組織図の考え方
最近では企業などのホームページを見ると、必ず組織図も掲載されています。組織図とは、その組織や団体、会社の内部構造を表現している図解で、概ねの場合チャート式に構成されています。スタッフや所属、役職などをボックスを代表した図形で表現された考え方です。
今回は、組織図とは何か、その考え方などにスポットを当ててお送りする特集です。ご自身の所属先には組織図がありますか。
組織や会社の内部構造を示すもの
組織図の考え方として大切なことは、内部構造が分かりやすく示されているかどうかです。普通は見やすくするために工夫がなされています。
画像や連絡先情報、メールアドレス、ページのリンク、アイコンとイラストなども多彩に使用されています。それぞれを直線や折れ線で繋ぎ合せ、組織構成の現行を一般公開して明示するというのが基本的考え方です。
組織図に記載すべき事項
組織図の書き方や考え方は、とにかく分かりやすさをテーマにしていれば自由形式です。その際、最低限これだけは明確に入れる必要があるという条件もあります。どんな部署で誰が関わり、その組織の体制やプロジェクトについて、その役割といった内容です。
ではさらに、組織図に掲載する事項について、具体的な中身を見ていきましょう。
部署名
組織図を構成する際の考え方として欠かせないのは、各パーツとなる部分の明確化です。まずは部署名です。各事業での部署ではどのような役割分担が発生しているのでしょうか。どの部署で何を行っているのかを確認します。
大きな企業であれば部署単位の構成や規模もある程度把握できているはずです。しかし問題なのは、小さな会社のほうです。意外と部署と役割についての線引きや考え方が不明瞭なところが多いという欠点があります。
役職
組織図を構成するために把握しておくべき項目の考え方として、役職の明示は欠かせません。会社組織の役職というのはたくさんあります。
馴染み深いところでは会長、社長といった肩書きがあります。また近頃は欧米のようにCEO、COOといったアルファベットでの肩書きもよく耳にするようになりました。自社での役職の種類や呼び方、その数や考え方などを整理して、組織図の中に盛り込むということです。
名前
会社組織の中には、その会社だけの特有な名称を持った部署も珍しくはありません。例えば「倫理コンプライアンス委員会」「ファクソリーソリューション事業部」といった、他に類があまりないような部署です。
そのような名称や名前というものは、特に気を使って間違いがないように配慮しましょう。また、名前だけでは業務内容が分かりずらいという事例も多いため、できるだけ補足などを加えておく必要性もあります。
連絡先
組織図はチャート式になった図解で示した構造なのが一般的に多く、各部署の名称が並べられそれ以上も以下もないという考え方が多いと見受けられます。活用できる組織図にしたいと思うのなら、各部署の連絡先を記載することをおすすめします。
あまり多くの項目をごちゃごちゃさせたくないのであれば、どこか代表的な部署をチョイスしてもいいでしょう。誰がいつその組織図を見ていて問い合わせがあっても対応できる工夫が必要です。
メール
メールアドレスの表記についても、上記と同じような考え方です。電話連絡をするほど緊急なことではない場合、問い合わせの基本となる媒体はメールが主流です。
余裕があれば、作成する組織図の中にメールアドレスを掲載することをおすすめします。またウェブ上であれば、クリくした際にメールが立ち上がるようリンクしておくとよいでしょう。
写真
まだまだ取り入れている会社や団体は全体的に見ても限られてはいますが、組織図の中に関連性の高い写真画像を入れるという考え方もあります。
例えば、各部署での役職に該当する人物のプロフィール写真などを盛り込むと、見栄えも分かりやすく他社から差別化できるというメリットがあります。画一化されてフラットなイメージが強い組織図の常識を、写真の入れ方一つで覆すことも可能です。
組織図の考え方で大切な7つのポイント
組織図を作成するためには、幾つかの注意点と手順があります。やはりいきなり作りだすということよりも、そこに掲載する素材の吟味から開始して、的確な表示を心がけなくてはなりません。それ以外の考え方やフォーマットは自由でありとくにルールはありません。
では、組織図の考え方として大切なことを7つのポイントに絞ってご紹介します。
ポイント1：組織管理ができるかを考え抜く
組織図を作成する目的として大きい理由、それは組織管理のために役立てるという点です。どこにどんな部署がありどのように機能しているのか、その関連性や相関性がわかるようにしておくによって、さまざまな指示や伝達にも役立つからです。
この件に関する問い合わせや意見はどこの部署にしたらいいのかという疑問も、組織図が明確に示されていれば、判断しやすくなり社会的にも信用性が高まります。
ポイント2：採用活動ができるようになるかを考える
組織図は、その組織内にて採用予定人材を把握することにも役立っています。組織全体の考え方がビジュアル化されていることで、どの部署にどのようなポジションにつく人材を採用し配置させるのかが誰にでも理解できるからです。
