人材データベースとは？
人材データベースとは、人材をデータ化して管理するシステムです。今回は社内で使う人材データベースをメインにまとめました。人材データベースの事をより深く知り、会社に活用していきましょう。
人材データベースの使用方法
情報化社会となった今、人材の情報をデータ上で管理し、各部署へ派遣を行う事もできます。
その他にも求人情報を出す求人データベースとの連携も可能で、社内での人事業務の効率化につながります。また、事業戦略に従い業務を行いやすくなるのがメリットといえるでしょう。
人材データベースの目的
考えられる使用方法としては人事戦略ツール・タレントマネジメントなどがあります。人事戦略とは既存の事業の人材を雇用する形から、事業戦略にのっとった人材を雇用する形に変える考え方です。
その実行ツールとして人材データベースを使います。タレントマネージメントは企業に優秀な人材を増やし、成果を出しやすくする仕組みです。それを促進するデータベースとなっています。
人材データベース活用の社内メリット5つ
今回、人材データベース活用をしたことによる社内メリットをこれから深く掘り下げていきます。メリットはおおまかに人材発掘、人材育成、適材適所、全ての視点からの評価、モチベーション管理などがあります。業務を効率化するなどたくさんの効果が見られます。
これからその５つについて深く掘り下げていきます。社内環境を良くし、業務を効率化していきましょう。
人材データベース活用の社内メリット１:人材発掘
社内の派遣した部署での人材の業務評価を基に価値を見出すことができます。これにより、社内の優秀な人材を発見できます。そして、その人材がれほど業務に向いているのかわかるため、人材を発掘する良い機会となります。
人材データベース活用の社内メリット２:人材教育
社内で人材をデータ管理することによりその人材の業務開始前に諸注意を提示することが容易になります。また、その人材の部署先での評価をデータベースとして管理しておくことにより評価の低い人のみを集め、教育することができます。
これにより人材教育を著しく効率化することができます。人材教育はもちろん大切ですが、業務ができている人に教育をすることほど時間が無駄なことはありません。効率を常に意識し業務を行いましょう。
人材データベース活用の社内メリット３:適材適所
人材がどのような業務に向いているのか知るために、項目ごとに評価を行います。そのデータベースの評価により、社内のどのような業務に向いているのかを知り、その人を適切な部署に派遣することができるようになります。
適材適所を計ることにより、各人材が最も輝ける部署を効率的に探し出せます。
人材データベース活用の社内メリット４:すべての視点からの評価
評価をとる際に、その人材の業務に関わった社内の人すべてに評価してもらいます。そうすることにより、あらゆる角度の評価を得ることができます。部署で得た評価を全てまとめ、その次に業務内容で相対的にデータをとります。
これにより、あらゆる面で人材を評価することができます。また、データベースにすることによってその人材の価値を引き出すのが容易になっていきます。
人材データベース活用の社内メリット５:モチベーション管理
人材側に週1のペースでモチベーションの変化について聞きます。モチベーションがあまりない人は社内からその原因について追求し、問題解決に励むことができます。
また、社内にケアを行う部署を設立する必要がないために業務に集中することができます。そして、社内をより良い環境へと導けます。
人材データベースのデメリットは？
基本的に、その人材の適切な社内の派遣部署を探るためには、ある程度の月日がかかります。
また、その部署内での評価は複数の社員により評価されますが、評価が偏ってしまい正確な評価がなされていない可能性も十二分にあります。その他に、データベース更新業務が必須となります。
データベースとするため、情報漏洩のリスクが懸念されます。
人材データベースの社内ツールおすすめ４選
単に社内人材データベースと言っても種類があります。人材データサービスにはここにより売りとしている部分が異なり特徴がみられます。そして、今回は数ある人材データベースから４つに絞って紹介を行います。
自社に最適な物を見つけ、ぜひ導入してみましょう。人材データベースはあなたの会社の今後を担うシステムであり、成功のファクターです。
人材データベースの社内ツールオススメ１:カオナビ
カオナビは人材の基礎データ（氏名、年齢など）、パーソナリティー、評価スキルを一括に見ることができます。パーソナリティーはモチベーション、ストレスチェック、キャリアプランなどについて記述されいます。
評価スキルは受賞歴、評価履歴、業務履歴、資格などについて記述されています。メガバンクにも導入されているため信用度がとても大きいです。社内人材データベースは信用度が非常に大切になります。
人材データベースの社内ツールオススメ２:タレントパレット
タレントパレットは人事だけで無く経営など人材の活用を行いやすいです。また、スキルや資格からも検索ができます。そのため適材適所は行いやすいです。人材の日々のモチベーション管理も行えます。
そして、社内全体のモチベーション管理ができ常に前進する業務が可能になります。モチベーションは必ず業務には必要不可欠です。みんなのモチベーションが上がれば、大躍進間違いなしです。
人材データベースの社内ツールオススメ３:サイレコ
サイレコは社内の過去の人材から現在の人材まで一括管理しており、業務を自動化、効率化しているので使いやすいです。クラウド上で人材の管理を行います。また、サイレコは2018年にグッドデザイン賞を受賞しています。クラウド型の人材データベースです。
人材データベースの社内ツールおすすめ４:ヒトマワリ
ヒトマワリは給与・勤怠・評価・スキルの情報を人材情報と一括にしています。これは戦略人事を実現するサポートツールです。戦略分析や意志決定機能まで備えています。会社の拡大には必要不可欠なツールです。
現状だけで無く会社の将来を見通し今後より良い改善を行い業務を効率的に行いましょう。
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人材データベースの構築ポイント
人材データベースを構築する際にいくつかポイントがあります。人材データベースの構築ポイントを3つにしぼりまとめました。
この3つは人材データベースを運用する上でも非常に重要です。これらは人材データベースの鉄則なのでぜひ活用してみましょう。
人材データベースの構築ポイント１:項目ごとの各権限を設定
各項目ごとの権限を設定しましょう。権限を設定していなければ社内の誰もが見れる状態となっています。人材のデータベースを構築する際に年収などもファクターとなります。そのようなプライベートな情報を誰もが見えてしまってはいけません。
よって、他者に見えないよう権限を制限し、情報漏洩のリスクをすこしでも軽減します。情報漏洩は会社を潰し兼ねません。情報漏洩防止はそれだけ固めて置くべきです。
人材データベースの構築ポイント２:小規模単位から運用開始する
最初はプロジェクト単位など小さい規模で使用しましょう。いきなり大きなデータベースを作ろうとすると、人材データベースを構築することが目的となってしまいがちです。
しかし、本来は人材データベースを運用することが目的であるので小規模で運用し徐々に広めていくのが最適です。拡大しすぎると社内のモチベーションの低下にも繋がります。目的意識を失わないことが重要です。
人材データベースの構築ポイント３:更新のルールを決める
データ更新は四半期、半期、一年単位程度で行ってください。データ更新をある程度頻繁に行っていなければ、次第に時期が曖昧になります。そして、さいごには人材データベースを使用しない結果となります。
また、担当者を決めておかなければ、人に任せがちになり、それこそ情報漏洩に繋がります。従って、更新頻度・更新方法・更新担当者･バックアップシステムについては、事前に取り決めが必要となります。
社内人材データベースを効率的に活用しよう！
社内人材データベースは上記しているように非常に会社運営のサポートとなるツールです。ルールを決め、効率よく会社を運営しましょう。今後の会社の成長を期待し、現状の課題をどんどん解決していきましょう。
