在職証明書とは？
「在職証明書」は会社に勤めていたかもしくは現在勤めていることの証明となる書面です。日本の役所は申請主義なので、役所に口頭で説明するだけでなくそれを裏付ける証拠となる書面を添付して説明するケースが多いからです。
この「在職証明書」はさまざまなケースで必要とされます。産休や育児で仕事を休業していた人が復職するときに、子供を保育園に預けるケースや住居の賃貸借契約を締結するケースなどに必要です。
在職証明書の記載事項
在職証明の記載事項ですが、法律上発行義務はありません。記載事項のヒントになるのが、退職証明書に記載するときに参照する労働基準法第22条です。第1項に使用期間と業務の種類、地位や賃金の証明を労働者が請求したらそれに応じることになっています。
これに準じて「在職証明書」のテンプレートを作成し、第三者に書面で証明できる書類を作成するか職場で作成してもらうと良いでしょう。
在職証明書が必要になる場面
退職後転職するケースや保育園入園の申込み、アパートなどの賃貸借契約締結のケースなどに必要です。アパートなどの賃貸借契約だと家賃の滞納など金銭的にルーズな方もいますので支払い能力を審査する必要があるからです。
転職の場合だと在職中に申請しておかない時間がかかることもあります。事前に申請しておくほうがおたがいのためといえるでしょう。
認可保育園・児童クラブ（学童）への申し込み
仕事などで育児が困難な場合、認可保育園や児童クラブ（学童）に子供を預かってもらう必要があります。学童は公立の小学校に併設してるケースもあります。親戚地縁が近くにいない場合、行政の支援をうけながら仕事を続けるしか方法がないケースもあります。
保育所の申請を役所にする場合の必要書類は各自治体のホームページをご参照下さい。保育を必要とすることを証明するする書類のひとつに「就労証明書」もあります。
転職
転職先が現在の雇用状況を確認するために在職証明書を求めることがあります。
前歴の状態を鑑みて給与に反映すべきか総合的に判断せざるを得ない時に必要とされています。雇用状況と勤続年数などがわかればよいので転職先に求められたらそれに対応しましょう。
外国人労働者のビザ申請・更新
外国人労働者の就労ビザには在留期限があります。
在留資格や職務内容によって申請に不備があると就労ビザの更新ができず、外国人労働者が帰国せざるを得なくなります。せっかく仕事に慣れてもらったのに書類の不備で帰国という最悪のケースを免れるためにもビザの申請と更新の書類の様式の確認は必要不可欠といえるでしょう。
在職証明書を様式にもとづいて作成する
在職証明書の記載事項と様式を確認します。まず、在職者の氏名、住所、生年月日などの個人情報、就業開始日や勤務時間と職務内容が書かれていればよいでしょう。職務内容については前歴を給与加算すべきか考慮する必要があるため簡潔にまとめて記載しましょう。
具体的には在職者（退職者）の雇用期間と雇用形態や職場の職責など様式に添って記載します。法人の捺印も必要です。
在職証明書のひな形
在職証明書の雛形はインターネットサービスで無料ダウンロードできるケースもあります。
転職や保育の申し込みなど在職証明書が必要なケースに備えて雛形、様式、フォーマットなどを確認して作成したものを保存しておくと良いでしょう。テンプレートは書面を見ただけで前歴と職責がイメージできるように記載しましょう。
在職証明書の作成時のポイント5つ
在職証明書の様式のポイントを確認しましょう。
書面の記載事項は氏名、住所、入社年月日や職責、書類が発行された日付、勤務先の名称や住所と連絡先、法人の捺印などです。では具体的に住所は在職中の住所のほうが良いかなど順番に5つのポイントをおさえましょう。
在職証明書作成時のポイント1：住所は在職中のもの
在職証明書の住所は在職中の住所を書きます。女性だと結婚や出産、夫の転勤や介護などライフスタイルの変化に応じて転職するケースも多いため在職時の住所なのか転職後の住所なのか迷うケースもあります。
転職後の住所が異なる場合、口頭でもよいのでその旨担当者に説明してください。書面の様式としては在職時の住所しか会社は把握できないので、在職中の住所を書きます。
在職証明書作成時のポイント2：要求される記載事項は会社により異なる
書面の様式や記載事項は会社によって異なることもあります。この書面は法律上の制度に基づく書類ではないので、決まった様式はありません。会社に在籍していることや、もしくは在籍していたことを証明できれば良いので記載事項は会社によって異なります。
現在の雇用状況を確認できる書面かどうかがキーポイントとなります。法人の捺印がないと正式な書面と認めてもらえないケースもありますので注意しましょう。
在職証明書作成時のポイント3：依頼は早めに
書面作成の依頼は早めにしておきましょう。在職証明書の発行には時間を要することもあります。経歴や書面を要望する内容については個別の事情が異なることとシステム的な問題も含まれています。
氏名や住所、勤務形態や勤務先の名称など書面の様式には個人情報が含まれているため、作成に手間と時間がかかることもあります。提出期限がある場合は、その旨担当者に説明して依頼は早めにしましょう。
在職証明書作成時のポイント4：勤務時間は正確に（保育園申請）
在職証明書は提出先によって様式のポイントが異なります。保育園の入所に伴って在職証明書を提出するケースだと、勤務形態だけでなく1か月の勤務時間を具体的に記載することもあります。
それは、保育園は仕事などの事情で育児が困難な場合に子供を預かってもらう施設だからです。派遣やパートの期間も勤続年数になります。住所、氏名、生年月日、勤務先と勤続年数、勤務時間と職種を記載し勤務先に捺印をもらいましょう。
在職証明書作成時のポイント5：転職時の申請は早めにする
転職などで「在職証明書」が必要な場合の記載ポイントを確認しましょう。転職のケースだと勤め先に前職のスキルをアピールする必要があります。
氏名、現住所、入社日、職務内容、役職、勤務時間、勤務したもしくは勤務している会社の名称と所在地、法人印をつけて文書化します。書面の様式はインターネットでも検索できます。ビジネス文書は定型化しているものが無難です。一般的な様式を選んで作成しましょう。
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在職証明書を英語で書く場合
海外赴任やVISAの取得のため英文の在職証明書が必要なケースがあります。英文の在職証明の様式ですが日本の在職証明書の記載事項を英訳すれば問題ないでしょう。
ただ、外国は捺印の文化がないため法人の代表印のかわりにサインが必要です。VISAの取得のためだと滞在目的や期間を聞かれることもあるので日本の書式とは違う点もあります。また日本の居住外国人から英文の在職証明書を求められることもあります。
日本語の様式との違い
英文の在職証明書の様式に対応するには習うより慣れろしかありません。基本的には日本の在職証明書の様式にある記載事項を英訳して作成するだけです。
アドレスは日本と違って番地から書くとか就職年月日については何月何日何年としたり、勤務時間については時間を先に書くなど細かい違いについて慣れるしかありません。どのような職種で給与を得て職責を果たしていたのかというポイントが英訳できていれば問題ありません。
在職証明書の様式をしっかり理解して作成しよう
フリーランスで仕事をしている人など自分で在職証明書を作成しなければいけないケースもあります。まずは書面の雛形や様式を確認して作成してみましょう。フリーランスで仕事をしている人は勤務形態や勤務時間が証明しにくいので工夫が必要です。口座決済など報酬のやりとりで証明できます。
書面の様式や雛形は、インターネットでダウンロードできるケースも多いので、作成後事業所の印をもらえば正式な文書と遜色ありません。
