グループウェアの概要
グループウェアは、複数人で情報を共有するためのツールのひとつです。グループウェアには、一般的な電子メールの受発信に加え、グループウェアの内部のみで使えるメール機能や、スケジュール管理、掲示板機能、ファイル共有（文書管理）機能などがあります。
グループウェア内で、プロジェクトチームなど情報共有するグループ単位のアクセス制御ができるので、企業単位でグループウェアが導入されることが多くなっています。
グループウェアの３つの選定ポイント
グループウェアの導入を検討している場合、数あるグループウェア製品の中から、何を基準に選定しようと考えているでしょうか。各グループウェアとも主となる機能は搭載しており、差別化が難しいのが現状です。
グループウェア製品の選定では、人気の高い製品から選ぶという方法もありますが、自社の利用環境をもとに、以下にポイントを置いて絞り込んでみてはいかがでしょうか。
1：クラウド版かオンプレミス版か
グループウェアには、クラウド版とオンプレミス版があり、両者の違いは「グループウェアサーバがある場所」になります。
オンプレミス版は昔ながらの、社内サーバを導入し、構築されます。社内にサーバーが必要となるため、導入・運用コストが大きくなります。
クラウド版は、 インターネットを介して外部のサーバーを利用するので、導入・運用コストが抑えられるため、人気が伸びています。セキュリティ面では不安な面もあります。
2：利用人数
利用人数によっても、選定対象となるグループウェア製品が変わります。グループウェアによっては、同時アクセス数や総利用人数によって、ライセンスが異なったり、上限が設けられているものもあります。
全社員がグループウェアを使う前提の場合は、全社員数を基準に選定します。さらにグループウェアの中に、部署ごとやプロジェクトごとにグループを作る予定の場合は、グループ数なども洗い出しておき、検討材料にします。
3：UI・操作性
UIと呼ばれる操作性も、グループウェアの選定ポイントとして重要です。人気のあるグループウェアを安易に導入すると、多機能性すぎてITスキルの低い人を遠ざける結果となる可能性もあります。
グループウェアの利用対象者として考えている人のITレベルに応じて、グループウェアも選定しましょう。ITレベルが低い人たちに使って欲しい場合は、必要不可欠な機能のみ搭載したシンプルなグループウェアが向いています。
人気のグループウェア11選
ここでは、導入数が多い、利用者の評判が良いなど、人気の高いグループウェアをご紹介します。
一般的に人気が高いからといって、誰もが使いやすいというわけではないので、各グループウェアのどのようなポイントが評価され、人気が高いのかをきちんと理解し、選定対象として検討してください。
人気1：サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、 国内5万社が導入しているといわれる老舗のグループウェアサービスです。日本の企業が開発しているため、日本人の思考や企業内作業になじみやすい使い方ができます。
グループウェアに必要な「メッセージ（メール）」「会議室などの施設予約」「スケジュール共有」「ワークフロー」などが使えます。利用者1人あたりの導入コストが安いのも魅力です。
人気2：G suite
Googleの個人向けツールを、法人向けとして一括で使用できるようになっているグループウェアです。利用時の操作性は、普段プライベートでGoogleツールを使っている人には、全く違和感なく使えるという点でも人気があります。
人気のポイントは操作性だけでなく、導入コストが抑えられる点も、経営者側から人気があります。リアルタイムで共有・更新することができるため、ファイル共有にタイムラグを感じさせません。
人気3：kintone
kintoneの人気が高いのは、エンジニアでなくてもビジネスアプリケーションを作成することができる点にあります。エンジニアを抱えない企業でも、自社として必要な機能を揃えたグループウェアを構築できます。
利用可能なサンプルアプリが備えられている点でも、利用範囲を広げられる魅力的なグループウェアといえるでしょう。
人気4：desknet’s NEO
desknet’s NEOの人気は、25種類の豊富なアプリが用意されていることにあります。25種類のアプリは、業務に必要な機能を全て網羅しているといっても過言ではありません。desknet’s NEOは、企業・団体・学校・自治体など、業種を選ばず、多くの導入実績があります。
人気5：GroupSession
GroupSessionには、企業経営の中で必要とされる情報共有機能が揃っているという点で人気があります。
グループウェアの導入を検討している企業で、想定している利用者の人数によってプランが複数ありますが、プラン選定の基準に「情報システム管理者がいるか」という要素がある点で、他のグループウェアと差別化が図れます。
人気6：ALL-IN
ALL-INとは製品の名前通り、企業活動に必要な機能が「オールインワン」状態で搭載されているグループウェアです。情報共有に必要なグループウェア機能だけでなく、「顧客管理」「営業支援」「販売管理」「人事給与・会計」といった業務管理ツールも一緒に搭載されています。
人気7：Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するグループウェアサービスです。公開は2017年なので、まだ新参者のグループウェアといえます。
