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2019年06月24日

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?

ScanSnapをEvernoteに活用する方法ですがさまざまなデータをスキャンしデータを電子化して保存することができます。今まで保存しきれない紙や画像資料などは捨てるしかなかったのに保存が可能になります。クラウド上で管理できるノートサービスが優れています。

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?

Evernoteとは

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
Evernoteとはノートを取るように情報を蓄積するソフトウェアないしウェブサービスのことです。議事録や重要な紙の資料の保存が優れています。

ScanSnapの機能をうまく連動させて使えばPDFのパンフレットや取扱説明書などの一元管理も可能になりますので、紙の資料を溜め込む手間を軽減できます。紙の資料を溜め込むと後から必要な情報を取り出そうとしても時間がかかることも多いのでこういうアプリは便利です。

Evernoteとはノートを取るように情報を集積するソフトウェアないしウェブサービス

出典: https://ja.wikipedia.org/wiki/Evernote |

クラウド上のノート

クラウド上のノートは同じ情報を会社の同僚やグループで共有できるのが強みです。Google共有ドライブなどで議事録やマニュアルを共有している人も多いはずです。

担当者しかわからないといった情報管理だと担当者が不在のケースなどに柔軟に対応できませんが、マニュアルなどを共有しておけば臨機応変に対応できます。またお互いにノートを編集することもできますので作業の効率化も可能になります。

ScanSnapとは

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapは高速で用紙の連続取り込みができるスキャナーのことです。大量の書類も一気に自動でスキャンしてデータ化できます。

最新のScanSnapにはタッチディスプレイが搭載されたものもありますので設定が簡単です。パソコンやスマートフォンから設定するのも良いのですが、本体だけでできるのならもっと楽です。ScanSnapのホームも見やすいので、スキャンデータが大量になっても管理しやすいです。

ドキュメントスキャナ

ドキュメントスキャナの活用法は読み込んだデーターをPDFファイルにして、PCなどから閲覧や情報共有できるようにすることです。PDF化された会報誌や書類などをファイル保存して、会議に参加する際にタブレット端末などで閲覧できるようにしておくと荷物を減らせます。

大切な書類をあとで確認したい場合にスキャンしておくと外出先からも閲覧可能ですし、ペーパーレス化はコストダウンにもつながります。

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapをEvernoteに活用する方法として名刺をEvernoteにまとめる方法があります。名刺をスキャンして名刺をEvernoteに保存しておけば大量の名刺を保存して管理することができます。

OCR機能を使って検索をかければ情報を取り出すのも簡単ですし時短になります。会社員でも確定申告の時期の書面作成や領収書の管理が必要なこともあるはずです。このようなケースでも容易に対応できます。

ScanSnapをEvernoteに活用する方法1:ツールを準備する

ScanSnapをEvernoteに活用する方法として、まず紙の資料をデジタル化して取り込んで活用できるようツールを準備する必要があります。

Evernoteにファイルをアップする活用法はスキャンしたデータをダイレクトにEvernote上にアップする設定でできます。ScanSnap Managerの設定画面のアプリ選択でEvernoteを選べば可能になります。

スキャンしたデータをダイレクトにEvernote上にアップする設定 ScanSnap Managerの設定画面のアプリ選択でEvernote

出典: http://scansnap.fujitsu.com/jp/howto/part3-no08.html |

ScanSnapをEvernoteに活用する方法2:ScanSnapとEvernoteを連携する

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapをEvernoteに活用する方法は、ScanSnapとEvernoteを連携することです。書類や資料、名刺、画像などををScanSnapでスキャンして、なるべくEvernoteに直接取り込みます。

Evernote上に保存された最適化処理したデータは、いつでもどこでもどこからでも閲覧可能です。検索機能も優れているのでデータの取り出しもすぐにできます。

ScanSnapをEvernoteに活用する方法3:ScanSnapで原稿をスキャンする

ScanSnapをEvernoteに活用する方法としてScanSnapで原稿をスキャンする方法もあります。楽譜や見開きのブックレット、パンフレットや重要書類の原稿をスキャンしてあらかじめたちあげておいたアプリに取り込むとタブレット端末などで閲覧可能になります。

大学での講義資料や会社の会議の資料は場合によっては複数枚スキャンしなければいけないこともあります。それでもスキャンする時間はかかりません。

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4:データをEvernoteに直送する

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapをEvernoteに活用する方法に、データをEvernoteに直送するやり方もあります。大量の名刺や写真もスキャナで取り込んで、あらかじめセットしておいたPCのクイックメニューを立ち上げます。Evernoteの手書きノートの保存を選択すればEvernoteに保存されます。

Evernoteに登録されるとOCR検索機能がありますので名前で検索できます。すぐに名刺を取り出せます。

ScanSnapをEvernoteに活用するメリット4つ

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapをEvernoteに活用する方法は4つあります。大量の写真や名刺もデータ管理できるため、検索やタブレット端末での閲覧も簡単になります。ScanSnapの機能を上手に使えばペーバレス化できますしコストカットも可能です。

ScanSnapをEvernoteに活用する方法のメリットをもう少し詳しく見てみましょう。

活用するメリット1:紙での管理がなくなる

ScanSnapをEvernoteに活用するメリットは紙での管理は不要になることです。最近は請求書などもPDF化されたものがメールで届くことが増えましたが、紙での管理はコストパフォーマンスからいうとメリットがありません。

担当部署によってはDMや封書、紙の資料なども大量なので保管場所に困ることも多かったはずです。紙の書類のデジタル化でようやくペーパレスのメリットを実感できます。

活用するメリット2:データ上で整理するため探しやすい

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapをEvernoteに活用するメリットとしてデータ上で管理するため検索しやすいという側面があります。

