名刺管理アプリとは
ビジネスにおいてあなたの顔ともいえるアイテムの1つが「名刺」です。名刺は、自分が所属している会社名、氏名、所属部署、連絡先などのさまざまな情報が掲載されています。
ビジネスでの交渉は名刺が必要不可欠で、自分が相手に渡す以外にも、相手からもらう機会も多い傾向にあります。名刺管理アプリとは、複数の名刺を見やすく整理する便利なアプリで、多くのビジネスマンが利用しています。
さまざまな種類のアプリがある
複数の名刺を管理してくれる名刺管理アプリですが、名刺の取り込み方や表示の仕方など、各社によってもさまざまなアプリが存在します。
また一部の名刺管理アプリではセキュリティ面を強化するための有料オプションなどが付帯されており、利用者の用途や使い方によってさまざまなタイプのものを選ぶことができます。名刺は個人情報が記載されているので、保管や管理の仕方には十分注意は必要です。
名刺管理アプリのセキュリティリスク5例
ビジネスなどで多くの人から名刺をもらっても、いざという時にどこに名刺があるかわからない状態ではビジネスチャンスを逃す可能性もあります。
名刺管理アプリは名刺がシステム上で管理できるのでとても便利ですが、一方で情報が他人や第三者に漏洩しないかというセキュリティ上のリスクがあります。名刺管理アプリの中には携帯内の情報をアクセスできる権限を譲渡させるものをあるので選ぶ際に注意が必要です。
リスク1：端末紛失
名刺管理アプリのセキュリティリスクとして考えたいのは、万が一携帯端末などの端末を紛失してしまった場合です。最近は携帯端末にロックをかけている人も多い傾向にありますが、端末を紛失した場合は情報が消去される可能性もあります。
万が一端末にロックをかけていない状態で端末を紛失した場合は他の人に情報漏洩してしまう可能性があります。日頃から携帯などの端末には必ずロックをかけて使用するなどの注意が必要です。
リスク2：登録データの盗難
インターネットやメールを通じてハッキングする犯罪があとをたちませんが、名刺管理アプリにおいても登録データを盗み取る悪質な名刺管理アプリも存在します。
名刺管理アプリに関わらずアプリをインストールする場合は、アプリ側にアクセス権限を委任する場合があります。特にインストールする際に個人の連絡先などのアクセス権限を求めるアプリは危険です。個人情報が漏洩する危険があるのでセキュリティ面に注意しましょう。
リスク3：名刺データの情報漏洩
名刺管理アプリのセキュリティ上で問題なのが、名刺データの情報漏洩です。名刺に記載されている情報は、会社名や氏名以外にも、携帯電話やメールアドレスなどの個人情報が記載されています。
これらが第三者に漏洩するとわけのわからない会社から営業電話や勧誘メールを受信してしまう場合があります。またフィッシィングメールの場合は相手先に被害を与えてしまうので情報の管理にも十分注意しなければなりません。
リスク4：他アプリやSNSとの連携
名刺管理アプリにおいても他のアプリと同じくSNSと連携するアプリが増加傾向にあります。SNSに連携すると何かボタンを押し間違えてしまった場合にSNS上に個人情報がアップされてしまったり、SNSから他の人に情報が漏洩する可能性もあります。
名刺管理アプリはあくまでビジネスシーンで使用することをわきまえ、セキュリティ対策の弱いSNSは避ける方が無難です。万が一のリスクを考えて使用しないのがおすすめです。
リスク5：退職時の対策
会社を退職する場合は、自分の名刺やこれまでもらった名刺も処分するか、後任に渡すのが一般的です。しかし、名刺管理アプリを使用すると、たとえ自分が退職した場合でも端末上に情報が残るのでいつもでも利用できる状況になります。
ビジネスにおいて名刺は所属する企業が管理する情報です。退職した場合はアプリをアンインストールにするなど情報がそのままにならないようにセキュリティ面も踏まえチェックする必要があります。
セキュリティ対策をしているアプリの選び方
名刺管理アプリを選ぶポイントはセキュリティ対策が万全であるかを事前にチェックしておくことが大切です。セキュリティが万全なアプリは、個人情報の保管に厳しい条件をクリアしたプライバシーマークを取得しているアプリやIP制限などがかけられたアプリがおすすめです。
名刺管理アプリの多くは無料で使えるものも多いですが、有料でセキュリティ強化しているアプリもいいでしょう。
有料アプリを使う
名刺管理アプリの中には月額で有料のものや一部を有料化しているアプリも存在します。名刺管理アプリのセキュリティ強化をしたい場合は有料で別のセキュリティソフトを付帯できるアプリがおすすめです。
