社内の掲示物とは？
ここでは、社内の掲示物についてみていきます。社内の掲示物とは、業務の効率化を図るために導入されたもので、全社員への伝達の手段として用いられています。
社内において掲示物を利用することによって、スケジュールや情報管理などを一元化できます。社内掲示物が導入されたことで、情報管理がスピーディーに確実に行われるようになりました。
社内の掲示物にも種類がある！
次に社内掲示物の種類についてみていきます。掲示物はデジタルとアナログの二つの種類に分かれます。それぞれに、メリット、デメリットがあります。
これから社内掲示物を作成しようとしている人は、デジタル、アナログのメリット、デメリットを理解したうえで、作成に取りかかると良いでしょう。
アナログ
アナログの掲示物は、社内での壁などに貼りだして、情報を社員に周知徹底させています。メリットとしては、パソコンを持たない、もしくは、使わない社員に対しても情報を発信できるところです。
デメリットとしては、見落としがあるということです。出張していて、社内の掲示物を見るタイミングを逃したり、外出していたために、掲示板をチェックするのが遅れ、情報がリアルタイムで伝わってこないところです。
デジタル
デジタルの掲示物は、電子掲示板などとも呼ばれていて、社員のパソコンやスマートフォンへ情報を発信する方法です。
メリットは、出張や外出が多い社員でも、パソコンなどでチェックできるため、確実に情報が伝わるという点です。その結果、社員間の情報共有もスムーズに行われます。また紙を使わないため、ペーパーレス化にもなります。
デメリットは、パソコンを持たない、あるいは使わない社員へ情報が伝わらないという点です。
社内の掲示物の運用のポイント8つ
ここからは、社内の掲示物の運用のポイントをみていきます。せっかく社内掲示のツールはあるのに、運用がうまくいかなければ意味がありません。ポイントをしっかりおさえて、上手に運用していきましょう。
アナログ掲示板もデジタル掲示板のメリット、デメリットを把握したうえで、ポイントをおさえて運用していくことが重要です。以下で具体的にポイントをご説明いたします。
社内の掲示物の運用のポイント1：情報を整理する
社内の掲示物の運用のポイントの1つ目として、情報を整理するということが挙げられます。一度、掲示してしまった後に、情報が間違っていたということになると、訂正のための掲示物を作成しなければならず、それもまた大変な労力になります。
また、すべての情報をすべての社員に発信する必要はありません。情報を整理して、社員向け、社員および遣社員向け、部門向け、など参照する対象を絞って情報を発信することが大切です。
社内の掲示物の運用のポイント2：目的を明確にする
社内の掲示物の運用のポイント2つ目として、目的を明確にするということが挙げられます。社内の掲示物の目的は、もちろん、情報を発信することです。しかし、その前に、誰に、何を、何のために伝えたいのかを明確にしておくとよいでしょう。
目的を明らかにすることで、掲示がスムーズにいきます。逆に目的がはっきりしなければ、何を掲示すればよいのか、この情報は掲示する必要があるのかなど、迷うことになります。
社内の掲示物の運用のポイント3：こまめに更新をする
社内の掲示物の運用のポイント3つ目として、こまめに更新をするということが挙げられます。
社内の掲示板に、古い情報がいつまでも掲載されていると、混乱をまねき、業務に影響がでてくる恐れがあります。
古い情報は破棄し、新しい情報をどんどんアップデートするようにしましょう。社内掲示板は、常に社員がみてくれていることを意識して、更新はこまめに行うことが大事です。
社内の掲示物の運用のポイント4：読む人の立場に立って作る
社内の掲示物の運用のポイント4つ目として、読む人の立場に立って作るということが挙げられます。常に読む人の立場に立って作るという意識をもちましょう。時にはアンケートをとるなどして、社内掲示板についての社員の意見に耳を傾けることが必要です。
また、社内掲示板を利用したことにより、どのような成果があげられたか、どのような問題点があったかなど定期的にチェックを行う必要もあるでしょう。
社内の掲示物の運用のポイント5：パソコンを所有している社員を把握する
