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2019年08月01日

社内ポータルサイト導入のメリット4つ|導入の注意点や成功事例を紹介

この記事では社内ポータルサイトについて解説しています。ポータルサイトの特徴や導入することのメリットを多数紹介します。また、メリットをさらに生かすための、導入時の注意点も紹介していきます。ぜひ、社内ポータルサイトについて知って頂き、導入・運用に繋げてください。

社内ポータルサイト導入のメリット4つ|導入の注意点や成功事例を紹介
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社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、企業から社員に向けて公開される、情報検索のためのWebサイトのことです。社員のみが利用でき、業務上の疑問点をすぐにサイトへのアクセスにより解決することができます。

社内ポータルサイトに設置されているツールには、資料のフォーマット・SNS・アプリ・掲示板などがあり、社員はいつでも利用できます。社内でのみ共有されるのでセキュリティに優れています。

検索エンジンとの違い

社内ポータルサイトは社員のみしか利用できませんが、一般的に利用されているポータルサイトもあります。有名なものではYahooやGoogleなどの検索エンジンがそれに該当します。

社内ポータルサイトとこれらの検索エンジンの違いは、使用者が限定されているかどうかです。YahooやGoogleなどの検索エンジンは誰でも利用することができますが、社内ポータルサイトはその会社の社員しか使うことができません。

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なぜ社内にポータルサイトが必要か

その会社内でのみ利用できる社内ポータルサイトですが、では、社内ポータルサイトの必要性とは何なのでしょうか。社内ポータルサイト未導入の会社では各種書類は紙やデータとして保管されていて、社員同士のコミュニケーションは直接行っているところがほとんどです。

これらの社内ポータルサイトを使わない形態と、社内ポータルサイトを利用した形態ではどのような差があるのでしょうか。次から詳しく解説していきます。
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ポータルサイトの特徴4点

続いて、ポータルサイトの特徴を4つ紹介します。これらの特徴を理解すれば社内ポータルサイトを導入するメリットの理解に直結します。

社内ポータルサイトの特徴は、
1. 業務上ツールの集約化ができること
2. 決済機能の実装ができること
3. チャットツールの導入ができること
4. 管理機能が搭載されていること
の4つになります。

これらの社内ポータルサイトの特徴4つについて、次から順に説明します。

ポータルサイトの特徴1:業務上ツールの集約化

社内ポータルサイトの特徴の1つ目は、業務上ツールを集約化できることです。業務上で必要となる様々な書類やマニュアルなどのフォーマットを集約しておくことで、社員はいちいちその情報がどこにあるのかを探すことなく情報をすぐに見ることができます。

ポータルサイトがないと書類は探し出すだけで時間がかかってしまうものですが、これにより無駄な時間を省き業務をよりスピーディーに行うことが可能になります。

ポータルサイトの特徴2:決済機能の実装

社内ポータルサイトの特徴の2つ目は、ポータルサイトに決済機能を実装することができることです。社内ポータルサイトに決済機能を搭載することによって会社全体としての意思決定を迅速に行うことができます。また会社の透明性の向上も図ることができます。

ポータルサイトの特徴3:チャットツールの導入

社内ポータルサイトの特徴3つ目は、ポータルサイトにチャットツールを導入できることです。特にLINEを導入することにより、社員間のコミュニケーションがより容易にとれるようになります。

違う部署の社員ともコミュニケーションを多くとることによって意思疎通を図り情報共有をすることができるので、会社が活発になるだけでなく業務の遂行も楽になります。

ポータルサイトの特徴4:管理機能の搭載

社内ポータルサイトの特徴の4つ目は、ポータルサイトに管理機能を搭載できることです。管理機能とは、業務をする上でのスケジュールやタスクを管理することです。なかなか共有することが面倒なスケジュールやタスクを一元管理し、社員に共有することができます。

スケジュールやタスクをより意識することに繋がるため、作業の効率化や迅速化に繋げることができます。
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社内ポータルサイト導入のメリット4つ

ここまでは、社内ポータルサイトの特徴を紹介しました。では、これらの特徴から導き出される社内ポータルサイトのメリットとは何があるのでしょうか。

メリットは、
1. 情報共有ができること
2. 交流が活性化すること
3. 会社の理念や方向性の浸透に繋がること
4. ペーパーレス化に繋がること
の4つです。

以下にこれらの社内ポータルサイトのメリットを順にそれぞれ説明します。

社内ポータルサイト導入のメリット1:情報共有ができる

社内ポータルサイト導入のメリットの1つ目は、情報共有ができることです。社内ポータルサイトを利用すれば、情報を一度に全ての社員に共有することができます。

従来の掲示板などでは、見るのを忘れていて情報共有ができていないという人も出てきますが、ポータルサイトではそのようなことが防げます。それだけでなく、社内ポータルサイトではSNSも利用できるため、個人的な情報共有にも優れています。

社内ポータルサイト導入のメリット2:交流が活性化

社内ポータルサイト導入のメリット2つ目は、社員同士の交流が活性化することです。社内ポータルサイトのSNSを利用すれば従来のように電話をかけたり直接訪ねたりすることなく、気軽に素早く他部署の人にもコンタクトをとることができます。

