緊急連絡網とは？
緊急連絡網は会社や学校など組織で作成します。大きな災害などがあった時に備えて、事業継続のため緊急連絡網が役立ちます。学校ですと保護者への連絡や連携のために使用しているケースが多いでしょう。
目的があって連絡を取り合う必要がある場合、緊急連絡網はとても重要です。緊急連絡網を作成する意味はあるのか調べてみましょう。
作成の必要はあるのか
緊急連絡網は大きな災害が発生した時に従業員と連絡を取るシステムです。2011年に起った東日本大震災以降から、従業員の安否確認や企業から家族へ連絡を取る目的で作成する企業が多くなりました。
最近は地震以外にも台風や噴火など自然災害が多発しています。荒れた天候の時には、無理に出社することが無いように緊急連絡網を使って社員へ伝えます。最近は個人に直接連絡できる手段が多くあるので、作成をしておくと便利です。
緊急連絡網の3つの目的
緊急連絡網は災害時に役立ちますが、作成する事でいくつかのメリットがあります。緊急時に連絡網があることで正しい情報が確認できます。緊急連絡網の目的を知って、もしもの時に役立てましょう。
緊急連絡網の目的1：情報共有
緊急連絡網を作ると社内の情報を共有できる目的があります。地震の時の安否確認では同じ人に何度も連絡する必要が無く、同僚同士で連絡する必要が無くなります。同じ情報を多くの人が共有する事で連絡する手間が省け時間を有効に使えます。
また、インフルエンザやパンデミックの発生時、情報を共有する事で予防への対策効果もあります。緊急連絡網を作ることで、スムーズな情報伝達が可能になり管理者も助かるでしょう。
緊急連絡網の目的2：情報の迅速な伝達
緊急連絡網を作っておくと迅速で確実な安否確認ができます。メールや安否確認システムを使うと災害発生と同時に社員や関係者全員にメッセージを送信できます。電話で確認をすると直接話せるため、どのような状況なのかわかりやすいです。
緊急連絡網を使って誰に連絡をしたのかどうか明確になるので、連絡漏れが無くなります。少しでも早く連絡をするための手段として緊急連絡網が役立ちます。
緊急連絡網の目的3：迅速な対応
緊急連絡網を作っておくと、個別の連絡先がわかるので速やかに対応できます。災害時はパニックになりがちで、地震の時は必要な書類を簡単には見つけられません。緊急連絡網を作っておくといざという時にスムーズに用意ができ連絡をすることができます。
連絡をする立場にある人も、緊急連絡網があることで負担を軽減することができるでしょう。短時間で多くの人に連絡を取る手段として緊急連絡網は有効です。
緊急連絡網の5つの導入手段
自然災害が増えたことで社会全体が緊急連絡網の導入を考えています。大手のセキュリティ会社でも緊急連絡網サービスを提供しており、目的にあわせて便利に使うことができます。
緊急連絡網は24時間いつでも使える体制でないと意味がありません。いくつかのシステムを組み合わせて使用する方法もあります。導入手段は色々ありますから、使用する人数や目的にあわせて選びましょう。
緊急連絡網の導入手段1：電話
電話で生存確認をするのは最も一般的な方法です。あらかじめ作成しておいた緊急連絡網を使って、社員に電話をします。携帯電話の普及で多くの人がどこにいても連絡がつくような状況になっています。安否確認の目的として電話を使えば簡単に話せるでしょう。
電話連絡は最も簡単なやり方ですが、緊急時は電話がつながりにくくなる可能があります。大人数に連絡をする場合はとても効率が悪くなるでしょう。
緊急連絡網の導入手段2：メール
安否システムの中に緊急連絡網として登録してある人に一斉メールできるサービスがあります。これは、いざという時に限られた時間で確実に情報を届けられるシステムです。電話連絡ですと一時的に電話がかかりにくくなる場合がありますが、メールですとスムーズに配信され目的が達成できます。
このようなシステムではメール配信に高速のエンジンを使用しています。大人数に一斉メールする事も可能で迅速に配信してくれます。
緊急連絡網の導入手段3：チャット
