おすすめの社内情報共有ツール12選をご紹介！｜導入するメリット5つ

社内の情報共有ツール

会社や企業において複数の人が関わって業務を進めていく上で、情報共有ツールは今や必要不可欠なものとなっています。

社内にて情報共有が円滑に行われていなければ、認識の相違が生まれてミスに繋がり、さらにその対応も遅くなってしまいます。

その反面、情報共有がうまく行われていることは社内の情報がオープンになっており、社員同士やチームの信頼感を高め、社内の雰囲気をより良くしてくれることに繋がります。

グループウェア

社内の情報共有ツールの中でも有力なのがグループウェアで、スケジュールやタスクなどの共有やコミュニケーションを目的としています。

主な機能の例として、社内SNSや電子メール、スケジュールや勤怠管理、そしてワークフローやテレビ会議といったものがあります。

そして、グループウェアによって使える機能や組み合わせは異なりますので、どの機能が必要かは社内の状況に合わせてよく検討する必要があります。

SNS

現代社会において多くの人々に普及している情報共有ツールであるSNSの中でも、会社や職場向けの「社内SNS」というものがあります。

社内SNSは、ビジネスの目的で社内のメンバーだけが使えるもので、リモートワークなどの新しい働き方にも対応できるようになります。

こうした高い機能性からビジネスの柔軟性やスピードが上がり、仕事を効率よく、効果的に進めるために大いに役立ちます。

チャットツール

SNSと並んで多くの人々に使われる情報共有ツールで、ビジネスでも私生活でもスピード感を求められる現代において欠かせない存在になりつつあります。

複数でメッセージのやり取りができるチャットツールは、それほど相手の時間を束縛せず、手軽なやり取りを行うことができます。

さらにビデオ会議への活用、在宅ワークや遠方支店との連携などの使い方も簡単にできるので、導入する会社や企業も加速度的に増加しています。

おすすめの社内情報共有ツール12選

グループウェア、SNS、チャットツールの3種類も含めた情報共有ツールは、昨今、数多くの会社や企業に導入されています。

その理由として、これらのツールは社内における連絡はもちろん、情報交換やコミュニケーション手段などさまざまな目的で活用されることにあります。

そこで、おすすめの社内情報共有ツールを12選こちらに紹介していきますので、社内情報共有ツールを探している方はぜひとも参考に役立ててください。

おすすめの社内情報共有ツール1：サイボウズOffice

サイボウズofficeは、延べ6万社以上のユーザーを抱えている情報共有ツールで、国内市場11年連続有数という輝かしい業績を築いています。

社内の情報共有やコミュニケーション支援を目的としており、スケジュールやファイルの共有、会議室などの予約、ワークフローといった豊富な機能が備わっています。

メールや電話、FAXなどで行っていた業務を集約できることで、社内の業務効率が改善され、チーム力が高まること間違いありません。

おすすめの社内情報共有ツール2：kintone

クラウドサービス型情報共有ツールで、最大の特徴は、コミュニケーションと業務システムの2つの機能を兼ね揃えていることにあります。

タスク管理や案件管理のシステムをアプリとして自社の業務に合わせて作成することができ、そのタスクや案件ごとにコミュニケーションができます。

こうして、後からやり取りの情報を探し出す時間を削減できることから、社内でも連携が取りやすくなります。

おすすめの社内情報共有ツール3：desknet’s NEO

390万人が利用する国産グループウェア型の情報共有ツールで、1ユーザーにつき月額400円から利用することができます。

社内情報をわかりやすく一元に集約し、さらに会議室や社用車などの共用設備や備品の予約や管理を行います。

こうした紙、メール、Excel主体で行われている非効率的な社内業務をより簡単にシステム化することで、効率を上げていくことができます。

おすすめの社内情報共有ツール4：ALL-IN

社内のコミュニケーションの一元管理を重視し、チームの連携を効率良くすることを目的とした情報共有ツールです。

スケジュール、タスクの振り分け、イベント管理、さらにチャットまで、すべての機能がつながっていて社内での情報共有はもちろん、コミュニケーションが取りやすくなります。

他にも会議室などの施設予約、メールの送受信、タイムカードによる出退勤管理など、個人の日常業務にも便利な機能が備わっています。

おすすめの社内情報共有ツール5：iQube

社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアで、直感的なインターフェースで社内の情報共有およびコミュニケーション活性化を目的としています。

