従業員管理とは
従業員管理とは、従業員を面接の段階から管理して個人情報を守り、業務や勤怠も含めて統制してケアしていくことです。
従業員管理はこれからの社会では特に必要となっていく項目です。複雑化する個人情報をしっかりと保護してプライバシーを守り、業務をマニュアル化して従業員が働きやすい環境を整えていくことが事業主の義務です。
従業員管理のための勤怠管理や一元管理システムの構築は、企業の業績アップにも繋がっていきます。
事業拡大のための重要な要素
従業員管理は事業拡大のための重要な要素です。
従業員管理をしっかりとしていくことで、事業が拡大しても従業員一人一人の状態を常に把握していくことができます。特に従業員管理システムの導入で組織の情報を一元化していくことが、事業拡大には必須です。
従業員管理を簡素化してAI技術などで漏洩なく構築すれば、事業が拡大しても人員を増やさずに済むので少子高齢化対策にもなり、コスト削減と業績アップが期待できます。
従業員管理の内容5つ
従業員管理の内容を5つご紹介していきます。
従業員管理には5つの要素があります。従業員管理とはその名の通り、従業員の状態を経歴から業務内容、勤怠状況まで詳しく把握しておくことが目的です。企業は従業員管理を的確に行うことで、労働基準法に則って従業員を雇うことができます。
従業員管理をいい加減に行っていると罰則や社会的な信頼を失うことがあるので、システムを導入するなどしてしっかりと施行していきましょう。
1：個人情報の管理する
従業員管理とは個人情報の管理をすることです。
従業員管理の基本は従業員の経歴や勤怠状況をしっかりと取り締まることです。それは面接の段階から始まっています。大切な従業員の個人情報をは絶対に漏洩させてはならないからです。ときには、会社の社会的地位が失墜して刑罰が与えられることもあります。
個人情報の保護には細心の注意を払ってください。そのためにも、従業員管理をシステムでしっかりと守っていくことが得策です。
2：マイナンバーを収集する
従業員管理のために従業員のマイナンバーを収集する必要性があります。
マイナンバーを利用してシステム化して従業員管理を行えば、コスト削減と業務の効率化が図れてたいへん便利だからです。
マイナンバーにはすべての個人情報が集約されているので、もしもの場合はいろいろなデータが導き出せるため、従業員自身にもメリットがたくさんあります。これからの時代はマイナンバーも企業の大切なデータの一部だと覚えておきましょう。
3：業務内容の管理する
事業主は従業員の業務内容の管理をする義務があります。
従業員管理には個人のデータだけではなく、従業員がどんな仕事をどのようにしているかという業務内容の把握も範囲に含まれています。業務をマニュアル化することで、誰がどんな仕事をしているかが一目瞭然でわかるのと、引き継ぎや休暇中の代行もスムーズに実行することが可能になるからです。
従業員が仕事をしやすい環境を整えることも従業員管理の目的です。
4：従業員の評価する
従業員管理には、従業員を評価する項目も含まれています。
従業員を評価するということは、従業員をケアして良い方向へコントロールするという意味です。評価の悪い従業員は知らないうちに効率の悪いやり方の仕事をしている可能性がありますので、高評価の従業員を真似たり、適切な指導を受けたりする必要があると判断できます。
従業員管理で従業員を適切に評価することで、仕事の流れをスムーズに整えることが可能になります。
5：勤怠の管理をする
従業員管理は勤怠の管理をすることも含まれています。
勤怠管理をしっかりと行うことは、従業員管理の欠かせない項目です。従業員が労働基準法に違反せずに気持ちよく働く環境を整えることが事業主の義務だからです。
これからの時代は多すぎる残業や超過労働が違反となる世の中です。社会的な企業イメージのためにも、勤怠管理をきちっと実行する必要があります。そのためにICカードなどのシステムの導入も検討していきましょう。
従業員の個人情報作成の方法
従業員管理のための従業員の個人情報作成の方法について詳しくご紹介していきます。
従業員管理を難しく考える必要はありません。従業員個人からもデータを提出してもらい、正確な情報を管理していきましょう。
名簿を作成するのに必要な項目
従業員管理のために名簿を作成するのに必要な項目をご紹介していきます。
従業員管理のために作成する従業員名簿には、従業員の氏名・生年月日・これまでの経歴である履歴・性別・現在の住所・業務内容・採用された年月日・退職または解雇の年月日とその理由・亡くなった年月日とその理由の項目への記入が義務付けられています。
30人未満の従業員の事業所では、業務内容の記載は必要ありません。
従業員から提出してもらう書類
従業員管理で従業員から提出してもらう書類をご紹介します。
従業員から変更があった場合にすみやかに提出してもらう書類は、住所変更届・氏名変更届・通勤ルート変更届・出生届・慶弔届などです。
従業員が入社後に、自身の生活に変化があった場合に提出するべき従業員管理のために必要となる書類です。
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従業員管理もできるおすすめの人事管理システム3選
従業員管理もできるおすすめの人事管理システム3選をご紹介していきます。
従業員管理には便利でコスト削減も見込める人事管理システムがあります。その中から画期的な3つのシステムを見ていきましょう。
1：カオナビ
従業員管理もできるおすすめの人事管理システムはカオナビです。
カオナビは1200社以上の実績がある、たいへん使い勝手のいい人事管理システムです。カスタムも自由自在で充実のサポートが人気です。
2：サイレコ
従業員管理もできるおすすめの人事管理システムはサイレコです。
人事戦略に効果的なサイレコは、一元管理で組織全体を把握して、ルーチンワークの無駄を省く定型業務の自動化ができる人事管理が特徴です。
3：ヒトマワリ
従業員管理もできるおすすめの人事管理システムはヒトマワリです。
ヒトマワリは採用の時点から従業員管理ができる、たいへん便利な人事管理システムです。人材管理に関して強い集積力を発揮してくれるおすすめのシステムです。
従業員管理を正しく活用して効率的な運営を目指す
従業員管理を正しく活用して効率的な運営を目指しましょう。
従業員管理は事業にとってとても大切な業務です。人は財産です。その財産をしっかりと保護して育成するために、人事管理システムで適切に守っていきましょう。
