名刺管理の目的
企業の営業活動の中で最も量が多い情報とは、毎日営業担当が訪問していただいてくる名刺の数々です。この膨大な情報は企業にとっては宝の山であり重要な情報として管理されなくてはいけない重要な財産です。
しかし、営業担当のデスクの中に名刺を入れていたり、名刺ファイルに保管されていたりするだけで全く有効活用されていないという現状が多くみられるため、名刺という貴重な情報達をしっかり管理しましょう。
管理・保管の安全性を高める
最近、企業のコンプライアンスの重要性から個人情報や企業情報の管理体制はものすごく厳しいハードルが儲けられています。
名刺管理も同様なことが言え、今までの担当者に一任された手作業管理ではなく、システムによって管理を行なう体制を整えることが重要になっています。
システムで管理を行なうということは管理するコスパと保管の安全性を高める必要があるということが言えるでしょう。
名刺を探しやすい状態にし効率をあげる
名刺情報を探すことに時間を取られて作業のコスパが悪くなってしまうケースは多くみられ、クラウド名刺管理サービスで行なうことは、顧客の名刺を検索しやすい状態にすることであり、作業効率を上げることに貢献します。
全体の作業効率を結果的に上げるために名刺管理システムを活用すること、特にクラウド名刺管理サービスの利用は特にコスパが高いです。
新規見込み顧客の管理
毎日着実に増えていく名刺の量はクライアントや顧客に限らず新規訪問のものも多く含まれており、この項目に関してはより慎重な管理が必要になってきます。
新規訪問の名刺に関しては管理上は新規見込み顧客としてファイルされるべき素材であり、新規営業活動において最も重要なターゲットになってきます。
これらをシステム上で管理しておけばすぐに見込み顧客との接触も簡単になり、再訪問のアポも取りやすくなります。
商談後のフォローの充実
名刺管理をしっかりやっている企業は商談が進んでいる企業とのコンタクトも非常にスムーズに行なっており、フォローの連絡なども迅速で早いです。
ここは一番営業活動で契約を取るために大事な部分であり、商談がスムーズな顧客であればあるほど商談後のフォローを入れるのは鉄則とも言えます。
こららの行動が迅速にチャンスを十分見込んだ商談後のフォローができるかできないかでその後の成果は大きく変わっていきます。
クラウド名刺管理サービスとは
クラウド名刺管理サービスとはシステムを自社でわざわざ立ち上げることなく、サービスに委託をしてクラウド上でシステムの運営管理セキュリティを行なうという非常にコスパの高い導入システムです。
今まで手作業や手入力、営業個人の管理になっていた名刺情報をクラウド名刺管理サービスを活用することで、自社のシステムに負荷がかからずに名刺情報を一元管理ができ、営業担当全員が顧客情報として名刺内の情報を共有できます。
一括管理は効率もコスパも良い
クラウド名刺管理サービスを導入することによって今まで手入力やファイル管理だけで全く行き届いていなかった膨大な名刺情報が一括管理でき、データでいつでも呼び出すことができるようになります。
またクラウド名刺管理サービスは作業入力の多くを自動化できるので作業効率がものすごく上がり、コスパが上がります。
データの呼び出しも自動化されていることから、どの営業担当がアクセスしてもデータで瞬時に呼び出せます。
コスパの良いクラウド名刺管理サービス6選
このようにクラウド名刺管理サービスを導入することによって今まで埋もれて活用されていなかった名刺という貴重な顧客情報を一括管理することでコスパが上がり、データ保管することができるので、個人情報の流出も防ぐことにつながり、安全に運用することが可能です。
さらに作業の自動化によって作業効率のアップが可能で、導入の価値が上がりますから、ここではコスパの良いクラウド名刺管理サービスを6つ紹介しましょう。
1：Sansan
Sansanは名刺スキャナーを導入し、営業各個人が持っている名刺をスキャンするだけで、データ保存することができ、さらにスマホで撮影した名刺をデータ化することも可能なコスパの高いクラウド名刺管理サービスです。
大きな特徴は名刺をスキャンするだけで、誰と名刺交換したのかという情報が蓄積され人脈のデータベースが作成、組織全体で情報共有でき、そして名刺交換した人の人事異動を自動で通知もできます。
2：Knowledge Suite
Knowledge Suiteは統合型クラウド営業支援システムで、名刺管理システムとしてコスパが高く導入可能、名刺情報をデジタル化することができるので、情報をデータとして管理する優れたクラウド名刺管理サービスとなっています。
スマートフォンで撮影した画像やスキャナーでスキャンした名刺情報を自動的にデジタルデータ化し、名刺に手書きされた情報までもデジタル化して保存します。
3：Eight 企業向けプレミアム
Eight 企業向けプレミアムは名刺アプリEightの企業向けサービスで名刺情報の閲覧や更新を共有することができるようになった進化系のクラウド名刺管理サービスです。
クラウドに委託で導入が可能で初期投資が安く済み、自社のシステムに対する負荷も押さえる事ができます。
