名刺管理とは？
名刺管理とは、相手の名前・連絡先・企業名・所属部署・役職など、ビジネスで最初に得ることができる顧客情報を整理し、またその情報を引き出すことです。
日々増えていく名刺の管理をする際に、かさばる名刺の中から必要な情報を探したり、スマホに登録したりファイリングするのには多くの時間が取られます。名刺管理アプリを使えば、名刺整理や情報の検索が楽になり、業務のスピードアップができるでしょう。
機能充実している名刺管理アプリ8選
名刺管理アプリはデータの取り込み精度が高く、整理しやすく、検索もすぐにできる、機能充実のものばかりです。
それぞれ特徴や使い勝手が違いますが、どれも機能が充実していて便利です。名刺管理アプリの利用を検討されている方の中には、どれを使えばよいか悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、その中でもとくにおすすめの8つの名刺管理アプリをご紹介します。
1：Sansan
Sansanは、機能充実で最高精度のAI名刺管理です。
高度なAI技術とオペレーターの手入力で、スマホカメラからのスキャンで名刺を正確にデータ化してくれます。名刺管理を個人でなく会社で一元化し、社内の人脈や案件、コンタクト情報を共有できるので、名刺を会社の資産として活用できます。
また、相手の企業のリリース情報や人事異動をニュースで送信してくれるなど、機能充実の営業力強化法人向けアプリです。
2：CAMCARD
16ヵ国の言語に対応しており、世界中で利用者数が最も多い名刺管理アプリの一つです。
名刺情報にやり取り履歴を追加したり、リマインダー設定やタグ追加も可能なので、情報を一元化し、検索しやすくなります。相手の名刺に変更があった場合は最新情報が届きます。
その他も機能充実で、自分の名刺情報を事前にアプリに登録しておけば、名刺交換の場で、瞬時に電子名刺交換できるので、紙製の名刺がいらなくなるでしょう。
3：Eight
Eightは、名刺管理だけでなくSNS機能充実のビジネスアプリです。
Eightは、200万人以上のユーザーを持つ、日本でシェアの高いアプリです。相手の名刺情報の変更通知や、自分のプロフィール公開でのアピールなど、SNS機能がビジネスの幅を広げるでしょう。
さきほどの「Sansan」を運営するSansan株式会社のサービスで、正確な名刺のデータ化や使いやすい検索など、ほとんどの機能が無料で使えます。
4：Wantedly people
Wantedly Peopleは、1回のスマホ撮影で最大10枚の名刺を即時にデータ化できます。
また、スキャンと同時に相手に関連する情報を表示したり、相手の昇進や異動の情報更新の確認ができたり、メモなどの追加情報を記録でき、データを有効活用しやすいでしょう。
スマホの連絡先と連携し、データをCSV形式でエクスポートできる、機能充実の名刺管理アプリですが、全機能が無料でコストパフォーマンスに優れています。
5：myBridge
国内の圧倒的シェアを誇るSNS、「LINE」の名刺管理アプリ、myBridgeは機能充実で、そのすべてが無料です。
スマホカメラで撮影した名刺は、1日に登録できる枚数に上限がなく、文字認識と人の入力で正確に名刺をデータ化します。名刺情報は最新のものにアップデートされ、名前や会社、部署などのキーワード検索、任意メンバーとのLINEやメールでのデータ共有など、無料でシンプルに名刺管理できるでしょう。
6：WorldCard Mobile Lite
25ヵ国語に対応し瞬時に名刺のデータ化ができるWorldCard Mobileは、グローバルで活躍するビジネスマンにおすすめの名刺管理アプリです。
データからワンタップで電話やメールができ、Facebook・linkedIn・Twitterの連絡先情報の検索、Gmail連絡先との同期など機能充実しています。カメラも手振れ防止や連続自動撮影に対応していて、ユーザー思いの機能充実アプリでしょう。
7：名刺ファイリングCLOUD
名刺ファイリングCLOUDは、スマホを名刺にかざすだけで、オートフォーカスし、背景から名刺部分をトリミングして、OCR技術で高精度のテキスト化できる名刺管理アプリです。