特に新卒採用時などの応募者へ組織構造を理解してもらう際に見せることができます。組織図があるということは本格的に組織化されている企業であるという印象を与えます。
ポイント3：写真を使用することで名前と顔が一致する
組織図をシンプルにしたいという企業が多いようですが、それがかえって差別化できていない要因になっています。どの企業の組織図を見ても同じで無機質に作られ、いかにもツールで作りましたというインスタントな印象です。
そこでおすすめなのが、写真をもっと多く取り入れた組織図を作るという考え方です。その部署の責任者のプロフィール写真なども掲載するとリアリティも増すので、より具体的なイメージができます。
ポイント4：様々な図形や色を使い分ける
できれば組織図の作成は図解の形などもいろいろ取り入れることをおすすめします。大概の場合、長方形のボックスに部署名が記入されて終わりという考え方がメインです。そうではなくおしゃれな素材などでポップな仕上がりにすることも可能です。
会社のイメージにも関わる場合がありますが、多くの場合、一般向けにライトで受け入れやすい組織図を求めているはずです。また単色ではなくカラフルに取りまとめるのもおすすめです。
ポイント5：陳腐化しないようメンテナンスする
組織の関連ずであることは、定期的に変化もあると言えます。特に人名などを掲載している組織図の場合、人事異動などがあり部署が入れ替わるといったケースも想定されます。組織図が陳腐化しないためには、定期的なメンテナンスもしていく必要性があります。
そのためにも、一度作った組織図についてのデータは保存し、フォーマットなども雛型を作っておくことをおすすめします。
ポイント6：目的と範囲を定義する
組織図に掲載する各部署や役職などには、担当する範疇が決められているはずです。例えば問い合わせなどを直接受けるのは、サービスセンターやコールセンターの役目であり、いきなり専務や取締役、ましてや社長や会長職の人物へダイレクトに行くことはあり得ません。
組織の目的や範囲について定義化させておくことはとても大切です。この件に関しては、ここの部署に聴いて欲しいといったことがわかりやすいようにしておきましょう。
ポイント7：見やすさを重視する
組織図の考え方で最大ンポイントとなるのは、見やすさを整えているか否かです。やはり最終的に求めるのは、第三者がその組織図を見た時に、何を言わんとしているのかが理解できるように仕上がっているかという点です。
いくら斬新な発想やイノベーションを起こしたいからと、何でもかんでも刷新し目立てばよいということではなく、自分たちの組織がどれだけ明確なのかを知ってもらうことがベースになくてはなりません。
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組織図の種類
組織図は図解入りでツールを使ってチャート化するというのが一般的な考え方です。では組織図の種類はどのくらいあるのでしょうか。ここでは組織図の主な種別についてご紹介します。概ね、一般的に利用されている組織図は、以下のようなパターンがあります。
階層型組織図
階層型組織図とは、従来からよくある企業の組織構造形態の一つです。権威や責任の大きさや重さで判断し、最も重要人物や役職を有数に置きます。そこから徐々に下方や左右に枝葉となって分散されていきます。
通常では社長、部長、課長、係長、社員といった階層別に組織されていきます。まるでピラミッドのような図式形態なので「ピラミッド型組織図」「ヒエラルキー型組織図」とも呼ばれます。
マトリックス型組織図
マトリックス組織図とは、最近の傾向でよく見られる組織図で、トヨタグループが最初に採用して広まっていきました。マトリックスの特徴は、行と列で表現された図表のことを指します。縦と横の項目が交わって表現された格子状の図です。
縦列と横列でのルールを決めて配置できるので、二つの内容が見てわかるというメリットがあります。例えば所属機関と役職を縦横で決めておけば、その相関図を見ることで理解できる考え方です。
フラット型組織図
今多くの企業は採用して主流となっているのは、おそらくフラット型組織図です。権限を持った部署が数か所あって、上から下へ流れて裾広がりになっているのが階層型なのに対して、社長や役員など一部を除いてフラット化した図式という概念が現れました。
より現場を直接結びつけその現場同士が公平に並んでいるような表現をしています。例えば営業、総務、人事、製造などの部署が、すべて横一列に並んでいます。
組織図の考え方をちゃんと理解しよう
以上が、組織図を作成する際のポイントです。どのような組織でどんな商品サービスを提供しているのかにもよりますが、多くの組織や団体の構造やシステムの考え方は均一化されています。
どこにどんな部署が配置されて誰が統括しているのかなど、誰が見ても理解できるような工夫をすることが大切です。それにオリジナリティを加えた組織図ができれば、差別化するアイテムとしても活かされます。