15の機能によって情報を属人化させず共有させることができ、働きやすい組織作りを促進させます。

さらに10名まで無料で使うことができ、機能も直感的に使えるものばかりで扱いに難しくないため、多くの企業や会社に導入されるほどの高い人気を誇っています。

おすすめの社内情報共有ツール6：Aipo

チームの共同作業を効率化する社内情報共有ツールで、打ち合わせの予定共有、営業の日程調整などの仕事の効率化を目的としています。

さらにひとつの画面でチームメンバーの予定を可視化でき、会議室や設備の予約、予定の検索やエクスポートなどでスケジュール管理を強力にサポートしてくれます。

そしてチャットによる非効率なメールや会議のやり取りも大幅に削減でき、時間軸においても仕事の効率化を行うこともできます。

おすすめの社内情報共有ツール7：GRIDY

企業や会社などの組織、企業間を飛び越えたグループ会社や協力会社まで、社内外での情報共有を活性化させることを目的としたグループウェアです。

自分の社内の情報共有だけでなく、社外でも安全な環境を保持したまま連携を取ることができるため、企業や会社間を飛び越えた情報共有が簡単にできます。

さらにパソコンとインターネットさえあれば、高度な設定や追加投資も必要なく使えるので、今すぐに利用することもできます。

おすすめの社内情報共有ツール8：Stock

機能のシンプルさ、使いやすさを重視した社内情報共有ツールで、情報が流れることやファイル形式の面倒さがないのが最大の特徴です。

ノート形式で会話の記録や情報を簡単に残せるため、ITリテラシーに関係なく、誰でも簡単にドキュメント作成することができます。

さらにその他の機能もシンプルで、これといった難しいものは一切なく、使い方の説明を受けることなく使うことができます。

おすすめの社内情報共有ツール9：Evernote Business

作成したノートやファイルを簡単に共有でき、チームのメンバーが常に社内の最新情報を閲覧できる情報共有ツールです。

ありとあらゆる形式のファイルを保存でき、テキストだけではなく画像や音声など、複数の情報をまとめることができます。

また、チェックリストを使ってタスクの整理をすることもできるため、メモやドキュメントだけでなくタスクも共有することで業務を効率化させられます。

おすすめの社内情報共有ツール10：Chatwork

ビジネス向けのチャットツールとして多くの人に活用されている情報共有ツールで、メールに比べて気軽なコミュニケーションができるのが特徴です。

LINEのように気軽で簡単にチャットでやり取りをして、社内でもどこでも情報共有が活発にでき、さらにスタンプや返信などその他の機能も充実しています。

そして既読機能がなく、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。

おすすめの社内情報共有ツール11：LINE WORKS

チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などが利用できるグループウェア型の情報共有ツールです。

チャットはLINEと同じ使い方で簡単にでき、普段の日常会話と同じ感覚で利用することができます。

さらにメールやカレンダー、掲示板などさまざまな機能が使えるため、情報共有ツールとしての性能は申し分ありません。

おすすめの社内情報共有ツール12：Workplace by Facebook

Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールで、チーム単位でページを作るのが特徴となっています。

基本的なシステムはFacebookとほとんど同じで、Facebookを利用している人ならば何の気兼ねもなく使っていくことができます。

さらにFacebookとは異なり完全にビジネス向けであり、Google Driveやチャットポットとの連携など、ビジネス向けにカスタマイズできます。

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社内で情報共有をするメリット5つ

以上でおすすめの社内情報共有ツールを12選紹介しましたが、そのツールの利用も含めて社内で情報共有をすることにはメリットがあります。

これらの5つのメリットは、社内の情報共有だけでなく、仕事をする際にも役立てられますので、参考として役立ててください。

社内で情報共有をするメリット1：業務が可視化できる

情報共有ツールを活用すれば、チームメンバーの業務の内容と進捗が可視化され得るので、遅れや問題を早期に発見して対策を取ることができます。

そしてトラブルがあった際に、担当者が不在の時でも、周りで助け合う環境を作ってさらに効率良く対処することができます。

社内で情報共有をするメリット2：信頼関係が築ける

社内での情報共有がうまくいっていないと、ひとりだけ除け者にされているような疎外感に襲われるメンバーや社員が現れ、業務へのモチベーションが下がってしまいます。

そこで、適切に情報共有をしあってメンバーや社員との信頼関係を築き、業務を円滑化させていくことが大事です。

社内での情報共有がうまくいっていれば、伝えていない、聞いていないという事態が少なくなり、さらに信頼関係で良い仕事が生まれていきます。

社内で情報共有をするメリット3：共通知識をもてる

情報共有ツールによって資料などが簡単に共有でき、共通知識を持ちやすくすることで、情報の整理や閲覧が容易になり、社内全体で活用しやすくなります。

情報共有ツールはあらかじめ共有したいメンバーを連絡先のグループとして設定できるため、一度グループを作れば連絡や情報共有も容易になります。さらに情報は時系列で残せるため、後任の人と共通知識を持つのにも役立ちます。

社内で情報共有をするメリット4：コミュニケーションが生まれる

情報共有ツールは従来のメールや電話に比べ、気軽にやりとりできることから、社内はもちろん社外でも円滑なコミュニケーションが期待できます。

さらに社内では業務に関する内容だけでなく、社内のイベント情報や社員のお祝いなどの共有も行うことができる、よりメンバー同士が密接な関係を築くことに役立ちます。

社内で情報共有をするメリット5：会社のスピード感が上がる

情報共有によって共通知識の獲得とコミュニケーションが円滑になることで、会社のスピード感が上がっていきます。

具体的な例として、今日中に上司の内容の確認をしたい時、出張で不在だった場合、上司は外出先から資料をすぐに確認することができます。

つまり、情報共有のスピードが上がるということは、会社全体の意思決定までのスピードが上がるということです。

自社にあった社内情報共有ツールを見つけましょう

社内情報共有ツールはこの記事で紹介した12選の他にも、さまざまな機能や特徴を持ったものが数多く存在します。

そして、そのほとんどが会社や企業にあれば便利なものですが、導入する前には自社の環境をあらかじめ知って、理解しておかなければなりません。

皆さんもこの記事を参考にして、自分の会社や企業にあった社内情報共有ツールを見つけて、導入してください。