グループキーワードを追加設定するカンタン検索や、情報からワンクリックで電話やメールできたり、メール作成で、名前や会社名が自動で反映される定型文機能など、業務効率化ができる、機能充実のアプリです。
8：スマート名刺管理
スマート名刺管理は、パソコンインストール型の有料ソフトで、付属の専用スキャナは、手のひらサイズなのに1枚0.3秒の高速スキャンが可能です。
スマホアプリと連携し、スマホカメラでのスキャンも可能で、文字認識は24言語に対応でき、かな変換エンジンが高性能なので、ふりがなを自動生成してくれる機能充実ソフトです。また、「NaviCon」アプリとの連携で、名刺記載の住所を、対応カーナビの目的地に反映できます。
機能充実している名刺管理ツール6選
名刺は顧客情報ですので、営業ツールとして機能充実しているものや、顧客管理・営業支援システムと連携できるサービスもあります。
名刺管理を個人ではなく会社で一元管理し、だれがコンタクトをとったか、人脈はどうかなど情報整理し社内共有できるようインフラ整備している企業は多いです。次は機能充実の名刺管理ツールの中でもおすすめの6つのサービスをご紹介します。
1：アルテマブルー
アルテマブルーは、CRMソリューションで実績のあるキャノンエスキーエスシステムが提供する、営業力最大化を目的とした法人向けクラウド型名刺管理サービスです。
大量の名刺をデータベース化し、営業活動に利用するために社内での人脈を可視化したり、メールの一斉配信などに利用したりと、営業の効率化と高い生産性をもたらす機能充実のツールです。また、アルテマブルーのコンサルタントが名刺管理のサポートをしてくれます。
2：Knowledge Suite
Knowledge Suiteは、営業支援システムと顧客管理システム、問合せ管理、集計分析システムなどが一体となった、機能充実のクラウド型統合ビジネスアプリケーションです。
名刺管理だけでなく、連携した各アプリを1画面上でタブを切り替えるだけで利用できます。機能充実ですが、会社に必要な機能だけを最低限導入できるので、費用面でも効率的な運用が可能でしょう。導入企業5,900社の実績あるツールです。
3：Hot Profile
Hot Profileは、名刺管理と営業支援システムとマーケティングを連動させた、営業ツールのプラットホーム的なサービスです。
名刺情報はオペレーターが入力、営業報告も最小限の操作で完了できるなど、時間と手間をカットするのに優れたツールです。
また顧客情報管理で、自動名寄せや企業属性、WEB閲覧履歴などを統合し、条件設定した見込み顧客の発見と、担当への通知を行うことで、マーケティングの自動化ができます。
4：Scannable
Scannableは、紙文書をスマホカメラでデジタル化するための機能充実アプリです。
原稿に合わせるだけで自動撮影でき、画像を回転、切り取りなどして見やすく加工してくれるので、名刺だけでなくレシートやホワイトボード書き込みのデータ化にもおすすめです。
また、Evernoteからリリースのアプリなので、スキャンデータをEvernoteへ保存でき、それ以外でも、スマホ本体への保存やメール送信も可能です。
5：PhoneAppli for Salesforce
世界的に有名な顧客管理システム「Salesforce」と連携できる、PhoneAppli for Salesforceは、社内社外の連絡先管理と名刺管理、そして電話やビデオ会議などのコミュニケーションツールの統合アプリです。
名刺取り込みから連絡先クラウド管理、社内共有などを網羅し機能充実しています。また「Pardot」との連携でマーケティングオートメーションによる営業活動のスピード化を実現できます。
6：SmartVisca
SmartViscaは、名刺情報の正確なデジタル化と、シンプルなコンタクト管理ができるSalesforce一体型の、クラウド名刺コンタクト管理アプリケーションです。
無料の名刺管理アプリは、名刺情報がWEB上で公開されていることが多いですが、SmartViscaでは、Salesforce組織上でのみの情報共有であるため、セキュリティやコンプライアンスの観点から安心して利用できるでしょう。
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機能充実している名刺管理を使うメリットデメリット