悪質な名刺管理アプリの多くは無料で利用することができ、無料で利用できることを逆手にとって利用者の情報を抜き取る傾向にあります。金額は各社によって異なるので予算に合わせて選ぶようにするといいでしょう。
プライバシーマーク取得のアプリを選ぶ
名刺管理アプリと同じく、個人情報を取り扱ってビジネスを行う会社はプライバシーマークを取得している企業を選ぶのもセキュリティ対策の1つです。
プライバシーマークとは、ビジネスなどにおいて顧客などの個人情報を取り扱う企業などを対象に、情報が適切に保護されているかをプライバシーマーク制度に基づいて評価する制度です。プライバシーマークを取得している企業は正しく情報を扱っているので安心材料の1つになります。
IP制限がかけられるアプリを選ぶ
名刺管理アプリのように情報を管理するアプリは、セキュリティを強化するためにIP制限がかけられるアプリを選ぶのもいいでしょう。IP制限とは、事前に指定したアドレス以外からはアクセスできないように制限をかけたシステムのことです。
名刺管理アプリにもアクセス制限をかけておけば他の人が無断でアクセスすることを防ぐことができます。セキュリティ面で不安を感じたときはIP制限で安全性を高めるのも1つの方法です。
法人向けアプリから選ぶ
企業の中には名刺管理アプリを法人で契約する企業も増加傾向にあります。法人向けのアプリは名刺に記載されている情報が他者に漏洩しないようセキュリティ強化を推進しており、個人でアプリを利用するよりもリーズナブルに利用できる場合もあります。
名刺の情報はあなたが所属している会社が所持する情報でもあります。ビジネスにおいて名刺管理アプリを使用する場合は十分注意してアプリを選ぶようにしましょう。
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名刺管理アプリを利用するメリット4つ
ビジネスでさまざまな分野の人と名刺交換すると、いざ名刺を使いたいときに名刺がどこにいったかわからないという状況はよくあることです。名刺管理アプリを利用すれば、きれいに名刺が整理されているので見やすく、また検索機能などもあるので見たい名刺を探すのも簡単です。
では名刺管理アプリにはどのようなメリットがあるのかをいくつかご紹介していきましょう。
1：検索が容易
もらった名刺をクリアファイルタイプの名刺フォルダーに保管しているという人もいますが、時間の経過とともにかさばる傾向にあります。またいざ名刺を探しても1枚1枚名刺を見ながら探さなければならないので時間がかかるデメリットがあります。名刺管理アプリのメリットは、検索が簡単という点です。
名刺管理アプリでは、会社名や氏名など細かな情報も登録されているので、いざという時でも最短で探し出すことができます。
2：どこでも利用できる
名刺はオフィスのみで使用するだけでなく、外出先で必要な場合もあります。たとえば、外出中に先日取引をした担当者を見かけ声をかけようと思ったが名前を忘れてしまった場合などにも有効です。
また会話の中に出てきた会社の担当者を教えて欲しいと言われた場合でも、名刺管理アプリを端末に保存しておけばいつでも利用が可能です。名刺の情報はいつ必要になるかわからないので、アプリでしっかり管理しておくのがおすすめです。
3：データベース構築が可能
多くの人と名刺交換をしても時間の経過とともにその人がどんな人だったかを忘れてしまうことがあります。名刺管理アプリであれば、相手の顔写真や特徴などもメモとして残すことができるので、時間が経ってその人に会ったとしてもその人の特徴などを思い出すことができます。
前回まで話していた事柄などもメモしておけば、相手との距離も縮まりよりスムーズなコミュニケションを取ることができます。
4：引き継ぎが簡単
人事異動でその部署を離れる際、これまでの取引先の担当者などの情報を後任に引き継ぐ必要があります。名刺管理アプリで名刺を管理しておけば後任にそのまま情報を共有できるので引継ぎもスムーズに行うことができます。
またその担当者とどんな仕事を行っていたのか、その担当者の性格や特徴などもメモしておけば、後任もデータをもとに担当者と上手くやり取りを行うことができます。
名刺管理アプリは便利な反面セキュリティに注意が必要
ビジネスの場で欠かせないアイテムの1つといえば「名刺」です。名刺は勤務年数が長ければ長いほど枚数も増え、すべての名刺を整理することが困難な状態になります。名刺をスムーズに整理するために注目を浴びているのが「名刺管理アプリ」です。
システム上でデータとして保存できるほか、検索なども簡単に行うことができます。名刺は個人情報となるためアプリを使用する場合はセキュリティ面に十分注意しましょう。
