総務がマイナンバーを管理する際の留意点10個｜使用する業務3つ

総務には危機感をもってマイナンバーを管理する義務がある

2016年より始まった「マイナンバー制度」により、総務には社員の個人個人のマイナンバーを適切な状態で管理しなければならない、という義務が発生しています。

総務が管理すべきマイナンバーは2種類、社員個人のものとその社員の扶養家族についてのマイナンバーです。どうして総務がマイナンバーを管理するのかというと、「給与支払報告書」や「給与所得の源泉徴収票」を作成する時に必要となってくる情報だからです。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点10個

重大な個人情報を総務が保管・管理するにあたっては、個人情報流出などのリスクを避けるために注意しておくべき点がいくつかありますので、ここからは10個の留意点を紹介いたします。

総務によるマイナンバーの取り扱いについては、特定個人情報の保護措置を行う必要があります。これは大企業だけでなく、小規模な会社であったとしても変わりません。マイナンバーの取り扱いでは、特定個人情報の保護を行う必要があります。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点1：収集方法をどうするか

まず、個人情報である社員のマイナンバーを総務が収集する際には、従業員に対してどのような目的で収集するのか、「個人番号利用目的通知書」を明示した上で全員にそのことを周知しておく必要があります。

マイナンバーはマイナンバーカードと通知カードの2種類があり、マイナンバーカードはそれ1枚で本人確認まで行えます。しかし通知カードのみの場合には、別途運転免許証などの本人確認書類が必要となるでしょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点2：書類の管理をどうするか

総務が収集したマイナンバーを管理する場合、それが書類のものであればしっかりとした鍵のついた場所や金庫に保管する必要があるでしょう。

事業者は、継続的に雇用している社員や継続的に契約している社員について、収集したマイナンバーを管理しておく必要があります。マイナンバーを書類で管理する場合にはどこに保管するのかを決める必要がありますが、鍵のかかる場所など簡単に開けられない場所を選定しましょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点3：データの管理をどうするか

総務が収集したマイナンバーを電子データで保管・管理をする場合には、専用の媒体にデータを保存する、アクセス制限をかけるなどの対策を行っておきましょう。

マイナンバーのデータについては、1か所での管理が望ましいです。総務では給与管理ソフトなどにマイナンバーデータを取り込んだ場合、そこだけに情報を残すように他のデータは廃棄する方がよいでしょう。複数でデータを残しておくことは、情報漏洩のリスクを高めます。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点4：情報漏洩の対策をどうするか

マイナンバーを総務が管理していく上で、もっとも危険な情報漏洩については取扱責任者を決めておく、取り扱う場所を決めておく、万が一のときの報告体制を整備しておくことが必要です。

マイナンバーを取り扱える総務の人材を限定しておくこと、マイナンバーを取り扱う場所も限定しておくことで情報漏洩するリスクを減らします。取り扱うパソコンなどにセキュリティ対策をしておくなど、できるかぎりの対策を行っておきましょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点5：取扱者をどうするか

マイナンバーを総務で管理するにあたっては、取り扱う責任者を決めておき、その人員に対して研修などを行い、マイナンバーに対する正しい取り扱い方法を理解させておきましょう。

取扱者を決めておいても、取扱者のマイナンバーに対する保護意識が低ければ、そこから情報漏洩に繋がる場合があります。取扱者を決め、さらに取扱者が正しくマイナンバーの取り扱いを行っているかを監視する責任者も決めて監督しましょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点6：保管期間は決まっている

総務は社員やその扶養家族のマイナンバー情報について、必要なだけの期間保管する必要がありますが、保管期限を切れた情報については適宜廃棄処分を行っていく必要があります。

マイナンバーが記載された書類のうち、給与所得の扶養控除や配偶者特別控除・保険料控除などから、住宅借入金等特別控除の申告書、源泉徴収票は7年です。その他、雇用保険関係は4年、労災関連は3年、本校保険・厚生年金関連では2年となっています。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点7：書類の廃棄をどうするか

