名刺管理サービスとは
名刺管理サービスとはやり取りをした名刺を整理整頓するサービスで、相手に連絡をする際に使いやすい工夫がされているサービスです。個人で名刺管理サービスを使う方法と、法人向け管理サービスを会社全体で用いる方法とがあります。
個人向けの名刺管理サービスは個々に使いやすいように設定できます。法人向けの場合は社内の人で個々に登録した名刺を閲覧して、情報が共有できるメリットがあります。
紙のまま名刺管理
紙のまま名刺管理をする方法は、名刺の大きさに合わせたカードサイズのファイルに綴って名刺管理をする方法です。文房具店や100円均一の店舗にファイルが販売されているので、入手しやすいです。
差し込み口に名刺を差し込んで保管するので、パソコンやスマートフォンを扱い慣れていない方でも使いやすいでしょう。ただ、名寄せをしたり使う回数の多い名刺を見やすい位置に移動させたりする手間がかかります。
無料名刺管理アプリ
パソコンやスマートフォンのアプリで名刺管理サービスを利用する方法もあります。スキャナーやアプリを起動して名刺を写真撮影し、画像データにして名刺管理サービスを利用する方法です。保管場所も取りませんし、名刺の検索も楽にでき使いやすいです。
無料アプリの場合は、有料のアプリと比べて保存できる容量に限りがあります。また、名刺の読み取りの精度が低い場合があり、文字を手入力し直す必要も生じることがあります。
有償名刺管理ソフト
有償名刺管理ソフトは法人向けの名刺管理サービスに多く、会社全体で名刺の管理を行う場合が多いです。ただし、個々に交換した名刺の読み込みや、閲覧で使うスマートフォンのアプリは無料で提供されていて、操作性も良く使いやすいです。
名刺のデータを正確に反映させるため、訂正をする必要がなく使いやすいです。また、会社全体での閲覧やスケジュール管理もしやすいです。SNSの機能で社内外の人との連携もスムーズです。
使いやすいおすすめな名刺管理サービス3つ
名刺管理サービスやアプリは色々ありますので、どのサービスを選ぶべきか迷う方もいるでしょう。数ある名刺管理サービスの中で、使いやすいおすすめのサービスを紹介します。
たいていの場合はアプリでの利用は無償でできるので、個人で利用する場合は試してみて使いやすい方を使って見ると良いでしょう。
使いやすい名刺管理1：Eight（エイト）
Eight(エイト)は個人でも法人でも名刺管理サービスを利用できます。AIを搭載しているため、名刺をアプリで撮影するだけで読み取り精度が上がり、データ修正の手間が省けます。
名刺を名前や社名で検索でき、ラベル分けもできるため必要な時に使いやすいです。相手もEight(エイト)を使っている場合は、SNSでメッセージのやり取りやQRコードなどを使った、名刺交換も可能です。人脈作りにも役立てられるでしょう。
使いやすい名刺管理2：Sansan
Sansanは法人向けの有償名刺管理サービスです。アプリは無料で、撮影による名刺データの取り込みと名刺のデータの検索や閲覧ができます。
名刺のデータをリスト化して相手先企業や担当者ごとの情報が共有でき、顧客情報に転用することも可能です。ダイレクトメールや年賀状などの挨拶状を出す場合でもそのまま連絡先に送付できるため、とても使いやすいでしょう。
使いやすい名刺管理3：Camcard
Camcardは個人でも法人向けにも利用できる名刺管理サービスですが、個人なら無償での利用が可能です。他のサービスと同じで名刺を撮影してデータ化する以外に電子名刺の作成もでき、ユーザー同士で通信をして交換もできます。
クラウドなのでパソコンでも管理でき、各名刺のデータにメモやリマインダー、訪問手帳の機能が付いています。客先の記録やスケジュール管理ができるため、営業活動にも役立てられるでしょう。
名刺管理サービスのメリット2つ
名刺管理サービスは名刺の保管や検索がしやすく、使い慣れたスマートフォンからアプリで管理をするので、使いやすいなどの評価では理解しにくいと思われます。名刺管理サービスを使ってどのようなメリットがあるのか、ユーザーからの評価が高い点を2つ挙げます。
メリット1：仕事のチャンスを増やせる
メリットの1つは、名刺管理サービスでアプリを使うと、ユーザー同士と繋がるため仕事のチャンスを増やせることです。
交換した取引先とつながっていると、メールでなくともSNSですぐにメッセージが送信ができるため、連絡が取れて使いやすいでしょう。互いに紹介をし合えるので、異なる会社でも仕事の紹介がし合えて人脈作りにも欠かせません。
メリット2：情報・知恵・協力を得やすくなる
法人向けの名刺管理サービスの場合、名刺データを社内で共有できる場合には、仕事を円滑に進めるために使いやすい道具となるでしょう。
名刺の取り込みをするのは個々の作業でも、閲覧は全ての社員ができることになります。以前仕事で付き合いがあった場合、どのような仕事の進め方をしたらよいかアドバイスを受けることもできますし、挨拶をしてもらうとスムーズに業務が進められる場合があります。
あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか？
「名刺が多すぎて管理できない」「社員が個人で管理していて有効活用ができていない」そのような悩みは「連絡とれるくん」で解決しましょう。まずはこちらからお気軽に資料請求してみてください。
仕事に役立つおすすめアプリ
無料で使いやすい名刺管理サービスや、名刺管理サービスの代わりにもなるビジネス用途でも使いやすいアプリを紹介します。代表的な3種類のアプリは全て無料での利用が可能です。気になるのであれば、公式アプリサイトから試しにダウンロードして使ってみましょう。
Evernote
Evernoteは、文書ファイルや画像データなどのファイル、またはサイトの一部分など、一時的にメモとして保存したい場合に保存できるアプリです。無料で使う場合は月ごとのデータ容量が制限されるので、大きいサイズのファイルには注意しましょう。
名刺などを1つにまとめて保存するのも良いですし、仕事で使うファイルをまとめて同僚と共有することもできます。パスワードも設定できるため情報漏れ対策も可能です。
Office Lens
Office Lensは、アプリを起動して撮影するだけでスキャナーの代わりにもなる便利なアプリです。打ち合わせや会議で板書をした時に、そのまま写してデータとして保存することもできます。余白や傾きなども自動で調整できて使いやすいです。
モードを設定して名刺を撮影して画像ファイルとして保存し、名刺管理ソフトとして利用する使い方も可能です。文字列があるデータは、テキストファイルを読み込むこともできます。
Wantedly People
Wantedly Peopleは無料で使える名刺管理アプリで、同時に10枚までの名刺を一括して撮影し、データ化できる機能が付いています。手間のかかるデータの登録作業が1回で済むので、迅速に名刺データを取り込みたい方に向いています。
通常の名刺の検索や閲覧だけでなく、登録した名刺のデータ情報から相手に関連する情報や繋がりがある他のユーザーについても調べられ、人脈作りにも役立てられます。
自分に合った方法で名刺管理をしよう
名刺管理の仕方や使いやすい方法は、使う人によってそれぞれです。アプリを導入して、もらった名刺の連絡先を調べるために検索や閲覧ができれば良いという人もいますし、相手とネットワークでつながって連絡を密に取りたいという方もいるでしょう。
個々のアプリによって使い方が違いますし、名刺管理アプリ以外にもメモアプリやスキャナーのアプリで代用できる場合があるので、それぞれのやり方を検討してみましょう。