特徴としては名刺検索機能を搭載、社内の全名刺データを検索で呼び出すことが可能になり、各担当間で人脈の交換が容易になりコスパが上がります。
4：HotProfile
HotProfileは業界で唯一名刺管理、営業支援、マーケティングの3つの業務プロセスが連動しているシステムとなっており、導入のコスパもお得なクラウド名刺管理サービスが搭載されています。
特徴は名刺をスマートフォンで撮影したりスキャナーでスキャンすることでデジタルデータ化し、委託先のオペレーターが手入力でクラウド上の顧客データベースへ蓄積していきますので、現場側の作業効率が大幅に節約できます。
5：PhoneAppli for Salesforce
PhoneAppli for Salesforceは名刺管理にスマートフォンで撮影、あるいはスキャナーでスキャン、各種紐付け、アップロードの3ステップだけで自動で取引先とメール送信を自動化できるコスパの高いクラウド名刺管理サービスです。
名刺をスマートフォンやスキャナから取り込むだけで社外連絡先フォルダへ自動登録、クラウド上のシステムには委託先オペレーターが入力してくれますのでデータ蓄積も簡単です。
6：名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛は完全クラウド型のクラウド名刺管理サービスで名刺管理に特化したシステムになっているので導入コスパが高く、安心して導入ができるクラウド名刺管理サービスです。
名刺をスキャンするだけで最短翌営業日には専属オペレーターにより名刺データが完成し、完全クラウド管理が可能になります。
名刺の共有によって組織人脈が活用でき営業活動を効率化、訪問履歴や人物の特徴を紐付け、ナレッジが共有できます。
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名刺管理をデジタル化する5つのメリット
名刺管理を手作業でするのとクラウド名刺管理サービスを導入してコスパを上げるのとどちらが効率的なのかはもはや明確に違いが出ています。
大幅なコスパの高さの実現と作業効率化、そして宝の山である名刺データの数々を十分に活用し、営業成績に結びつけるのがこれからの営業活動の形です。
ではなぜ名刺管理をクラウド名刺管理サービスに委託すると良いのか現場上でのデジタル管理メリットをここでは5つ上げていきましょう。
1：検索が格段にしやすい
まず手作業と比べて圧倒的に違うのは名刺データの検索が格段にし易くなり、作業のコスパが圧倒的に高くなることです。
検索がしやすいので自分の担当している顧客データだけに留まらず引継ぎが必要になった場合のデータも呼び出し可能になります。
いちいちファイルをめくって探し回らなくても、PCでクラウド名刺管理サービスを検索するだけで必要な顧客情報を呼び出すことができ、他の営業担当と情報を共有することもできます。
2：保管スペースが不要になる
さらにメリットとしては膨大にあった名刺の紙ベースの保管が必要なくなるので、データ保存後はシュレッダー処理してしまえば紙ベースの保管スペースが不要になることです。
特に最近は個人情報の管理が問題視されているので情報をデータ化し、紙媒体を処分するというコスパとセキュリティの面で非常に有効です。
事務所内のスペースの有効利用や紙保存の処理がなくなる分、コスパが高くなるので空きスペースを有効に活用できます。
3：いつどんな場所からでも確認できる
クラウド名刺管理サービスを導入するとモバイルツールとも連携が可能になるので、外出先や出張先からでも名刺データの確認ができるようになり、営業活動のコスパが上がります。
特にスマートフォンからの情報確認ができるのは非常に大きく、出先からの情報確認が即座にできる事で訪問に要する時間の短縮や、訪問に関する進捗情報も読み取ることができ、大変便利になります。
4：入力作業が簡単
そしてクラウド名刺管理サービスはほとんどが名刺をスマートフォンで撮影するか、スキャナーでスキャンして取り込むだけで入力作業が終了しますので大変作業が簡単で楽になります。
システムへの集約の入力は委託サービス先のオペレーターが全てやってくれるので、こちらは取り込み作業のみになり作業コスパが高くなります。
5：データをアウトプットして活用できる
さらにクラウド名刺管理サービスを活用すると顧客データを一元管理ができるようになるため、顧客データをアウトプットして営業会議などで情報を絞り込み、円滑な営業活動の方針決定に役立ちます。
また、新規開拓などの計画を立てるときには名刺管理はものすごく重要な情報になりますので、訪問計画を立てるときには呼び出しがスムーズで時間を取りません。
目的に合ったクラウド名刺管理サービスをコスパ良く利用しましょう
このように営業にとって名刺の数々の管理は今まで手作業の管理でおざなりにされており、ものすごく営業活動の上で大きな損をしていたといわれています。
目的に合ったクラウド名刺管理サービスの導入によって、データとしていつでも呼び出せる状態で名刺が管理できるようになり、営業部門全体で情報共有ができるようになりコスパが向上したことで、この管理サービスをどんどん活用していかなくてはなりません。
