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2019年06月10日

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ

秘書という職業に就くためにはどのような事を身につけなければいけないかご存知でしょうか。秘書になるためにはさまざまなビジネスマナーを身に着ける必要があり、名刺の管理方法なども秘書検定では出題されます。秘書になるための第一歩として名刺管理の知識を身につけましょう。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ

名刺管理の必要性

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定でも出題される「名刺管理」ですが、なぜぞれ程までに重要視され必要性があると考えられているのかご存知でしょうか。秘書を目指している、あるいは秘書のようなビジネスマナーを身につけたいと考えている方は少なくありません。

競合する企業の多い昨今では、名刺などによる顧客情報の管理が重要な役割を果たしていると考えられています。名刺管理ツールなどを活用してビジネスチャンスにつなげてみましょう。

名刺管理は秘書の仕事?

秘書として企業に勤めている方は、会議に使われた資料や頂いた名刺、上司が読み終わった新聞などのアイテムを整理整頓するのも秘書の仕事であるとわかるでしょう。秘書検定では名刺管理を学ばなければいけません。

しかし、ビジネスマンにとっても顧客情報である名刺管理能は必要不可欠です。名刺管理をおこなう事で業務を効率化する事ができるため、名刺管理は秘書だけの仕事ではないと言えるのではないでしょうか。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定を取得しようと勉強している方は、出題される「名刺管理」の基礎知識を身に着けておきましょう。名秘書検定では「名刺管理」や「資料管理」といった部分で出題される事があります。

名刺の整理整頓や管理方法などはさまざまありますので、名刺管理の基礎知識におけるポイントを押さえて、ぜひ秘書検定合格を目指してみて下さい。名刺管理の方法や名刺の処分方法などを9つの項目にわけてご紹介します。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識1:名刺管理の方法

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
名刺の管理方法について悩んでいる方も多くいらっしゃいますが、秘書検定にも出題される名刺管理方法を知っておけば簡単におこなう事ができるようになるでしょう。基本的な名刺の管理方法は「アナログ管理」と「デジタル管理」の2つにわけて考える事ができます。

「アナログ管理」と「デジタル管理」の違いについてそれぞれご紹介します。この様な名刺管理方法は秘書検定には出題される事が多いため、覚えておくと良いでしょう。

アナログ管理

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定にも出題される名刺管理の中には、名刺フォルダや名刺ケースなどを活用したアナログ管理があります。アナログ管理の基本的な考え方として、頂いた名刺を分類し、すぐに取り出す事ができるようにするなど基本的なルールを決めましょう。

アナログ管理の場合には名刺の枚数が多い場合は使用頻度によってファイルを別にしたりすると良いのではないでしょうか。アナログ管理は一覧で見やすいのがポイントになります。

デジタル管理

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定にも出題される名刺管理のデジタル管理はスマートフォンやパソコン上のアプリで管理するといった方法です。今やビジネスマンには欠かせないアイテムとなったスマートフォンですが、さまざまな名刺管理アプリが開発されている事をご存知でしょうか。

アプリで管理する事で、自分だけではなく同じ部署内で顧客情報を共有しやすいといったメリットが考えられます。ファイルで管理するよりもかさばる事もありません。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識2:名刺管理は五十音で行う

秘書検定では名刺管理に関してさまざまな質問が出題されるでしょう。名刺管理は基本的に50音順でおこなうのがよいとされています。固定の取引先がいる場合、会社名か個人の名前で相手を覚えている事がありますので、その場合の事を考えて、調べやすい50音順に並べておくと良いでしょう。

50音順で仕切りを設けて仕訳をしていく事で管理しやすくなりますし、仕切りがない場合は厚紙などで自作するのもオススメです。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識3:枚数が多い時はジャンルで分類

名刺の枚数が多い場合には50音順ではなくジャンルごとに分類してみてはいかがでしょうか。多くの取引先や人との関りを持つと、名刺を見てもどのような人物だったのか思い出せない場合もありえます。

そのような場合には50音順ではなく、「取引先」や「お客さま」などのようにざっくりとした分け方でも構いませんのでわけて見てはいかがでしょうか。使用頻度や今後接点を取りたいといった場合にもジャンルとしてわけてください。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識4:名刺ファイルはかさばる?

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定でも出題される名刺管理のアナログ方法でも少し触れましたが、ファイルで名刺を管理していくと枚数によってはかさばってしまう事もあるでしょう。

名刺用のファイルはたくさん入って見開き一覧から探す事ができ便利ですが、枚数を100枚も超えてしまうと管理するファイルの数も多くなってきてしまいます。たくさんの名刺の中から目的の名刺だけを探すのは難しい場合もありますので注意しましょう。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識5:名刺ボックスの活用方法

秘書検定で出題される名刺管理を効率よく整理整頓したい場合は「名刺ボックス」を活用してみましょう。名刺ボックスとは事務用品を扱っている店舗で名刺ボックスや整理箱として扱われている商品です。

名刺ボックスは仕切りが付いていますので50音順やジャンルごとに仕切る事が可能で、透明の蓋つきなので見やすくなっています。仕切りが足りないと感じる場合には厚紙に付箋を貼って仕切りの代わりにするなどできるでしょう。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識6:どのような順番にするか