電話やメールでは煩わしくなってしまうこれらの連絡も、社内ポータルサイトのSNSを利用することで煩わしさが軽減し、より気軽に交流することに繋がります。

社内ポータルサイト導入のメリット3:会社の理念や方向性の浸透

社内ポータルサイトの導入のメリット3つ目は、会社の理念や方向性の浸透に繋がることです。企業理念や社訓を社内ポータルサイトに掲載することで社員全員の目に入りますし、会社の方向性を示すコンテンツを掲載することも、社員に方向性を示すことに繋がります。

ポータルサイト導入前には共有が難しい社訓や理念も、簡単に社員全員に示すことが可能になります。

社内ポータルサイト導入のメリット4:ペーパーレス化

社内ポータルサイト導入のメリット4つ目は、ポータルサイト導入によってペーパーレス化の推進に繋がることです。社内ポータルサイトでは、各種手続きに必要な書類やマニュアルなど、多くの場合は紙媒体で保管されているものをデータ化できます。

それらの膨大な書類を一律データ化することで、大幅なペーパーレス化に繋がります。

社内ポータルサイトを導入するときの注意点4点

上記のような特徴やメリットがある社内ポータルサイトですが、その導入に当たってはいくつかの注意点があります。社内ポータルサイトのパフォーマンス向上のために必要なことばかりです。

導入するときの注意点は、
1. 用途を明確化すること
2. 不要な機能を入れないようにすること
3. サイトの構成をシンプルにすること
4. 情報の更新はまめに行うようにすること
の4つです。

次からそれぞれについて詳しく解説します。

社内ポータルサイトを導入するときの注意点1:用途を明確に

社内ポータルサイトを導入するときの注意点1つ目は、用途を明確にすることです。社内ポータルサイト導入の目的を明確にしておくことで、サイトの統一感や見やすさに繋がり、コストパフォーマンスの向上ができます。

また運用における責任者もしっかり決めておくことで、社内ポータルサイトの目的がぶれることなく継続することができます。

社内ポータルサイトを導入するときの注意点2:不要な機能を入れない

社内ポータルサイトを導入するときの注意点2つ目は、不要な機能を入れないようにすることです。注意点1つ目で明確化した目的を達成するために、必要な機能をどんどん追加する必要があります。

しかし、社内ポータルサイトの用途に沿っていない機能を無闇に入れることは、見づらくなるなど社内ポータルサイトの成果を落とすことになるので注意が要ります。

社内ポータルサイトを導入するときの注意点3:サイトの構築はシンプルに

社内ポータルサイトを導入するときの注意点3つ目は、サイトの構築はシンプルにすることです。社内ポータルサイトを導入したばかりの頃は社員も慣れていないので、新しいツールに慣れることが必要です。

そのときに社内ポータルサイトが分かりづらい構成であると使い勝手が悪く浸透しません。はやく社員の間で活用されるようにサイトは使い勝手の良い構成を心掛けると良いでしょう。

社内ポータルサイトを導入するときの注意点4:情報の更新

社内ポータルサイトを導入するときの注意点4つ目は、情報の更新をまめに行うことです。社内ポータルサイト導入のメリットで紹介したように、社内ポータルサイトでは社員が必要だと思った情報をすぐに見ることが可能です。

よって、情報が古かったり更新されていなかったりすると意味を成しません。情報をまめに更新することで社員が頼りにすることのできる社内ポータルサイトになります。

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社内ポータルサイト成功例

以上が、社内ポータルサイトのメリットや、利用にあたっての注意点となります。その運用に最低限気を使っていればとても便利な社内ポータルサイトですが、実際に成功している例をいくつか紹介します。

中には業績が上がった一因にこの社内ポータルサイトがあるのではとも言われている会社もあります。ぜひ社内ポータルサイト導入の際の参考にしてみてください。

株式会社池田模範堂

池田模範堂といえばムヒで有名ですが、社内ポータルサイトを上手く活用している会社としても知られています。池田模範堂のポータルサイト「ガルーン」導入により、各種手続きの方法をすぐに知ることができるようになりました。

例えば結婚や出張の際の手続きをどのように行えば良いのかなど、これらの情報を電話で問い合わせる必要なくサイトですぐに見ることができます。社員にとって、面倒が減ったという大きなメリットです。

CIポータル

池田模範堂のガルーンのようなClポータルサイトの導入によって、社内の様々な部門の社員や普段の交流のあまりない工場の社員とも簡単に情報共有ができるようになりました。

また、それだけでなく、池田模範堂全体としてClポータルサイト導入後から売り上げを伸ばし121億円を達成しました。社員間の交流やコミュニケーションの活性化によって社内の雰囲気の向上にも繋がりました。

株式会社島津製作所

続いて、島津製作所の社内ポータルサイトを紹介します。島津製作所では自動車や航空部品を製造している会社です。島津製作所の社内ポータルサイトは、各種書類のURLが各項目ごとにまとめられているため使いやすい構成になっています。

製造業で多数の部門や部署がありますが、社内ポータルサイトはそれらの社員間の交流の活性化にも一役かっています。

運用フローを定めて活用される社内ポータルサイトをつくろう!

以上が、社内ポータルサイトについての説明になります。社内ポータルサイトを導入するメリットがたくさんあることが実感できたのではないでしょうか。

ぜひ、ポータルサイト導入時の注意点に留意し、運用フローを定めて、全ての社員にとって使いやすくプラスになる社内ポータルサイトを作ってみてください。
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