社員管理とは
社員を管理する立場にあるあなた、効率的かつ正確に社員管理が行える「社員管理システム」をご存知でしょうか。この記事では、社員管理システムを利用するメリットや社員名簿に必要なことを紹介していきます。
初めに「社員管理」とは、採用・配置・育成・評価・賃金の支給などと、社員が働く上で必要なことを企業が管理することをいいます。社員が安心して働ける環境を、企業は作る必要があります。
社員管理の目標
社員管理の目標は、社員が働きやすくなるように管理することにあります。社員が意欲を持って働く環境を作り、会社に貢献したいという気持ちにさせる管理が期待されます。
例えば、希望する部署への配置、成果や能力に見合った評価、妥当な賃金の支給です。企業から期待されている、正当な評価がされている、働く環境が良いと感じることができれば、社員の働く意欲はさらに増します。
社員管理の組成
社員管理の組成について4つに分けて紹介していきます。社員管理とは何をすることなのか、詳しく知っていきましょう。
社員管理の組成のうち、一つも疎かにしてはいけません。すべてが適切に管理されてこそ、社員の勤務満足度はアップします。社員の働く意欲というのは企業の業績に直結するため、社員管理を蔑ろにせずに適切な管理を行うことを心がけましょう。
1：雇用管理
1つ目の社員管理の組成は、雇用管理です。雇用管理は、求人・採用・配置・異動・教育の管理のことをいいます。
具体的には、グループに必要な人材確保のために求人・採用を行い、能力に見合った部署へ配置、必要に応じて異動を行います。
人材の適切な配置は新規の社員はもちろん、既存社員にとっても重要なことです。また配置してからは業務に必要な教育や研修をしっかりと行います。
2：就業条件管理
2つ目の社員管理の組成は、就業条件管理です。就業条件管理は、社員が能力を発揮できる就業条件を定めることにあります。
具体的には、勤務時間や福利厚生の制度です。勤務時間については、遅刻・早退がしやすく有給がとりやすい環境が求められます。必要に応じてフレックスタイム制の導入を検討してもいいでしょう。また福利厚生が充実している企業は、社員の満足度も高い傾向があります。
3：報酬管理
3つ目の社員管理の組成は、報酬管理です。報酬管理は、社員の能力に応じて適切な賃金を支払うことにあります。
具体的には、月々の給料や年数回支給される賞与です。特に賞与は、社員の働く意欲を上げるために効果的な制度です。
また給与に関しても、年々少しでも昇給させることで社員のモチベーションを保ちましょう。日頃の頑張りに報いるだけの賃金を支払います。
4：人事評価管理
4つ目の社員管理の組成は、人事評価管理です。人事評価管理は、社員の能力や成果を適切に評価することをいいます。
一般的に期末や年度末などにかけて、企業は社員の評価を行います。見た目の結果としては昇給や賞与として表れますが、言葉としての評価も重要です。
目標に対しての成果や会社に対しての貢献度、技術の成長などあらゆる項目に対して、社員の評価を行いましょう。
社員管理システムのメリット3つ
続いて、社員管理システムのメリットを3つ紹介していきます。社員管理システムとは、社員管理をシステム化したツールのことをいいます。
社員管理システムを用いることで、各社員の管理がシステマチックにできるため管理がしやすくなります。また効率化にも繋がり、管理する側の負担も減少します。社員管理システムについて詳しく知っていきましょう。
1：社員管理業務の負荷軽減できる
1つ目の社員管理システムのメリットは、社員管理業務の負担軽減できることです。社員管理システムを用いることで、社員管理をする側の業務の負担を軽減できます。
会社には多くの社員がおり、そのすべての社員を適切に管理しようとすると多大な労力が必要です。社員を管理する立場にある人は、もちろん社員管理業務以外にも多くの業務を抱えているので、システムで負担軽減になることは嬉しいポイントです。
2：法改正にも素早く対応できる
2つ目の社員管理システムのメリットは、法改正にもすばやく対応できることです。社員管理システムを導入しておけば、法改正が行われた後にも新しい法律に則った管理ができます。
法改正が行われた後の社員管理は、新しい法律の理解から始まるため負担が大きいです。しかし、社員管理システムを使えば、システム支給先の会社が変更点を修正してくれるため、これまでどおりの運用が可能です。
3：セキュリティ対策が強化できる
3つ目の社員管理システムのメリットは、セキュリティ対策が強化できることです。社員管理システムの利用をすれば、セキュリティ面においても安心できます。
社員管理情報はシステム上で保管されているので、資料を紛失したり情報が漏れたりする心配はありません。また権限のある人しかデータが見えないようになっているので、社員の個人情報の管理も問題ありません。
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社員名簿に必要なこと
続いて、社員名簿に必要なことを紹介していきます。社員名簿とは、社員管理を行うために企業が管理している社員の個人情報です。
社員名簿の作成は労働基準法により定められています。氏名や生年月日など社員の個人情報が記載されています。社員名簿も社員管理を行うために必要な資料です。社員名簿は慎重に保管することを意識して、取り扱うようにしましょう。
1：対象となる会社
1つ目の社員名簿に関して知っておくべきことは、対象となる会社です。社員名簿を作成する対象となる会社は、法人・個人問わずすべての会社です。
会社の規模や社員の数にかかわらず、すべての会社が社員名簿を作成し管理する必要があります。社員名簿を作成して社員の氏名や生年月日、入社日など適切に管理しましょう。
また評価の際には社員名簿を参考にし、ルールに則って行うようにします。
2：記載事項
2つ目の社員名簿に関して知っておくべきことは、記載事項です。社員名簿には、正社員や契約社員、アルバイトなど、雇用形態を問わず全員を記載する必要があります。
記載事項は氏名や生年月日、性別、住所、学歴や職歴、入社日、退社日などです。部署や職場を異動した場合には、社員名簿に追記されていきます。反対に社員はこれらの情報を会社に提示する必要があります。
3：保管期間
3つ目の社員名簿に関して知っておくべきことは、保管期間です。社員名簿の保管期間は、退職日から3年と労働基準法で定められています。
また保管方法は紙媒体でもデータ保管でも構いません。データ保管をする場合はすぐに印刷や出力ができるようにしておきましょう。社員名簿は会社単位ではなく、事業所ごとに作成する必要があります。
4：情報の更新
4つ目の社員名簿に関して知っておくべきことは、情報の更新についてです。社員名簿は、逐一情報の更新が行われます。
具体的には、異動があった場合や氏名や住所の変更があった場合です。情報の更新は遅れることなく行うようにしましょう。更新をしなかった場合、労働基準法に違反してしまうため注意しましょう。
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いかがでしたでしょうか。社員管理の仕組みや社員管理システムのメリット、社員名簿に関して知っておくべきことを紹介していきましたが、参考になったでしょうか。
社員管理は社員を適切に評価し、個人情報を守る必要もある重要事項です。社員管理システムを導入することで、効率的で安全な社員管理を行いましょう。社員の働く意欲をプラスする社内環境を作っていきましょう。
