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2019年07月01日

プライバシーポリシーの役割とは?|設置する際のポイント5つを紹介

インターネットでウェブサイトを開いたり、何かに応募したりするときに、「プライバシーポリシー」という言葉を目にしませんか。しかし実際に何かと問われると答えられないかもしれません。今回はそんなプライバシーポリシーについて細かくご紹介していきます。

プライバシーポリシーの役割とは?|設置する際のポイント5つを紹介

プライバシーポリシーとは?

プライバシーポリシーの役割とは?|設置する際のポイント5つを紹介
みなさん「プライバシーポリシー」という言葉をご存知ですか。多くの人が1度はインターネット上などで目にしたことがあるでしょう。しかし正しく内容を理解し意味を知っているという方は多くはないはずです。

プライバシーポリシーとはウェブサイトにおいて収集した個人情報をどう扱うかなどを、サイトの管理者が定めた規範のことをいいます。「個人情報保護方針」という名前でも世に知られている言葉です。

対象となる情報

プライバシーポリシーの対象となる情報はいくつかありますが、基本的に「個人情報」です。

名前や住所、電話番号などの他人に悪用されては困る情報を守るための方針をポイントごとにまとめたものがプライバシーポリシーになります。

プライバシーポリシーの役割3つ

プライバシーポリシーには大まかに分けて役割が3つあります。「会社の設立手続き」、「個人情報保護法の対応を明確化」、「消費者の不安を和らげる」の3点です。

ここでは1つずつポイントごとに詳しくそれぞれの役割について見ていきプライバシーポリシーについてより深く知ってもらいます。

プライバシーポリシーの役割1:会社の設立手続き

プライバシーポリシーの役割の1つ目は「会社の設立手続き」です。これは簡単に言い換えると「その会社が事業の中で獲得した個人情報についての取り扱い方針」ということになります。

氏名や住所、電話番号などといった情報は保護されるべき個人情報なので、それらを利用していく際にはどういった方針でどのように取り扱うのかということを消費者に伝えなくてはならない、ということです。

プライバシーポリシーの役割2:個人情報保護法の対応を明確化

プライバシーポリシーの役割の2つ目は「個人情報保護法の対応を明確化」です。

個人情報は法律において保護されるべき情報ですが、それらは常に非公開情報として扱われるわけではありません。個人に関する情報の提供を警察などから求められたという場合、それが法的に適当であれば公開することが考えられる、という例があります。

企業が法的な理由があれば公権力に対して協力をすると、まず明確化しておかなくてはなりません。

プライバシーポリシーの役割3:消費者の不安を和らげる

プライバシーポリシーの役割の3つ目は「消費者の不安を和らげる」です。個人情報は社会で生活していく上で、お金の次に大事な存在といっても過言ではありません。個人情報が少しでも漏れることで、金銭的な損害につながったり犯罪に巻き込まれたりする可能性があります。

その個人情報がどう取り扱われるのかが書かれたプライバシーポリシーは消費者にとって安心できる素材の一つではないでしょうか。

プライバシーポリシーを設置する際のポイント5つ

プライバシーポリシーを設置する際には注意するべきポイントがいくつかあります。今回はその重要なポイントを5つにしぼって1つずつ見ていきましょう。

特に重要なポイントとなるのはやはり個人情報をどう取り扱うかという点です。このプライバシーポリシーを読んで消費者は企業を信頼するためとても重要になります。

それでは1つずつ見ていきましょう。

プライバシーポリシーを設置する際のポイント1:個人情報の保護方針を記載する

プライバシーポリシーを設置する際のポイントの1つ目は「個人情報の保護方針を記載する」ことです。プライバシーポリシーは別名「個人情報保護方針」とも呼ばれるほど、個人情報の取り扱いが重要になります。

消費者は自分の個人情報がきちんと保護されているのかわからなければきっと情報を提供しないでしょう。そのためにプライバシーポリシーを設置することはインターネットのウェブサイトにおいて必要不可欠なことです。

プライバシーポリシーを設置する際のポイント2:管理方法を提示する

プライバシーポリシーを設置する際のポイントの2つ目は「管理方法を提示する」ことです。消費者としては自分が提供した個人情報がどのように保護されるのかだけではなく、その情報がどのように管理されるのかも気になるポイントの1つでしょう。

管理方法を掲示することで消費者からの信頼はより高くなります。必ず取り入れるようにしましょう。

プライバシーポリシーを設置する際のポイント3:利用目的を明確にする

プライバシーポリシーを設置する際のポイントの3つ目は「利用目的を明確にする」ことです。上記2つで個人情報の保護方針と管理方法については取り扱いましたが、まだ明記されていないのがその個人情報の利用目的です。

