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2019年08月19日

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!

情報共有サービスであるキータチームについて、その基本的な機能や特徴について説明します。キータチーム以外の情報共有サービスについても紹介し、その有用性を解説します。キータチームを活用することで会社の業務をより効率的にすることができます。

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!

キータチームとは

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームは簡単に記入でき、簡単に共有できる社内向けの情報プラットフォームです。

キータチームの特徴は、ドキュメントをMarkdownで書くことができるところにあります。Markdownを利用することで、簡単に章立てや表が作れたり、プログラムのソースコードなどを貼り付けることができます。

情報共有ツールの必要性

プロジェクトを進めていると情報が特定の個人に集中してしまい、他の人から見て、その人が何を行っているのか分からなくなります。例えば出張や病欠で必要な情報を持っている人と連絡がつかないと、プロジェクトが滞ってしまいます。

キータチームは手軽に社員同士の情報を共有するプラットフォームを提供しています。キータチームの特徴を理解し、上手く利用することで、情報共有がより手軽になり、属人化を防げます。

キータチームの基本的な性能3つ

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームの基本的な機能として、文書管理、ドキュメント検索機能、コメント機能があります。まずはこれら3つの特徴を理解し、使いこなすことで、単純な文書ファイルを残すよりもドキュメント管理が効率化されます。

キータチームの基本的な性能1:文書管理

キータチームでドキュメントを作ることで手軽に文書の管理をすることができます。

例えば、日報などをキータチームで書くことにしておけば、手軽に日報を管理することができます。後述するコメント機能で日報にコメントを残すこともできます。

他にも会議の議事録や社内マニュアルなどもキータチームに書いておくことで、簡単に文書の管理が行えます。

キータチームの基本的な性能2:ドキュメント検索機能

キータチームではドキュメントをキーワードで検索することができます。検索結果は投稿日、タグ、ユーザー、タイプで絞り込みができます。さらに表示順を検索順、更新順、ストック数順に並べ替えることもキータチームの特徴の1つです。

高度な検索ができることで、ドキュメントを整理するための階層を作る必要がなくなり、ドキュメントを書くことに集中できます。

キータチームの基本的な性能3:コメント機能

キータチームではドキュメントに対してコメントを残すことができます。

コメント機能を利用することで、ドキュメント内の間違いの指摘や修正の依頼などができます。コメントには絵文字が使用できるため、より活発なコミュニケーションができます。

またキータチームのユニークな特徴として、@ユーザー名と書くことでコメントしたことをユーザーに知らせる機能があります。

キータチームの特徴6つ

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームは文書管理、ドキュメント検索機能、コメント機能の3つの基本的な機能の他にも便利な機能や特徴を備えています。他のアプリケーションには無いこれらの機能を使いこなすことで生産性を上げることができます。

ここでは6つの特徴を例に上げ、キータチームの便利な機能をご紹介します。

キータチームの特徴1:記入が簡単

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームはMarkdownで書くことができるため、見出しや表などを手軽に作成できます。

また、Markdownでチェックボックスを作って手軽にやることリストを作ることもできます。ドキュメントのエディタにMarkdownのプレビューが付いているのも特徴で、Markdownに慣れていない人でも簡単にドキュメントを作れます。

キータチームの特徴2:テンプレート機能がついている

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームの特徴であるテンプレート機能を利用すると、会社全体で議事録のフォーマットを簡単に統一することができます。

テンプレートがあれば、日時や場所、参加者といった必須の情報を書き漏らすことも無くなります。また議事録だけでなく日報などもテンプレート化することで、上司が目を通しやすくなったり、振り返る際にデータを比較しやすくなったりします。

キータチームの特徴3:共有がしやすい

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームは投稿したドキュメントがフィードで共有されるという特徴を持っているため、ユーザーはタイムラインを確認するだけで情報の共有ができます。

キータチームはドキュメントごとにURLを持っているため、例えばSlackなどのコミュニケーションツールでURLを共有すれば、それだけで相手にドキュメントを共有できます。

キータチームの特徴4:ストック機能

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームにはストックという特徴的な機能があります。よく利用するドキュメントをタイムラインの右のコラムに表示させておくことができます。例えば業務におけるマニュアルやコーディングルールなどをストックしておくことで、すぐに見返すことができます。

また検索機能ではストック数順に並べ替えることができるため、有用なドキュメントをストックしておくことで、より質の高いドキュメントを抽出しやすくなります。

キータチームの特徴5:通知

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームの特徴として、通知機能があります。キータチームでは編集リクエスト、コメント、メンション、リンク、ストック、いいねが通知されます。

特にメンション機能を利用すれば、特定のユーザーに自分のコメントを見てくれるように促すことができます。後述する連携機能を使えばさらに便利に通知機能を利用できます。

キータチームの特徴6:SlackやChatWorkと連携できる

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチームにはSlackやChatWorkと連携できるという特徴があります。キータチームをSlackと連携することで通知がSlackに届くようになります。

通知をSlackに集中させることで、ユーザーはSlackだけで通知を管理できます。同様にChatWorkを連携させれば、キータチームの通知をChatWorkに飛ばせます。

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その他の情報共有ツールとその特徴

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
キータチーム以外にも有用性の高い情報共有ツールは存在します。ここではConfluence、DocBase、esa.ioの3つのアプリケーションの特徴について説明します。複数のアプリケーションと比較してより自社に合うものを選択しましょう

Confluence

ConfluenceはAtlassianが開発する情報共有アプリケーションです。

テンプレートや検索機能、ユーザー毎のアクセス制限など豊富な機能を兼ね備えています。ドキュメントには予定やアサインメント、ステータスなどを含めることができ、プロジェクト管理をしやすくなっています。

「Project Planning」や「Meeting Notes」といった既存のテンプレートが豊富という特徴があります。

DocBase

DocBaseはMarkdownで書くことのできるドキュメント共有プラットフォームです。DocBase最大の特徴はなんと言っても複数ユーザーでの同時編集です。同一のドキュメントを複数のユーザーで同時に編集することができます。

その他にも権限の管理やキーワード、タグを利用した検索機能、SlackやChatWorkとの連携など、基本的な機能も兼ね備えています。

esa.io

esa.ioは情報を育てるという視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。

esa.ioの特徴は不完全な状態であることを明示した上で記事を公開できるWIP(Work in Progress)機能です。WIP機能を使って不完全な状態でも情報を公開し、後から修正を繰り返すことで情報を育て、最終的にはArchiveして情報を整理します。

キータチームを使って情報共有を効率的に行おう

キータチームの特徴6つ|効率的に情報共有を行い生産性をあげよう!
本稿ではキータチームの基本的な3つの機能と6つの特徴について解説しました。またキータチームと類似する3つのアプリケーションについても紹介しました。

キータチームを使うことで情報の整理や共有をしやすくなり、より効率的な業務を行うことができます。これを機会に社内の文書をキータチームで作成し、あなたの会社にもキータチームを導入して働き方改革を実行しましょう。

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