上記で説明しましたマイナンバーの保管期間を過ぎたものについては適宜廃棄していくのですが、書類を廃棄する場合にはシュレッダー処分や焼却処分など、再利用不可能な状態で廃棄する必要があります。

企業内で行わず、機密文書廃棄などのサービスを行っている外部の業者を利用することもできます。しかし、この場合は完全確実に廃棄が行われたことを確認しなければなりません。廃棄の証明書発行をしている業者を利用しましょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点8：データの廃棄をどうするか

デジタルで総務が保管しているマイナンバーを廃棄する場合には、復元できないように削除専用のソフトウェアを使うことや、物理的にデータを入力したものを破壊するなどの手段があるでしょう。

簡単にパソコン上などで削除しただけでは、パソコンに詳しい人は簡単に復元してしまうことがあります。データの削除や破壊が行えない場合には、外部に委託するということもできます。この場合も、廃棄に関する証明書が必要となるでしょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点9：管理記録をどうするか

総務がマイナンバーを管理するにあたっては、収集から保管中のデータ、廃棄したデータなどすべてを管理記録として残しておく必要があります。

マイナンバーの取り扱いをどうしているのか、取扱者や取り扱い場所、取り扱う方法について記録に残しておきます。誰がいつ取り扱ったのか、いつ誰がマイナンバー情報を廃棄したのか、復元不可能な方法できちんと廃棄されたことを確認するなど、細かく記録を残しておきましょう。

総務がマイナンバーを管理する際の留意点10：外部委託はどうするか

マイナンバーを自社で管理することが難しいと判断した場合は、外部に委託して管理してもらうこともできますが、その場合でも企業の監督責任はなくならないので注意しましょう。

あまり規模の大きくない会社では総務で管理するのではなく、外部に管理を委託する事もできます。しかし、外部委託でも監督責任は自社にあります。適切に管理している業者の選定、管理方法の確認、実際に適切に管理されているかの確認は必須でしょう。

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総務がマイナンバーを使用する業務3つ

総務が社員や社員の扶養家族のマイナンバーを使用する業務については、大きく分けて3つほどあります。

その業務とは所得税や住民税の計算について、源泉徴収票の提出、社会保険の加入手続きなどとなっています。取り扱いの難しいマイナンバーですが、これらの業務のために総務はマイナンバーを管理する必要が発生します。

総務がマイナンバーを使用する業務1：所得税・住民税の計算

総務は毎月社員の給与に対する「所得税」や「住民税」の計算を行い、必要額を控除した給与を社員に対して支払っているのですが、この時の計算にマイナンバーが必要となっています。

社員の「所得税」や「住民税」については、その社員に扶養家族がいるかどうか、何人の扶養家族がいるのかでも金額が変わってくるためです。社員だけどなく、扶養家族のマイナンバーも必要とされるのはそういった理由からです。

総務がマイナンバーを使用する業務2：源泉徴収票の提出

総務は毎月の所得税・住民税の計算と共に、毎年12月になれば年末調整として「給与支払報告書」や「源泉徴収票」を提出することになりますが、この時にもマイナンバーを使用するとになります。

マイナンバー法が施行されて以降、源泉徴収票などにはマイナンバー記載欄などが追加されています。総務は、そこにマイナンバーを適切に記載する必要があるためです。

総務がマイナンバーを使用する業務3：社会保険の加入手続き

新入社員や中途採用で新たに社員を採用した場合、その社員の社会保険の加入手続きをする際にマイナンバーを提示する必要があります。

社会保険以外に、雇用保険関係の届け出でもマイナンバーの記載が必要となっています。もしもマイナンバーが記載されていなかった場合、再提出のため返戻されることがあります。

総務は適切な手段でマイナンバーを管理しましょう

マイナンバーは総務の業務には必要な情報ですが管理が難しいので、今回の記事でご紹介した管理する際の留意点を参考に、適切に管理していきましょう。

もしも保管・管理が難しいという場合には外部に委託するという方法もありますが、監督責任は自社にありますのでそのことに注意しておく必要があるでしょう。