消費者にとって提供した個人情報がどこで何のために利用されるのか知る義務があります。利用目的はあいまいにせずはっきりと詳しく書いて消費者への安全材料にするために明記しましょう。

プライバシーポリシーを設置する際のポイント4:第三者への情報提供は同意を得る

プライバシーポリシーを設置する際のポイントの4つ目は「第三者への情報提供は同意を得る」ことです。

消費者としてはウェブサイトに情報を提供することは、そもそもそのウェブサイトにアクセスした時点で、すでに納得がいっている可能性が高いでしょう。しかしその個人情報が第三者にも渡るとなると話は別です。

自分の大切な個人情報が勝手に第三者へまた貸しされてしまったら信頼は下がります。必ず同意を得るようにしましょう。

プライバシーポリシーを設置する際のポイント5:安全保管の対策法を提示する

プライバシーポリシーを設置する際のポイントの5つ目は「安全保管の対策法を提示する」ことです。「安全に保管します」とただ文章で書くだけでももちろん良いですが、せっかくならばもう少し付け加えた方が親切です。

そこで、こちらから安全に保管するための対策法を提示するというポイントがあります。具体的な方法がある方が消費者にとってもわかりやすく、また信頼度アップにつながるでしょう。

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プライバシーポリシーの役割とは?|設置する際のポイント5つを紹介
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プライバシーポリシーページの作成方法4つ

プライバシーポリシーの役割とは?|設置する際のポイント5つを紹介
ここまで読んでみて、プライバシーポリシーを設置する際のポイントはよくわかったでしょう。それではここからはプライバシーポリシーをページを作成する際の方法を4つのポイントにまとめてご紹介していきます。

ウェブサイトを作るうえで必要不可欠なプライバシーポリシーページですのでポイントをしっかりと理解しわかりやすいものを作り上げましょう。

プライバシーポリシーページの作成方法1:ネットでテンプレートを探す

プライバシーポリシーページの作成方法の1つ目は「ネットでテンプレートを探す」ことです。ウェブサイトを作ることに慣れている人にとっては何の問題もないでしょうが初めての人にとってはどのように作成すればいいのか、未知の状態で不安でしょう。

そこでおすすめするのがテンプレートを利用することです。テンプレートを利用すればそこからのアレンジは自分の腕次第ですが、基本は揃うのでぜひ調べてみてください。

プライバシーポリシーページの作成方法2:同業他社のページを参考にする

プライバシーポリシーページの作成方法の2つ目は「同業他社のページを参考にする」ことです。プライバシーポリシーページを作成するにあたって、テンプレートを見つけるのが面倒だったり、自分のページにふさわしくなかったりする可能性もあります。

そんな方はまず同業他社のウェブサイトを開きプライバシーポリシーページを見てみましょう。全くまねてしまうと著作権に関わるので注意が必要ですが参考にするにはとても良いです。

プライバシーポリシーページの作成方法3:専門家に作成依頼する

プライバシーポリシーページの作成方法の3つ目は「専門家に作成依頼する」ことです。自分で作成するのが不安という人にとてもおすすめな方法になります。

ただしこれは多くの場合専門家の方にある程度の金額を支払う必要が出てくるというのが唯一のデメリットです。しかしその金額を支払ってでも正しくわかりやすいプライバシーポリシーページは作る価値があります。完璧にしたければぜひ専門家を頼りましょう。

プライバシーポリシーページの作成方法4:弁護士に尋ねる

プライバシーポリシーページの作成方法の4つ目は「弁護士に尋ねる」ことです。先ほど3つ目におすすめの方法として紹介した「専門家への依頼」に少し似ていますが、今回は趣旨が違います。

プライバシーポリシーをきちんと作れなかった場合、取り扱っているものが個人情報なので訴訟などにつながる可能性があり、それを防ぐために弁護士が必要になるということです。そうならないために必要事項を学びましょう。

プライバシーポリシーのポイントを押さえておこう

いかがでしたか。プライバシーポリシーについて少しはわかっていただけたでしょうか。今回はプライバシーポリシーを設置する際のポイントと、プライバシーポリシーページの作成のポイントにしぼってご紹介してきました。

ウェブサイトを作る方はもちろん、そうでない方もプライバシーポリシーのポイントをしっかり押さえておき、自分の個人情報も守れるようにしましょう。

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