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2019年06月07日

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ

本記事では、ScanSnapの高機能なスキャンを最大限に活用するための方法をご紹介します。ScanSnapの活用法の一つであるOCR技術についての豆知識もまとめていますので、スキャンをおこなう際の参考にしてみてください。

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ

ScanSnapとは?

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
ScanSnapは、PHU(富士通とスキャナ部門で事業統合)から発売されているスキャナです。スキャン機能に特化しているため、プリンター複合機のような他の機器に付いているスキャン機能よりも、高性能な読み取り性能を持っています。

ScanSnapは、家庭でもビジネスでも活用できる便利機能が数多く搭載されており、生活に役立つ活用方法が満載です。ぜひチェックしてみてください。

ScanSnapの仕様や値段

ScanSnapは、活用目的や予算に応じて、現在5種類の機種が販売されています。ScanSnapには、Amazonで4万円台のフラグシップモデルiX1500、2万円台のエントリーモデルiX1300i、約5万円の非接触スキャナーSV600があります。

持ち運んで活用することを検討している人には、2万円台のモバイルモデルiX100や、1万円台のコンパクトモデルS1100がおすすめです。

ScanSnapの特徴

ScanSnapはモデルにより異なる特徴を持っていますので、自分の活用方法と各機能を照らし合わせて最適なものを選ぶとよいでしょう。

iX1500はタッチパネルによる直感的な操作性とクラウド連携など充実した機能が特徴です。S1300iはクラウドとの直接連携機能などはありませんが、その分安価なモデルとなっています。SV600は冊子やA3書類を置くだけで傷めずそのままスキャンすることができます。

こんな活用法も! ScanSnapの活用方法10個

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
ScanSnapは家庭や会社において、ありとあらゆる書類の整理に活用できます。スキャン専用機ならではの機能に注目してみてください。

ScanSnapはモデルによって対応している機能が異なりますので、自分がスキャナを活用してやりたいと考えていることに対応しているモデルを選ぶ必要があります。ScanSnapのおすすめ活用法を10個ご紹介しますので、参考にしてみてください。

ScanSnapの活用方法1:今後使うかわからない書類をPDFで保存

家庭でもビジネスでも増えがちな書類は定期的な整理が必要ですが、紙のまま保管しておくと管理が非常に大変です。今後使わなさそうでも、捨ててしまうのは心配な書類はスキャンしてしまいましょう。

SnapScanなら書類をスキャナにセットしていくだけで、次々に書類を高速でデジタルデータ化することができます。iX1500とiX1300iは一度に複数枚セットして、まとめてスキャンすることもできます。

ScanSnapの活用方法2:名刺のデータ化

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
ScanSnapの5モデルすべてに名刺管理機能が付いています。専用アプリケーションScanSnapHomeを使うことで、スキャンした名刺から電話番号やメールアドレスなどの情報を抽出して連絡先データとして活用できます。

名刺のスキャンは多彩なファイル形式を選べるので、他の名刺管理サービスとの併用もスムーズです。iX1500とiX100はクラウド上の名刺管理サービスと直接連携して活用できます。

ScanSnapの活用方法3:家計簿用のレシートスキャン

ScanSnapの家庭での活用方法としてまずおすすめしたいのが、家計簿用のレシートのスキャンです。ScanSnapでは、レシートを読み取るだけで利用店名や合計金額など、家計簿を付けるのに便利な情報が自動で抽出されます。

写真でレシートを1枚1枚撮影するよりも手軽にデータを取り込むことができ、クラウド家計簿といったサービスと連携することでデータとして見やすい家計簿づくりに活用できます。

ScanSnapの活用方法4:A3書類のスキャン

SV600はA3までの書類を折らずにスキャンすることができ、S1300i以外のシリーズは2つ折りにすることでA3書類のスキャンにも対応できます。S1300iはA3書類に対応していないので注意が必要です。

ポスターのような大きなサイズのスキャンは、複合機の場合、かなり高価で高性能なモデルでないとできないことが多いです。A3書類をたくさん保存したい人はスキャナを活用することを検討してはいかがでしょうか。

ScanSnapの活用方法5:写真の管理

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
デジタルカメラ以外で撮影した写真をデジタル保管する場合にもScanSnapを活用できます。デジタルデータで保管することで経年劣化のない状態で保存することができます。

ScanSnapは、クラウド連携機能を使って離れたところにいる人に即座に写真データを共有することもできます。枚数が多い場合メールで共有するのはとても大変ですが、スキャンならいくつもの写真データを高速で簡単に共有できます。

ScanSnapの活用方法6:クラウドで情報共有

各種クラウドサービスとScanSnapを連携することであらゆる書類を同じ場所にまとめ、一元管理して共有可能です。iX1500とiX100はクラウドと直接連携して周囲と情報共有するのに活用できます。

グループで必要な情報を一括でまとめておけば、共有したい情報の追加も簡単です。iX1500はタッチパネル式で、誰でも簡単にワンタッチ操作でスキャンできるので、書類に合わせたスキャン方法の選択も容易です。

ScanSnapの活用方法7:書類の検索性を高める

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
ScanSnapで読み取った書類を保管しておくと、あとで書類が必要になった際に検索も簡単です。ScanSnapではPDFや画像(JPEG形式ファイル)として書類を保存する際に、全文検索が可能な書類として保存することができます。