社内の掲示物の運用のポイント5つ目として、パソコンやスマホを所有している社員がどれくらいいるかを把握するという点が挙げられます。工場などでは、パソコンを所有している社員が少ないと考えられます。
せっかくデジタル掲示板を運用させても、見てもらわなくては意味がありません。パソコンがなくても、スマホがあればデジタル掲示板を利用することができます。スマホを所有している社員数も、合わせて把握しておきましょう。
社内の掲示物の運用のポイント6：発信のルールを決める
社内の掲示物の運用のポイント6つ目として、発信のルールを決めるという点が挙げられます。一部の社員だけが必要としている情報を全社員にむけて発信する必要はありません。
ルールを決めずやみくもに情報を発信すると、情報を受け取る側も、いつも自分とは関係のない情報ばかりが掲示されているから、もう掲示板をみなくてもいいかな、ということになります。情報を受け取る側も細かくグループ分けの設定をしましょう。
社内の掲示物の運用のポイント7：社員の利用シーンを考える
社内の掲示物の運用のポイント7つ目として、社員の利用シーンを考えるということが挙げられます。掲示物を運用するにあたっては、情報を発信するシーンや見てくれる対象者をイメージしながら運用していきましょう。
そうすることによって、作成の効率が上がり、より分かりやすい運用を目指せます。
社内の掲示物の運用のポイント8：使いやすいシステムにする
社内の掲示物の運用のポイント8つ目として、使いやすいシステムにするという点が挙げられます。作成する側にとっても、受け取る側にとっても、システムが簡単で使いやすいということが非常に大切になってきます。
システム自体が複雑で使いこなせなければ、掲示板の意味が全くありません。誰もがわかる簡単なシステムにしましょう。
あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか？
名刺が多すぎて管理できない、社員が個人で管理していて有効活用ができていないなどの悩みは「連絡とれるくん」で解決しましょう。まずはこちらからお気軽に資料請求してみてください。
社内の掲示物を共有する人気デジタルツール4選
ここからは、社内の掲示物を共有する人気のデジタルツールを4つご紹介します。実際に社内掲示板を始めるにあたって、システムを最初から構築するのは費用もかさむ上、時間もかかって大変です。
既にあるデジタルツールを利用すれば、簡単に社内掲示板を始められます。以下で具体的に見ていきましょう。
掲示物を共有する人気デジタルツール1：LINEワークス
まずはLINEワークスです。LINEワークスは、LINEでおなじみのツールですが、通常のLINE機能にプラスして仕事で活用できる充実した機能をそろえたビジネス版LINEです。
LINEはたくさんの人が慣れ親しんでいるため、ビジネス版のLINEワークスを導入すると、たいへん使いやすいと評判で、非常に人気があります。
掲示物を共有する人気デジタルツール2：Workplace
2つ目は、Workspaceです。Workspaceは、Facebookが提供しているビジネス向けのツールで、チーム単位でページを作ることが可能です。仕様がFacebooと似ているため、Facebookユーザーは使いやすいでしょう。
掲示物を共有する人気デジタルツール3：talknote
3つ目はtalknoteです。talknoteは、社内SNSとして利用されていますが、社内掲示板としても利用することが可能です。期間限定ですが無料でトライアルができるため、気になった方は、まずは試してみることをおすすめします。
掲示物を共有する人気デジタルツール4：TUNAG
4つ目はTUNAGです。TUNAGは、いろいろな取り組みを運用できます。会社と従業員、従業員同士のコミュニケーションをスムーズにする支援をしてくれます。社内掲示板として経営陣のメッセージを発信したり、社内イベントの通知ができます。
社内の掲示物を活用して社内のコミュニケーションを活性化させよう
ここまで、社内掲示物についてみてきました。掲示板は非常に便利なツールです。ルールを決めて上手に運用すれば、業務の効率が上がることはもちろん、社内のコミュニケーションもスムーズになるため、社内掲示物を積極的に利用していきましょう。
