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2019年05月28日

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し

ビジネスで必要不可欠な名刺情報をもっと有効に活用するツールとして注目を浴びているのが「名刺アプリ」や「名刺ソフト」です。名刺をスキャンするだけで名刺情報をデータ化できる優れたツールです。今回は名刺管理の方法やスキャンの必要性についてご紹介します。

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し

名刺をスキャンする必要性

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
ビジネスで相手先の担当者などと交換する「名刺」には、担当者名や社名はもちろんのこと、さまざまな情報が記載されています。特に営業関連の仕事の場合、名刺情報はとても重要な情報源の1つです。

最近話題を集めている「名刺アプリ」や「名刺ソフト」では、名刺をスキャンすることで名刺情報を即時にデータ化します。名刺をスキャンしてデータ化すれば、デジタルで名刺情報を管理できるほか、紛失などの心配もありません。

名刺管理を見直す

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
これまでの名刺管理の手法では、名刺サイズの専用ファイルに保管したり、名刺をコピーしてファイリングする方が多い傾向にありました。

アナログな名刺管理は保管する場所のスペースも必要になり、また名刺を探す場合に1から探さなければならないので時間がかかるのが悩みでした。しかし、最近の名刺アプリでは名刺を即時にデータ化することができるため、名刺の検索なども簡単に行うことができます。

名刺はスマホで取り込む?スキャナーでスキャン?

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
最近人気を集めている「名刺アプリ」では、携帯電話のカメラ機能を利用して名刺データを取り込むことができるものが多い傾向にあります。

また、オフィスで名刺管理をスムーズにデータ化できることを考え、スキャンナーを利用して名刺をスキャンすることができるようにしているアプリやソフトも多く存在します。

携帯のカメラ機能でもスキャナーでスキャンする場合でも併用して使えるソフトやアプリが多いのも便利なポイントです。

名刺スキャンの方法は?名刺スキャンの基礎知識6つ

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
名刺データをデジタル管理するために誕生した「名刺スキャン」は、手の平サイズのコンパクトなものが多い傾向にあります。

外出先や出張先などでも手軽に名刺をデータ化できるだけでなく、荷物としてもかさばらない点が人気を集めています。

これから名刺スキャンの購入を考えている人のためにも、名刺スキャンの基本となる使用方法や選び方についてご紹介いたしましょう。

名刺スキャンの基礎知識1:名刺専用のスキャナーでスキャンする

名刺データをデジタル管理する方が増加傾向にあるため、現在は数多くの名刺専用スキャナーが販売されています。

名刺専用スキャナーは、外出先などでも名刺を簡単にスキャンできるようにコンパクトなサイズのものが多く、持ち運びも便利なのが魅力です。

また複数枚の名刺を短時間でスキャンしてデータ化したい場合は、名刺専用のスキャナーでスキャンすることをおすすめします。

名刺スキャンの基礎知識2:ドキュメントスキャナーで名刺をスキャン

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
オフィスなどでは資料や書類をPDFなどに変換するスキャナーを設置している企業が多い傾向にあります。最近ではドキュメントスキャナーと名刺スキャナーを併用して利用できるスキャン機も多く販売されています。

オフィスに常設して社員全員で利用したい場合は、ドキュメントスキャナーを利用して名刺をスキャンするのがおすすめです。

名刺スキャンの基礎知識3:名刺をスキャンするスキャナーの選び方

名刺を即時にデータ化してくれる名刺スキャンですが、機種によってもそれぞれ機能が異なります。

たとえば、グローバルな市場でビジネスを行う方にとっては、日本語以外の言語が記載されている名刺をもらうことも多い傾向にあります。

その場合は多言語での対応が可能な名刺スキャンを選ぶことをおすすめします。では名刺をスキャンするスキャナーの選び方についてくわしく見ていきましょう。

名刺スキャンのスピード

名刺をスキャン機で読み込む場合は、機種によって名刺を読み込むスピードが異なります。名刺スキャンの機種によっては最大で10枚を一度に読み込むことができるものもあれば、1枚ずつ名刺を読み込むタイプもあるので使用頻度などに合わせて選ぶ必要があります。

名刺スキャンのスピードは、名刺1枚につき2秒から5秒以内のものが一般的です。名刺を複数枚もらうことが多い方はスピードの速いスキャン機を選ぶようにしましょう。

連携するアプリ

名刺情報をデジタル管理できる「名刺アプリ」では、名刺をスキャン機でスキャンした後に名刺データをクラウド上で保管するものが多い傾向にあります。

名刺アプリでは名刺データを一旦保存し、GoogleやSNSなどを通してデータの情報共有をすることができます。

名刺専用のスキャン機を選ぶ場合は、合わせて名刺データを連携するアプリやソフトも併用して利用すると便利なのでおすすめです。

名刺スキャンの基礎知識4:名刺データはOCRなどでテキストに変換される

名刺データをスキャン機でスキャンする場合は、OCRにより名刺情報をデータ化することができます。

OCRとは「Optical Character Recognition」の略で、スキャン機などで読み込んだ情報をパソコンなどで認識する文字に変換する機能のことを意味します。