秘書検定で出題される名刺管理の基礎として、順番も気をつける必要があるでしょう。名刺を管理する場合の順番は50音順やジャンル分け以外にも順番も考えておこなわなければいけません。

順番を考えるうえで大切な事は、必要なくなった名刺をどのように判断するのかという点にも注目して考えてみましょう。使った名刺を毎回一番前に置くようにすれば、時間軸での管理ができ、必要のない名刺が必然的に後ろへたまります。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識7:日付などを名刺にメモする

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定で出題される名刺管理の基礎知識として、名刺に日付などをメモしておくという事があります。

名刺を管理する上で、どの人物かどの企業の人なのか、取引先か営業先かなど、わからなくなることの無いように、日付や紹介してくれた方の名前、身体的特徴などをメモしておけば思い出す時に役立つのではないでしょうか。

名刺を頂いた場面ですぐに書き込むのは相手にとっても失礼にあたる場合がありますので気をつけましょう。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識8:情報を常に最新に更新する

秘書検定で出題される名刺管理の基礎知識として、名刺の情報は常に更新していく事が大切です。名刺に記載されている情報には肩書や住所、電話番号などが書かれています。住所や電話番号はコロコロ変わるという事は少ないですが、肩書は昇進すれば変わる可能性があるでしょう。

電話番号の追加なども考えられます。内容にどのような変更があってもすぐに名刺に記入するようにし、訂正しておくことが必要といえるでしょう。

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9:増えた名刺の処分方法

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書検定で出題される名刺管理の基礎知識として、増えた名刺の処分方法は細かく破って廃棄するようにしましょう。つかわなくなった名刺や必要なくなった名刺に関しては、基本的にはシュレッダーやハサミなどを使って細かく刻んでから廃棄するようにします。

つかわなくなった名刺や必要なくなった名刺の判断基準としては、使う名刺を手前に持ってくるなどして、古い名刺が後ろに行くようにすれば、後ろの方から廃棄できるでしょう。

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秘書がいなくても名刺管理がしっかりできる名刺管理アプリ5選

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
秘書がいないという方でもデジタル管理用のアプリを使えば簡単に名刺管理をする事ができます。アナログでの管理方法もメリットがありますが、量が増えすぎると管理も大変になってしまうでしょう。

そのような事にならないように増えすぎてしまった名刺はデジタル管理で効率よく管理していく事がオススメです。ここでは名刺管理にオススメのアプリをいくつかご紹介しますので、ぜひ活用してみてください。

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリ1:Eight

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリには「Eight」があります。

「Eight」は個人向けの名刺管理アプリで、基本的なサービスは無料で使えて便利です。メールや電話といったコミュニケーションツールよりも手軽にやり取りができるメッセージという機能が付いています。相手の名刺情報の変更も通知されます。

オンラインでの名刺交換などをするという場合でも、自分のプロフィールを登録すれば簡単に名刺交換が可能です。

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリ2:Wantedly People

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリとして「Wantedly People」があります。「Wantedly People」も「Eight」と同じように個人向けの名刺管理アプリで、費用も無料で使えますので便利です。

「Wantedly People」の特徴的な機能としては、データを読み取る枚数にあります。一般的なアプリでは一枚ずつ写真に撮っていきますが、こちらのアプリは最大で10枚まで同時に読み取れます。

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリ3:スマート名刺管理

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリとして「スマート名刺管理」があります。スマート名刺管理の場合、基本的には法人向けとされており、費用が通常版で17,905円、優待版で13,524円です。

専用スキャナから読み取る事も可能で、スマートフォンだけではなくパソコンでの管理もおこなう事ができます。23ヵ国24言語に対応していますので、日本国内だけではなく海外との取引が多い業界では便利です。

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリ4:Sansan

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリには「Sansan」があります。「Sansan」は取引先の人事異動情報が自動で更新されたり、コンタクト履歴が進化します。他にもタグ付け機能がありますので、使い勝手が良く便利です。

法人向けのアプリで、費用は月額50,000円で、初期費用が別途かかります。使い方としては名刺をスマートフォンのカメラで撮影するだけですので手軽に使う事ができるでしょう。

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリ5:Hot Profile

秘書がいなくても名刺管理ができるアプリには「Hot Profile」があります。「Hot Profile」は法人向けのアプリで、マーケティングオートメーション機能を利用する事ができるため、営業支援にも活用できるでしょう。

費用は基本パックが月額3,000円でマーケティングオートメーション機能付きのパックは月額4,500円、オプションとしてアカウントセールス機能を付けると一社につき2,000円かかります。

秘書検定にも出題される名刺管理の基礎を身に付けよう

秘書検定にも出題される!名刺管理の基礎知識9つ|オススメ名刺管理アプリ
名刺管理についてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。秘書だけではなく、ビジネスマンにとっても普段から名刺管理をきちんとおこなっていく事で、効率よく仕事に活用する事ができるようになります。

秘書検定を目指している方であればなおさら名刺管理の基礎を身に着けておく必要があるでしょう。名刺管理の重要性を正しく理解し、自分に合う方法を見つけて管理してみてください。

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