名刺管理の課題
営業活動の結果たまった名刺の管理について、どうしたらいいか悩んでいる方は意外と多いのではないでしょうか。
単なる「自己紹介カード」を超え「BtoBマーケティングを有利に乗り切っていく武器」として活用したいのに、目の前に積まれた名刺の山を前にして多くのビジネスマンが頭を抱えています。
エクセルやファイルでの管理が負担
営業現場へ負荷を与えているもののひとつが、「エクセルでDB化」と「ファイルに現物を収納」というPC作業と手作業の両方を行う管理方式です。
どちらか一方のみでは、「顧客データを活用できない」「名刺に直接手書きされた内容が確認できない」といった問題もあるのでこの方式が多用されていますが、いうまでもなく、作業量は2倍、管理負荷も2倍となっています。
精度が低い
名刺をスキャニングしてOCRソフトを通してデータ化するという方式もよくとられていますが、精度的に苦しいという問題があります。
登場初期に比べれば高くなった精度ですが、それでも「読取精度100％」にはなっていません。数文字の誤変換は必ず出る計算になり、名刺の数が多くなればなるほどその訂正・確認にかかる手間は膨大なものになります。
データ化作業に時間がかかる
エクセルなどの手入力にせよ、スキャニングからOCRをかけるにせよ、データ化作業にはそれ相応の時間がかかります。
手軽そうに思えるOCRですが、名刺のスキャン作業とOCRソフトへの読込といった一連の流れ自体は意外と時間がかかります。また、どちらの方法をとるにしても、最終的に「確認作業」が必要です。
たった1文字の誤入力だけでも、メールや郵便物が届かず営業活動に支障をきたしてしまいます。
クラウド名刺管理ツールを使うメリットは？
スキャニングによりデータ化された名刺情報をクラウド上のデータベースに蓄積することで、必要な時にいつでも低コストで利用できるツールが「クラウド名刺管理ツール」です。
国内外数十社から多くのツールがリリースされていますが、このツールを利用することでどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的な事例をみながら確認していきましょう。
低コストでできるクラウド名刺管理10選
クラウド名刺管理ツールの大きな特徴の一つが「低コストで管理できる」ということです。
データ入力、スキャニングの人員、データを保存するハード、それらを管理するシステムなど、自前で行えばそれ相応の出費が必要なところを低コストで代行してくれるため、名刺管理に悩む企業にとって大きな魅力となっています。
ここでは、リリースされているクラウド名刺管理ツールの中から代表的な10の低コストツールをご紹介します。
1：Sansan (サンサン)
Sansan株式会社が提供する業界シェア82％を誇るクラウド名刺管理ツールが「Sansan」です。
名刺をスキャンするだけで、あとはデータ化と情報蓄積をしてくれるうえに、そこから人脈情報や組織図作成、社内共有状況までを低コストで提供してくれます。
提供されるデータは、AIとオペレータによる手入力を組み合わせた100％に近い高精度なもので、NTTやみずほ銀行といった大企業を中心に高い支持を得ています。
2：Eight
「Eight」はSansan株式会社が提供している個人向けのクラウド名刺管理アプリです。「Sansan」が法人向けに特化しているのに対し、こちらは個人・小規模事業所向けの低コストアプリとなっています。
OCRデータはAIとオペレーターが補完する高精度データとして提供され、さらに名刺情報の検索も手軽にできます。
基本料金は無料、ダウンロード可能なプレミアムプランも月額480円と低コストなのが魅力です。
3：CAMCARD BUSINESS
全世界で1億人以上のユーザーを持つ名刺管理アプリ「CAMCARD」をビジネス向けのクラウド名刺管理ツールに進化させたのが、ワウテック株式会社の「CAMCARD BUSINESS」です。
スマホで撮影するだけという簡単操作、5秒という短時間OCR処理とさらに最短5分のオペレーターによる修正で高精度データを短時間で提供しています。
17か国語という多言語対応、利用頻度別に選べる低コストプランなどが特徴です。
4：名刺で売上UP！HotProfile
「名刺管理で売上UP！HotProfile」は、株式会社ハンモックから提供されている法人向けの低コストクラウド名刺管理ツールです。
名刺データの収集だけでなく、メールや自社Webサイトへのアクセスといった、営業情報を統合管理する機能を低コストで実行できるツールとなっています。
現場主義に基づいた使いやすいツールをうたっており、1画面にあらゆる顧客情報を集約しているのも特徴です。
５：名刺管理のメイシー
「名刺管理のメイシー」は株式会社もぐらが提供するクラウド名刺管理ツールで、独特な名刺入力体制をとっているのが特徴です。
従来からの顧客自身がスキャンする方式に加え、メール便での名刺スキャン代行や出張スキャンサービスを展開しています。
さらにオペレーターによる修正入力も行われるので、精度の高い情報を得ることができます。
基本プランはユーザー数無限で月額1,980円の低コストとなっています。
６：Marketo＋名刺ソリューション
「Marketo＋名刺ソリューション」は、サンブリッジ社が提供するクラウド名刺管理＋マーケティング支援ツールです。
