名刺管理ソフトとしてのEvernoteの実力は？
名刺管理で人気のアプリ「Evernote」は、名刺を簡単に取り込んで一元管理でき、スマホやパソコンなどからデバイスフリーでいつでもどこでもすばやく確認できます。
Evernoteで名刺データを取り込めば、OCR処理により名刺文面をテキストとして読み取ってくれるので、検索がしやすく便利です。またスマホなどで情報をすぐに確認できます。そんなEvernoteの、名刺管理方法やメリットをご紹介していきます。
Evernoteで名刺を管理する方法
Evernoteで名刺データを保存する方法は、スマホのカメラで保存する方法、スキャナーで読み込む方法と大きく2つあります。
用途によって、スマホカメラかスキャナーを使い分けるとよいでしょう。名刺交換後にすぐにデータ化できるのはスマホカメラです。溜まっている大量の名刺をデータ化するにはスキャナーがお勧めです。
また、Evernoteプレミアムに加入すればスキャン機能や検索がさらに使いやすくなるでしょう。
Evernoteプレミアムの場合
Evernoteプレミアムプランを選択すると、名刺データをデジタル化して連絡先ノートを作成できたり、PDF形式の名刺データもテキスト内検索ができるので、とても便利です。
Evernoteプレミアムでは、スキャンした名刺情報が自動的に連絡先に追加されます。またスキャンした名刺と「LinkedIn」の情報をリンクすることができます。ビジネスで多用されたい方にはEvernoteプレミアムがおすすめです。
「名刺スキャン」機能で管理
「名刺スキャン」とは、スマホカメラで、名刺画像とともに氏名、役職、会社情報などを簡単に記録できる機能です。名刺スキャンは、Evernoteプレミアムで使用できる機能です。名刺スキャンでデータを読み込めば、自動的に連絡先に追加されます。
また、名刺文面の情報もテキスト化されて「連絡先ノート」に保存されるので、名刺交換した後、移動中にお礼のメールを送るなど、データ利用の速攻性が高いです。
無料プランの場合
Evernoteでは無料プランでも、名刺をスマホカメラやスキャナーから、画像データやPDFとして保存できます。
無料プランのスキャン機能も使いやすいです。スマホ撮影やスキャナーで、Evernoteに名刺を保存する際、画像データとして保存した場合は、名刺文面の内容をテキスト認識してデータ検索ができるので、名刺は画像データでの保存がおすすめです。
スキャナーでデータ化する
スキャナーで名刺を画像データやPDFにしてEvernoteに取り込むことができます。スキャナーを使うなら「ScanSnap」がおすすめです。ScanSnapはスキャン機能に特化しています。PDFデータも文面検索可能な状態で保存できます。
ScanSnapを使うなら「ScanSnap Cloud」と連携するのがよいでしょう。ワンプッシュでクラウド上にデータを保存できたり、データ毎に自動振り分けできます。
画像データとして保存する
名刺の管理は、PDFデータではなく画像データ（JPG形式）としてEvernoteに保存するのがおすすめです。画像データであれば、パソコンブラウザ上のEvernoteでもスマホアプリのEvernoteから閲覧しても、サムネイル表示されるので見やすいです。
また、名刺文面をテキスト検索できるので、すばやく目的の名刺を見つけることができるでしょう。スキャンの際に画像データを選択するとよいでしょう。
Evernoteで名刺を管理する３つのメリット
データの集約、検索、共有など、その使い勝手の良さにEvernoteの大きな魅力があります。
これら3つの大きな利点が、Evernoteが選ばれる理由にもなっています。では、そのメリットをご紹介していきましょう。
メリット１：名刺以外のデータも一元管理できる
Evernoteなら名刺だけでなく、アイデア、プロジェクト、タスク、WEBページ、書類、領収書など、あらゆるものを管理し、整理できます。
Evernoteは重要な情報を自由に、手間をかけずに整理できます。プロジェクトやタスク管理にも優れており、スマホやパソコンなどからいつでもどこでもアクセスできます。書類なども全てEvernoteで管理すれば、手荷物は軽くなりデスクもきれいになるでしょう。
メリット２：検索が容易
Evernoteでは、名刺以外にも、書類などの文面のテキスト検索が可能です。
画像データ（JPG形式）なら無料プランでもデータ内のテキスト検索ができます。さらに、Evernoteプレミアムなら、PDFやOffice文書内のテキスト検索も可能になるので、より一層データの検索がしやすくなります。名刺だけに限らず、全てのデータがすばやく見つかるでしょう。
メリット３：名刺の共有も可能
Evernoteなら、名刺情報を共有したい相手に、Evernoteユーザーであるかどうかに関わらずに、簡単に共有することができます。
共有方法は大きく3つあります。1つ目は名刺データのあるノートの公開URLをメールなどに記載して送る方法です。2つ目はEvernote内の機能「ワークチャット」を使用して共有する方法があります。3つ目はノート自体をメール送信する方法です。状況に合わせた方法で共有するとよいでしょう。
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名刺管理ソフト4選
個人での利用、社内での情報共有強化など、目的や用途によってEvernoteの他にも4つのおすすめソフトがあります。
それぞれに使い勝手が良いのでどれもおすすめですが、ここでは、その4つのソフトの特徴をご紹介します。
１：myBridge
国内で高いユーザー数を誇る「LINE」の名刺アプリ、myBridgeの最大の特徴は、すべての機能を無料で提供していることです。
スマホ撮影での名刺のデータ化、簡単検索、社内などでの共有管理機能が備わっています。また、LINEトーク上ですぐに名刺共有できたり、登録のない電話着信の情報を表示したり、大量に溜まった名刺を無料でmyBridgeにデータ取り込みしてくれるサービスもあるので、おすすめです。
2：Eight
100万人が使う名刺アプリ「Eight」は、名刺管理だけではなくSNSとしての機能が高いです。
相手がEightユーザーであれば、転職や役職、部署変更などで相手の名刺に変更があった時に、通知が届きます。また、アプリ内でのメッセージ送信や、自分のプロフィールのWEB公開でのアピールもできます。名刺からビジネスでのつながりを広げたい方には、Eightがおすすめです。
3：CamCard
世界で1億人以上が使う「CamCard」は16言語に対応しています。海外の取引先が多い方にはCamCardがおすすめです。
また、名刺データに、相手とのやり取りの履歴やリマインダーを追加できます。自分の名刺情報を事前登録しておけば、電子名刺の交換ができるので、名刺交換からのペーパーレスを実現できます。
会社での使用の際は、名刺データの認識性能や、セキュリティ、CRMに特化した法人版もおすすめです。
4：Sansan
名刺アプリ「Eight」の運営会社「Sansan」の法人向けAI名刺管理サービスです。利用企業数6000社以上のSansanは、AI名刺管理機能により、社員の人脈や前職情報を社内共有し取引先対応に有効活用できます。
また、取引先の人事異動や企業の最新情報が自動で配信される機能もあります。名刺情報にメモや議事録を登録して共有できるので、名刺管理において精度の高いインフラ整備をしたい企業におすすめです。
Evernoteで名刺管理にはメリットがいっぱい
Evernoteで素早く名刺データを取り込み情報整理すれば、情報アクセスも早くなり、業務時間も整理できるでしょう。今回はEvernoteでの名刺管理の方法やメリットをご紹介しました。まだまだ、名刺は紙のまま管理していて、かさばり、困っている方も多いのではないでしょうか。
導入はとても簡単なので、一度無料登録して、手元の名刺をカメラやスキャナーでデータ化してみるのもよいのではないでしょうか。