たとえば同窓会に出席すると大量に名刺をもらって困ることがあります。デジタル化して保存できるEvernoteを使うことで、名前だけで簡単に検索できます。お礼メールなどもすぐに対応できます。

業者に連絡をいれたいときや数年ぶりに連絡しなければいけない場面でも保存されたデータが役立ちます。

活用するメリット3:原稿にメモを書いたり消せたりする

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
そのほかのScanSnapをEvernoteに活用するメリットは原稿にメモを書いたり消せたりすることです。たとえば、業務連絡やお知らせなどは追記したり補足事項が増えることはよくあるはずです。そんなとき同一ノートに追記したり変更するといいです。

変更履歴を書いておくともっといいです。Evernoteにはボイスメモ機能もついていますのでインタビュー原稿なども修正しながら書きあげることができます。

活用するメリット4:Cloudの活用で連携強化

ScanSnapをEvernoteに活用する最大のメリットがCloudの活用です。ScanSnapCloudという連携サービスを使うことでScanSnapボタンを押すだけでEvernoteへ直接保存できます。

このワンプッシュスキャン活用法はデータの取り込みからEvernoteへのアップロードが一気にできますので便利です。書類のタイトル名なども自動生成しますので作業の効率化が可能です。

ScanSnapCloudという連携サービスを使うことでScanSnapボタンを押すだけでEvernoteへ直接保存

出典: https://www.pfu.fujitsu.com/imaging/scansnap-cloud/scene/... |

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ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
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クラウド上で管理できるノートサービス6選

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ノートをクラウドで活用できるサービスを利用しましょう。ノートをクラウドで活用するとクラウド上で管理されているため、いつでもどこでも見たいときに見たい情報を取り出せます。

アップデートや編集も簡単なので外出先からもリアルタイムで情報を共有することができます。ノートやメモに保存した内容を会社の同僚や友人に送付することもできます。

そこでクラウド上で管理できるノートサービスをもう少し詳しくみてみましょう。

クラウド上で管理できるノートサービス1:Stock

クラウド上で管理できるノートサービスにStockがあります。ノートをフォルダ形式で管理できます。たとえばノートには例会などで使用したホワイトボードに書かれた議題内容を写真でとって関連するファイルと一緒に保存できます。

議事録の作成は意外に手間がかかります。議事録の形式が決まっている場合は、内容は正しくても形式にあてはめていく作業に労力を要するので、このノートサービス活用法は目からウロコです。

クラウド上で管理できるノートサービス2:Onenote

クラウド上で管理できるノートサービスにOnenoteがあります。OnenoteはEvernoteの機能についています。テキストや画像の配置が自由なのでメモの作成が簡単です。Microsoft Office 365などと連携することでダウンロードすることなくファイルを開くこともできます。

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリなので相性も良く、必要な情報の管理も優れています。

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリ

出典: https://www.microsoft.com/ja-jp/p/onenote/9wzdncrfhvjl?ac... |

クラウド上で管理できるノートサービス3:Dropbox Paper

クラウド上で管理できるノートサービスにDropbox Paperもあります。

たとえば特別な会議の進行表やタイムスケジュールなど共有しておきたい書面や、お互いに意見をだしあって共同作業で作成したい書面の編集、保存に適しています。

このDropbox Paperのタスク管理ツールを使うことでユーザーへのメンションもドキュメント上ですることができます。テンプレートでの議事録作成に優れています。

Paperのタスク管理ツール
ユーザーへのメンションがドキュメント上で

出典: https://www.dropbox.com/ja/paper |

クラウド上で管理できるノートサービス4:Inkdrop

クラウド上で管理できるノートサービスとしてInkdropもあります。このInkdropはプログラマー向けに開発されたマークダウン専用のアプリです。シンプルで無駄がないuiデータ同期機能を備えているアプリです。

Inkdropはプログラミング関連のメモを取るための玄人好みアプリですが、多くの人がプロジェクトの管理や会議などの書面作成にも使用しています。

クラウド上で管理できるノートサービス5:Simplenote

クラウド上で管理できるノートサービスにSimplenoteもあります。このSimplenoteはオンラインでメモが使えるので、パソコンとスマートフォンのアプリ両方で共通して保存できます。メモを同期することができるので便利です。

ノートは公開できるのでブログと同じような使い方もできます。その他忘年会などの景品の買い出しの内訳をメール送信しなくても、このノートサービスを共有すればいいので手間が省けます。

クラウド上で管理できるノートサービス6:DocBase

クラウド上で管理できるノートサービスにDocBaseもあります。同時編集機能がついているので誰がメモを編集しているか一目でわかります。

情報をグループで共有したいときに使うと便利です。管理画面も使いやすいので、共同作業を記録するときのメモ書きとして使うとよいでしょう。もちろんMarkdownにも対応していますので、誰でも簡単にドキュメントを作成することができます。

ScanSnapをEvernoteに活用しよう!

ScanSnapをEvernoteに活用する方法4つ|活用のメリットは?
ScanSnapをEvernoteに活用して業務の効率化を実現しましょう。ScanSnapはさまざまなものをスキャンし、保存することができます。仕事だけでなくプライベートでも領収書をスキャンして家計簿アプリと連動してチェックすることで、家計収入と支出を可視化できます。

家族の成長記録や大量のプリントなどもデータ化し、Evernoteに活用することで捨てる紙はなくなってもデータ保存は可能になります。

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