サンブリッジ社のクラウド名刺サービス「LeadVisca」と米国マルケト社のマーケティングオートメーションツール「Marketo」を組み合わせ、迅速に営業支援を行います。
休眠顧客の掘り起こしから精度の高い見込み顧客発掘まで、名刺を通してより細かい営業支援を行えるようになっています。
７：名刺de商売繁盛
「名刺de商売繁盛」はヤマトシステム開発株式会社が提供する法人向けクラウド名刺管理サービスです。
月額30,000円の定額料金となっていますが、利用人数無制限のため、利用者が多ければ多いほど低コストになるというメリットがあります。
顧客自身がスキャンしたデータやオペレーターによって入力されたデータは同社のデータセンターで管理されるのでセキュリティ的にも安心です。
８：PhoneAppli for Salesforce
PhoneAppli for Salesforceは、Web電話帳で高いシェアを誇るPhoneAppli社が提供している、クラウド名刺管理とコミュニケーションツール管理を統合させたサービスです。
スキャンして取り込まれたデータは世界最大のクラウドビジネスツール「Salesforce」と紐づけされ、電話やメールとの連携ができるようになります。
価格も1ユーザー300円からと低コストで利用できます。
９：SmartVisca
「SmartVisca」は世界最大のクラウドビジネスツールである「Salesforce」のプラットフォームで構築された、サンブリッジ社提供の法人向けのクラウド名刺管理ツールです。
汎用スキャナもしくは専用モバイルアプリを通じてスキャニングされた名刺データは、Salesforce上でデジタル校正・管理されます。
また、Salesforceプラットフォームのライセンス連携により実践的顧客管理も可能です。
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低コストの名刺管理ツールでデータ化するメリット
これまで紹介してきたクラウド名刺管理ツールは、どれもOCRや専門オペレーターによる入力を通して名刺情報を低コストでデータ化できるようになっています。
では、このツールを利用することで企業が得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
最小コストで導入できる
クラウド名刺管理の大きなメリットの一つめは、自社でサーバといったハードや専門ソフトを持つ必要がない、必要最小限で始められるということです。
必要なものはすべてクラウドにあるので、自社で設備や人員を揃えるよりもはるかに低コストで高いパフォーマンスの名刺管理を行うことができます。
もし、業績が拡大して拡張の必要性が出てきた場合も、ほとんどのツールは申請のみで即対応可能となっています。
名刺データの共有化で営業活動を効率化
名刺データの共有化が低コストで簡単にできることも、クラウド名刺管理ツールのメリットの一つです。
営業マン各自が名刺を管理する従来の方式では、誰がどの顧客の名刺を持っているのかわかりづらく、そのために効率的な営業活動ができないケースがありました。
しかし、クラウド名刺管理ツールでは、標準でデータ共有機能があるため、すばやく顧客側キーパーソンにアプローチすることも可能となります。
名刺情報の有効活用でビジネスを加速
取り込んだ名刺情報を単なる顧客情報の提供のみで終わらせないところも、クラウド名刺管理ツールを利用するメリットの一つです。
多くのツールでは、DB化した名刺情報を営業支援ツールや顧客管理システムと連携させて、戦略的マーケティングが行えるようになっています。
また、タスクや商談情報を紐づけしてスケジューラーとして利用できるものもあり、比較的低コストで各自のビジネスチャンス拡大につなげることも可能です。
名刺管理の手間を軽減するサービスの活用
クラウド名刺管理ツールは、オプションツールを使うことでさらに名刺管理を低コストで正確にすることができます。
アナログ式管理では、同一人物でも複数の内容の名刺が出てくるようなケースもあり、確認・訂正に手間がかかりました。
クラウド名刺管理ツールのなかには、顧客の人事異動情報を自動的に収集、データを修正するものもあります。このようなサービスを低コストで活用できるのもクラウド名刺管理のメリットです。
名刺管理を一元化することでセキュリティ精度を向上させる
クラウド名刺管理は、クラウド上の情報に対して漏洩などを不安視する面もありますが、情報の一元管理ができるのでむしろ精度の向上が可能です。
クラウド名刺管理ツールを提供する各社は、高度のセキュリティ体制を敷くデータセンターで情報を管理することで情報漏洩対策を行っています。
従来から行われている個別の名刺管理よりも遥かにセキュリティ精度の高いサービスを低コストで受けることができます。
低コストでできるクラウド名刺管理を活用してみましょう
クラウド名刺管理ツールの利用は、業務全般にかかっていた負荷を低コストで大幅低減させることができるだけでなく、業績向上へのきっかけも提供してくれます。
営業マンはこれまで抱えていた名刺管理の負荷から解放され、本来の営業活動に専念することができます。
さらに顧客管理を超え、見込顧客の発掘や新規商談成功につながるような人脈情報までもが低コストで獲得できます。まだ未導入の方は検討してみてはいかがでしょうか。