最近は緊急連絡網としてLINEのようなチャットシステムが注目されています。ビジネス用のチャットシステムを緊急連絡網として利用すれば簡単に連絡が取れます。チャットシステムを利用すると、一度に複数の相手と連絡が取れるので会社側としても便利です。
ただし、従業員の中にはチャットシステムを使い慣れていない人やスマホを所有していない人います。緊急時連絡の目的として導入する時は、セキュリティ面も保証も重要です。
緊急連絡網の導入手段4：文書・掲示板
緊急時に電話連絡やメールは時間が経つにつれて利用が難しくなってきます。そんな時には掲示板を使って安否確認をすると良いでしょう。メインの連絡手段が難しくなった時、サブの連絡方法として取り入れます。
掲示板は目的ごとに利用できるように複数用意しておきます。上層部用が利用するメッセージ機能タイプと一般社員が現状報告を行うコミュニケーションタイプがあると混乱しないでしょう。
緊急連絡網の導入手段5：安否確認システム
安否システムは、自身や災害が発生した時に、責任者がワンタッチで緊急連絡メールを一斉送信できるシステムです。地震、台風、噴火などの災害状況によって出社や大気の指示を設定しておくことができます。導入する事で、管理する人の手間や責任を軽減する事ができます。
安否システムはメールを開封した時点で発信者に通知される仕組みになっています。生存確認の目的も達成できるので便利でしょう。
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緊急連絡網作成上の注意点4つ
万が一の時に役立つ緊急連絡網は、作成の時にいくつかの注意点があります。スムーズに連絡先を集めるにはそれなりの安心感が必要でしょう。緊急連絡網を作る時に重要な注意点を確認しましょう。
緊急連絡網作成上の注意点1：利用目的を明示する
緊急連絡網を作成する時は従業員に利用目的を示す必要があります。お知らせなどを使って用途をまとめて記載しましょう。利用目的に納得できない社員は同意を得られないこともあります。
その場合、無理に情報を提供してもらう必要はありません。利用目的を理解してくれた人だけで緊急連絡網を作りましょう。
緊急連絡網作成上の注意点2：対象者の同意をとっておく
緊急連絡網を作成する時は、社員の同意が必要になります。ビジネス用の連絡先以外にも情報登録が必要な場合があります。導入する前には社員とよく話し合って納得が得られたら緊急連絡網を作成します。
会社の上層部だけで決定してしまうと、導入する時に混乱が生じます。個人情報を扱う事になりますから、対象者一人ひとりと話し合って同意を得ることが大切です。
緊急連絡網作成上の注意点3：第三者への提供・複写・転載を禁じる
緊急連絡網を作成する時は、第三者への提供や複写などを禁ずる項目を記載する必要があります。個人情報に関しては多くの人が敏感になることでしょう。悪用されないように正しく使う事をわかってもらう事で緊急連絡網が作りやすくなります。
緊急連絡網作成上の注意点4：保管に注意する
緊急連絡網は速やかに社員と連絡を取るために作ります。社員の個人情報はしっかりと管理しなければなりません。第三者に利用されないように保管方法に注意が必要です。自社だけで保管するのが困難な時は、緊急連絡網システムを利用すれば、セキュリティ体制が万全なサーバでデーターを保管してくれて安心です。
緊急連絡網の例
緊急連絡網を作る時、どのように作るか考えるでしょう。パソコンがあれば簡単にダウンロードできるテンプレートが配布されています。目的に応じてさまざまな連絡網がありますから探してみると良いでしょう。
エクセルを使用した緊急連絡網は、使用する目的に応じて簡単に修正もできます。使いやすい形に変更して利用すると良いでしょう。
自社に適した目的に合う緊急連絡網を作ろう
緊急連絡網を作成する時は、注意点が多くありました。使用目的をはっきり伝えてセキュリティ面も万全ならば作成するのは難しくないでしょう。企業は管理者のためにも目的にあった緊急連絡網が必要です。