名刺データをOCRで変換した後はExcelなどでデータ情報を利用することができたり、データを簡単にクラウド上で整理することができます。

名刺スキャンの基礎知識5:スキャンした名刺データはデータ出力できる

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
名刺スキャンや名刺アプリの多くは、名刺情報をスキャン機でデータ化した後、名刺データを出力できる機能が搭載されています。

名刺データを出力できると、相手先の企業にイベント案内や挨拶状などを送付したい場合でも簡単に送付先の印刷をすることができます。

また名刺情報をデータ出力することにより、顧客分析やマーケット分析などのデータとしても利用できるのでとても便利な機能です。

名刺スキャンの基礎知識6:スキャンした名刺データを持ち歩く方法

名刺交換を多く行う営業職の方は外出や出張も多く、オフィスに不在のことが多い傾向にあります。

忙しいビジネスマンが名刺情報を効率的に利用するためには、名刺データをクラウド上で保存しておくのがおすすめです。外出先でも携帯やパソコンで簡単に名刺データをチェックできるので、名刺データを持ち歩く手間も省けます。

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名刺をスキャンして保存するメリット5つ

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
これまで名刺をファイルに入れて保管したり、名刺をコピーして保管しているアナログな名刺管理の方法は悩みや課題も多い傾向にありました。

しかし、名刺をスキャンしデータ化することで名刺情報をデジタルに管理するとさまざまなメリットがあります。次は名刺をスキャンして保存するメリットについてくわしく見ていきましょう。

名刺をスキャンして保存するメリット1:場所をとらない

名刺をアナログ管理している方は、名刺専用のファイルを保管するスペースが必要になり、ファイルは年月とともに増えていくのでその都度整理しなければならない状態でした。

しかし、名刺をスキャンして保存することで、名刺本体の保管をする必要はありません。

名刺をスキャンしてデータ化した後はクラウド上に名刺情報があるため、名刺本体はシュレッダーにかけても問題ありません。

名刺をスキャンして保存するメリット2:外出先からも見られる

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
営業などで1日中外にいるビジネスマンの場合は、いつ名刺が必要になるかわからないので名刺を持ち歩いている人も多い傾向にありました。

しかし、名刺をスキャンしてデータ保存しておくことで名刺を持ち歩く必要もなく、携帯やパソコンがあればいつでも名刺情報を簡単に確認できるようになります。

名刺をスキャンして保存するメリット3:検索ができる

上司から「〇〇会社の〇〇担当者の連絡先を教えて欲しい」と言われた場合、名刺をアナログ管理している場合はファイルを見直して特定の名刺を探さなければならない状態でした。しかし、名刺をスキャンして保存しておけばいつでも名刺の検索が可能です。

クラウド上などに名刺データを保存しておくことで、社名や氏名、部署名などを手掛かりに簡単に名刺を検索することができます。

名刺をスキャンして保存するメリット4:共有して活用できる

これまでの名刺情報の管理は個人で行っている方が多く、社内で名刺データの共有をすることが困難な状態でした。

しかし、名刺をスキャンして保存しておくことで名刺をデータ化し、名刺データを他のメンバーに情報共有することができるようになります。

名刺アプリによってはSNSなどのツールを通して情報共有することもできるので、自分の好きなツールと共有できるアプリやソフトを選ぶといいでしょう。

名刺をスキャンして保存するメリット5:名刺管理アプリで効率アップ

名刺をスキャンして保存するにはさまざまなメリットがありますが、職種によっては業務効率を大幅にアップすることができます。たとえば、人材会社などの場合は各取引先や企業の名刺情報がビジネスには欠かせない情報の1つです。

これまでは名刺に記載されている情報をメンバーが手打ちでデータ入力しているところが多い傾向にありましたが、名刺をスキャンでデータ化できることにより仕事の効率が大幅にアップしています。

名刺はスキャンして仕事に活用しよう!

名刺スキャンの基礎知識6つ|名刺スキャンのメリットと名刺管理の見直し
ビジネスには欠かせない「名刺」は、これまでファイルに保存するアナログ管理をする方が多い傾向にありました。しかし、最近は名刺をスキャンしてデータ化できる名刺専用のスキャン機や名刺アプリなどが人気を集めています。

名刺情報をデータ化することができると、名刺を保管する場所も不要なほか、いつでもどこでも名刺情報を閲覧や管理することが可能になります。業務効率を上げるためにもおすすめのツールです。

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