名刺管理アプリやツールは機能充実でメリットがありますが、デメリットがあることも理解しておきましょう。
メリット・デメリットがわかっていれば、どの名刺管理アプリを使うのか、導入はどのような手順で行なうか、計画を立てられますので、その内容をみていきましょう。
メリット
名刺管理アプリを使うメリットは一言でいえば、業務効率化できることです。紙がデータに変わり、スマホの中で整理されている状態ができるのは大きなメリットです。
作業の場所を問わず、データにはすぐにアクセスでき、多くの人の間で同一の情報が取り交わされ、更新され続けます。スマホアプリの機能充実のおかげで受けるメリットは特に営業職には影響が大きいでしょう。
1：名刺を探す手間が省ける
紙名刺から目的の情報を探すのは時間がかかりますが、名刺データから検索すれば一瞬で連絡などできます。
連絡先が必要な時に瞬時に情報にアクセスできれば、対応速度が上がります。この時間短縮が1年間では数時間もの時間効率を生むでしょう。そしてかさばる名刺の束を持ち歩いたり、デスクを占有させず、スマホやパソコンの中に納まるので省スペースになります。
検索も機能充実のアプリが多く、さらに検索速度が上がるでしょう。
2：社内で名刺情報を共有できる
顧客情報を個人が個別で管理するのと、企業が一元管理し必要とする人が必要とする時にアクセスできるのとでは情報の価値が大きく変わります。
名刺は利益を生みだす会社の財産であり、その顧客情報は必要な時に必要な人がすぐに営業活動できるようアクセスできるのが望ましいです。
また、相手へのコンタクト履歴や、備考など共有機能をもつアプリを使っていれば、社内の動きが可視化されてアプローチの無駄を削減できるでしょう。
3：外出先でも名刺データにアクセスできる
スマホから名刺データにアクセスすれば、場所を問わず顧客対応や営業活動が可能です。
例えば、名刺交換後に社内へ戻る途中で、スマホカメラで名刺をすぐにデータ化してお礼メールを送信することができれば、業務スピードが圧倒的に変わります。そして効率だけでなく、対応の速さは顧客の信頼を勝ち得る上で重要です。
名刺情報から電話やメールにすぐ連携できるものがほとんどで、メール定型文などの機能充実アプリも多いです。
デメリット
名刺管理アプリのデメリットは導入時の情報整理の時間、業務工数の増加の可能性、コストなどがあげられます。
とくに組織での名刺管理システムの導入は、情報が膨大で、整理時間とそれにかかる工数と、コストの影響が大きいでしょう。デメリットもよく把握したうえで必要かそうでないか、どのアプリにするかなど考えましょう。
1：名刺をデータベース化する時間がかかる
膨大な名刺を持っていれば、それをデータ化し整理するのにかなりの時間をかけなければなりません。
システムの導入では、情報を整理統合するのに時間がかかります。忙しい業務の合間でなかなか難しいこともあるでしょう。スキャン精度が高く大量高速取り込みのものや、名寄せなど機能充実のサービスの利用や、社内で一時的に担当者を置くことも検討する必要があります。
2：顧客管理と二重管理になってしまう
顧客の管理を別のツールで行っていれば、名刺管理と2つの重複するシステムが運用されているので、作業量が増えることもあるでしょう。
名刺管理アプリを導入する前に、顧客管理との連携や社内共有に向けたルールの整備を行うことが必要です。また、個人で管理する場合でもできる限り情報管理やシステムを一元化できれば、のちの作業量が削減できるでしょう。
3：コストがかかる
性能が高く機能充実のアプリやサービスは、コストがかかるものも多いです。
料金はそれぞれ違いますが、無料のアプリと違う機能面でのメリットが存在します。自分や会社の業務に合っているか、そしてその料金を払うだけの価値があるか、十分検討しましょう。
機能が充実している名刺管理アプリを使用してみよう。
名刺管理アプリは、機能充実のものが多く、スマホ一つで大幅な業務効率化が期待できます。
今回は、機能充実している名刺管理アプリやツールをご紹介しました。早速使ってみたい、気になるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。無料アプリや、使用版も多くありますので、まずは気になるアプリをぜひ使ってみましょう。