新参者ながら、日ごろMicrosoft Officeなどでなじみが深い操作性も踏襲され、Microsoft製品の資料作成ツールも使えることから人気が高くなっています。オンライン会議に必要な機能が全て揃っている点でも人気があります。
人気8：iQube
iQubeは、直感的に操作ができるという点で人気があります。ITスキルの低い人でも、情報を簡単に共有・閲覧できます。豊富な機能が、比較的低いコストで揃えられる点でも人気があります。
人気9：R-GROUP
R-GROUPの人気の一番のポイントは、すべての機能が無料で使えるという点にあります。しかも、「安かろう悪かろう」ではなく、完全無料にも関わらず、利用価値の高い優れたグループウェアです。完全無料なので、試行導入してみることもできます。
人気10：Aipo.com
Aipo.comは、シンプルなUIなので、ITスキルの低い利用者を抱える企業に人気があります。
シンプルな操作性ながら、スケジュール共有やチャット、ワークフローといった、グループウェアに求められる基本機能が備えられています。情報共有を始めてみようと考えている場合、手始めとして使ってみるのも良いでしょう。
人気11：enclo
encloは、SNSに近いUIと操作性なので、SNSを使い慣れている人たちにとってなじみやすく、人気のあるグループウェアです。
社内のみに閉じたツールではなく、社内外でのやり取りが可能なので、社外の人も巻き込んだグループで、情報共有が必要な企業やプロジェクトに人気があります。
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グループウェアを導入するメリットデメリット
グループウェアの導入する企業の目的は、多くが「情報共有ツールとして」です。「グループウェア＝情報共有」のような共通認識ができあがっていますが、グループウェアを使うことで実際にどのようなメリットが受けられるのか、ご存知でしょうか。
逆に、デメリットとして考えておかなければならないことについても、検討しているでしょうか。ここでは、グループウェア導入のメリットとデメリットについてご紹介します。
グループウェアを導入するメリット3つ
グループウェア導入の目的は、情報共有であり、その目的を達するために、情報共有に必要なツールが搭載されていることが求められています。企業が情報共有に求める結果は、コミュニケーション齟齬などを排除した、業務改善にあります。
グループウェアを導入することで、以下の3つのメリットを期待できます。
1：業務連絡などの効率化
グループウェアの機能にある「掲示板機能」や「グループチャット」を使うことで、メールや電話による情報共有を補完することができます。また、グループウェア内のメールでは、送信したメールを相手が開いたかどうか確認できます。
メールの送りっぱなしや、不在者確認のための電話などを排除することができ、業務効率が上がることを期待できます。
2：ファイル共有機能でスムーズに資料確認
紙配布だったり、メール添付にしていたような資料も、グループウェアの「ファイル共有」を使えば、同じファイルの資料を複数人で参照・更新できるようになります。
単に共有サーバでファイル共有するよりも、グループウェアのファイル共有機能の方が、複数人同時アクセスに対する配慮がされているので、スムーズに利用できます。
3：マルチデバイス対応
パソコン利用に限られない、「マルチデバイス対応」のグループウェアを導入すれば、外出が多い職種の人でも、外出先でパソコンやタブレット・スマホなどで、グループウェアの利用が可能になります。
インターネット回線を利用できれば、社内にいなくても情報共有ができるため、情報共有にタイムラグが発生しにくくなります。
グループウェアを導入するデメリット2つ
グループウェアの導入により、考えられるデメリットは多くはありません。「導入したものの、なかなか社員が使ってくれない」という可能性もあるので、導入時には利用者目線で機能や操作性を検討する必要があります。
導入後に考えられるデメリットとして以下の2点が考えらます。これらデメリットが発生しないよう、導入時には導入後の姿を思い描いて検討しておく必要があります。
1：目的を明確にしないと意味がない
「社内メールを整備したい」とか、「〇〇社では情報共有のためグループウェアを導入したらしい」などの理由でグループウェアを導入してしまうと、「実はメールサーバを構築するだけの方がコストが低かった」とか、「グループウェアの利用目的がわからず、誰も使わない」という事態になりかねません。
わざわざ多機能のグループウェアを導入することの目的を明確にし、利用者に周知したうえで導入する必要があります。
2：会社の規模によってはコストが高くなる
導入するグループウェアによっては、利用人数によってライセンス費用やプランが異なる製品もあります。たった一人利用者が増えてしまったために、ライセンスのカテゴリやプランを変更しなければいけなくなり、コストが割高になってしまう可能性もあります。
導入時には、利用人数の予測をしっかりと行い、多少のゆとりを持ったライセンスやプランの契約を心がけましょう。
人気のグループウェアを導入してみよう
グループウェアの選定基準や、現在人気の高いグループウェア製品をご紹介しました。単に人気が高い、名前を知っているだけのグループウェアを導入してしまうと、自社の利用環境になじまない可能性もあります。
人気の高い製品には、人気が高いだけの理由や実績があるので、自社の利用環境を分析したうえで、自社環境に一番なじみやすそうな人気グループウェアの導入を検討することをおすすめします。