全文検索可能な書類としてスキャンしたPDFや画像は、取り込んだあともPDF・画像内にあるテキストに含まれる言葉に検索をかけたときに表示されるようになります。

ScanSnapの活用方法8:会計ソフトとの連携

ScanSnapを対応会計ソフトと連携することで、領収書をスキャンするだけで自動で必要なデータを認識し入力することができます。ついつい溜めてしまった領収書も読み取らせていくだけで簡単に登録できストレスフリーです。

データ入力の手間を大幅に削減し、経理作業の効率化に活用できます。フリーランスで働く人の確定申告もScanSnapと会計ソフトがあれば、帳簿の作成時間を短縮し業務に専念することができます。

ScanSnapの活用方法9:私的利用する書籍の「自炊」

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
本の内容をまるごとPDF化してデジタルデータとして保存するいわゆる「自炊」も簡単におこなえます。私的利用の範囲を超えない限りで書籍をPDF化することができます。

増えすぎて管理しきれない本や、紙が劣化してしまった本は自炊して保存することでデジタルデータとして長期保管することができます。SV600であれば本を裁断せずに自炊できるので、元の本を傷つけることなく自炊することも可能です。

ScanSnapの活用方法10:OCRで書類をテキストデータとして抽出

紙の書類やPDF・JPEGの文字情報をパソコン上で編集可能なテキストデータに変換することができます。OCRは読み取った画像や書類に含まれる文字を自動認識して、膨大なフォントデータと一文字ずつ照らし合わせることで文字を識別します。

OCRは読み取りのコツを押さえることで文字の識別ミスを減らすことができるので、ScanSnapのOCRを最大限活用するために後述のOCRの豆知識も確認してみてください。

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ScanSnapに活用されているOCR技術に関する豆知識5つ

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
ScanSnapに搭載されているOCR(光学的文字認識)技術は、スキャンしたものの文字情報をテキストデータとして抽出することが可能です。OCRは身近な機器にも活用されており、これからも技術発展が期待されています。

OCRは特性を知ることで活用の幅が広がります。上手くOCRが使いこなせないと感じる人はOCRの豆知識を確認してみてください。

ScanSnapにも活用OCRの豆知識1:身近なものにもOCRは使われている

光で文字を読み取りテキストデータに変換するOCRの技術は、銀行振込の用紙読み取りや、自動車のナンバープレートの読み取り装置に使われています。

AI-OCRというAIによる機械学習を活用したOCRも注目されています。AIをOCRに導入することで手書き文字の認識や、形式の違う伝票や領収書の自動認識技術などがこれからも向上していく可能性があります。

ScanSnapにも活用OCRの豆知識2:OCRの文字認識率が高い原稿とは?

OCRはパソコンにおいて一般的に使われているフォントで書かれた書類であれば、かなりの精度でテキストデータに変換することができます。

ScanSnapはコントラストや裏写り軽減など多彩な読み取り時の設定がおこなえるので、設定を変更することで文字認識率が上がる場合もあります。書類の使用目的に合わせてさまざまな設定を試してみるとよいでしょう。

ScanSnapにも活用OCRの豆知識3:OCRの文字認識率が低い原稿とは?

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
パソコンのフォントでも、飾り文字のようなデザイン性の高いフォントだとOCRでは上手く読み取り辛いです。文字が斜めに印刷された書類や、極端に字が小さい書類なども、OCRでは上手く識別できないことがあります。現状のOCRでは手書きの文字を読み取ることも基本的に難しいです。

ScanSnapでも、PDFを検索可能なPDFとして保存するためには、スキャンしたい言語ごとにOCRパックが必要です。

ScanSnapにも活用OCRの豆知識4:PDFを検索可能なデータに変換

PDFは異なる環境のパソコンでもファイルを認識できるようにするため、普通に保存すると文字をテキストデータとして保持することはできません。しかし、OCRの文字認識技術を使うことでPDFに含まれる文字データを検索可能な文字列に変換することができます。

ScanSnapは書類をPDF化する際に、検索可能なPDFとしての保存形式を選択することができ、PDF内に含まれる文字列に検索をかけることが可能です。

ScanSnapにも活用OCRの豆知識5:書類をオフィスソフトで編集可能にする

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
スキャンした書類や、保存済みのPDFをScanSnapのOCR技術を利用することでword・excel・powerpointの各オフィスソフトで編集可能なファイル形式に変換することができます。

wordの段組みやexcelの表のような形式も、単純なものであればある程度自動で認識して読み取ります。複雑なレイアウトは崩れてしまうこともありますが、文字やデータの入力の手間は大幅に省くことができます。

ScanSnapの活用方法を知ろう!

ScanSnapの活用方法10個|OCR技術に関する豆知識5つ
ScanSnapを最大限活用することで家庭内や社内での情報共有や情報整理のやり方そのものを効率的に変えていくことができます。紙での書類保管が最低限で済むようになり、検索性も高いので大切な書類を適切に管理することが可能です。

OCR技術は使いこなすことで情報入力の手間を減らすことでき、データ入力にかかる時間を削減することにつながります。OCR技術の特徴を知って実際に活用してみてください。

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