになっています。
名刺データ管理について理解しよう
名刺をデータ化して管理する事の重要さは日本企業の間に浸透してきていますが、データ化することがなぜ必要なのかを導入する際に前もって理解しておくことが大事です。
名刺をデータ管理する事は、再訪問の際のアポイントを取る重要な情報であり、営業活動を円滑にすすめる強力な武器になることです。
営業活動に必須といえる顧客情報を、管理するために名刺データ管理を導入し、目標達成に活用していきましょう。
