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2019年08月20日

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ

Evernoteはリリース以来、累計2億人超の個人から企業など多くの人に親しまれてきた情報集積アプリです。検索機能が非常に優秀なことから、名刺管理だけではなく、メモとして気づいたことやアイデアを保存したり、画像や音声動画など情報の集積に適しています。

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ

Evernoteとは?

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteとは、ノートに書き込みをするように、ウェブ上で情報を蓄積するソフトウェアやウェブサービスのことです。

ビジネスシーンでよく見られる紙とペンでのメモ書きをクラウド上でデータ管理する、メモを作成するツールと考えていただければ良いでしょう。

画像や動画、位置情報も記録できて複数のデバイスで同じ内容を確認できるのも便利なポイントです。名刺管理の便利さもユーザーから指示される要因となっています。

Evernoteの基本の機能

Evernoteの基本の機能は、簡単にいうと紙のノートが1ページあるというイメージです。Evernoteのノートには、紙のノートと同じように手書きでメモを書くことや、写真を貼ることができます。

名刺管理や音声ファイル、ウェブページなどいろんな形式のデータを貼ることができたり、ノートに保存された手書きの文字を取った画像も、スキャンでデータ化され、その単語や言葉がキーワードとして検索できます。

Evernoteで名刺管理するには?

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
名刺は、新しい取引先や職場の配置替えなどがあるたびに増えていきますので、集まった名刺をスマートに名刺管理したいと考える人も多いことでしょう。名刺はビジネス上で出会った証ともいえる重要な営業ツールです。

名刺を生きた情報に変換し活用の幅を広げるためにも、Evernoteは有効なツールです。名刺交換をした日時や簡単なメモを残すだけでもビジネスチャンスが広がるきっかけになるかも知れません。

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteの機能を使って名刺管理すると必要な名刺を瞬時に検索できるだけではなく、資料やメモと合わせて名刺情報も一元管理することができますので大変便利です。

Evernoteでの名刺管理は登録するとOCRでデータ化されることで自動的に文字データに変換、スマホで呼び出し、そのまま電話をかけたりなどスピーディな効率化を実現しています。ここからはEvernoteを使った名刺管理の特徴をお伝えいたします。

Evernoteを使った名刺管理の特徴1:名刺の検索ができる

Evernoteを使っての名刺管理は、検索がとても便利なことです。あの人と連絡を取りたいと名刺の山から特定の一人を探し出す、そんなめんどうな作業はEvernoteがあれば必要ありません。

iOS用アプリには名刺撮影モードが付いており、撮影した名刺の情報がテキストとしてEvernote内に保存されますので、苗字だけは覚えている、会社名だけは覚えているような時にサクッと情報を呼び起こせます。

Evernoteを使った名刺管理の特徴2:スキャナーと連携できる

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteを使っての名刺管理は、スキャナを使うとさらに効率がアップします。

高速で取り込めるうえ、画面を全て取り込んだ後に自動的に一つのノートに保存したり、名刺の向きが縦横混在していても自動判別してくれる機能もあり、バラバラに名刺管理をしても、ノートの整理がとても楽になります。

溜まった名刺を一度に取り込みたい人やキレイに名刺画像を残したい人にはおすすめの方法です。

Evernoteを使った名刺管理の特徴3:スマホカメラから取り込める

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
スマホカメラを使って名刺管理するなら「名刺スキャン」という機能を使うのがおすすめです。名刺スキャンはEvernoteプレミアムの機能で、名刺をスキャンした情報を連絡先ノートという形式でEvernoteに保存します。

自動的に文字データに変換されるので、大量の名刺からキーワード検索することが可能となります。名刺画像の他に、氏名、企業名、メールアドレス、住所、電話番号、タグや顔写真も取り込めます。

Evernoteを使った名刺管理の特徴4:LinkedInとの連携

LinkedInを使っている人は、自分のアカウントをEvernoteに連携しておくことで名刺管理を保存している相手とすぐにつながれます。

名刺に含まれたテキストがEvernoteに認識されると、該当する方のLinkedInプロフィールから写真・企業名・役職などの情報を取り込むことができます。連絡先の管理と同時に、相手の顔と名前を忘れずに覚えておくことができます。名刺管理には大変便利な機能です。

Evernoteを使った名刺管理の特徴5:共有のしやすさ

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteでの名刺管理は、自分で書いたメモを自分の複数の端末で同期するだけではなく、特定の個人や複数のグループと共有することができます。特定の人とのみ共有したい場合は、ワークチャットでの共有が便利です。

ノートごとに共有したメンバーの権限を「編集・招待が可能」「編集が可能」「閲覧が可能」に分類することができるため、ノートの外部への漏洩などを防ぐことができます。

Evernoteを使った名刺管理の特徴6:利用できるデバイスが多い

Evernoteで名刺管理をする場合、パソコン・スマホ・タブレットといったマルチデバイスにも対応していますのでビジネスチャンスの幅はさらに広がるでしょう。もらった名刺をスマホで撮影、テキストにメモなどをして保存すればノートをとる感覚で使用できます。

モバイル端末を使って写真や音声クリップ、動画、音声メモなど気になる情報をあらゆる場所から保存できます。機動性に優れたモバイル端末での利用で真価を発揮します。

Evernoteを使った名刺管理の特徴7:タグ機能がある

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteで名刺管理をする場合、タグ機能を使って分類すると、取引先や案件ごとにグルーピングされ、仕事の効率化がアップします。

タグとは、ノートに追加できるキーワードのような存在です。タグを意識的に付けておけば、より簡単に、確実に欲しい情報を発見できるようになります。

例えば、優先度・重要度でタグ付けをしたり、未処理・進行中などタスク処理に合わせて付けて行くのも効率化につながるでしょう。

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Evernoteで名刺管理するときの注意点5つ

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
ここまでは、Evernoteを使っての名刺管理の特徴などをご紹介してきました。どちらかというと、検索の利便性が格段に向上したり、場所を選ばずにパソコンやスマホから見ることができたりなど、ビジネス上での機動性も十分ということをご紹介してきました。

しかしEvernoteには、有料版や無料版があったり、活用するにはどちらがいいのか分からないという声もあります。ここからは注意点についてお伝えいたします。

Evernoteで名刺管理するときの注意点1:無料版は名刺管理できない

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteには、無料版と有料版がありますが、無料版はベーシックプランとなり、同期できる端末は2つまでと制限されています。

月間アップデート容量は60MBまでとなり、文字だけの保存であれば問題ないのですが、画像や動画など、たくさん保存する方にとっては使い勝手は良くないでしょう。

従ってEvernoteで名刺管理を行い、効率的なビジネスライフを送るには、プレミアムプラン以上の有料版がおすすめです。

Evernoteで名刺管理するときの注意点2:デバイスにより表示形式などが違う

Evernoteでの名刺管理では、移動中や外出時はiphoneで確認したり、家ではMac、会社ではWindowsというように見ている人も多いのではないでしょうか。

特にwindowsでのEvernoteの見え方が少し違うという声が多く、調べてみると表示のフォントの違いがあることが分かりました。Evernoteのツール・オプションからノートのタブを選びフォントを変えることが可能です。ご確認ください。

Evernoteで名刺管理するときの注意点3:取り込み方法によってノート形式が違う

Evernoteでの名刺管理では、取り込み方法によってはノート形式が違ってきます。Evernoteのノートに取り込んだ情報は自動的にクラウドに保存されます。そのためノート形式が多少違ってもバックアップされていますのでご安心ください。

Evernoteの形式ファイルとして、単一ノート、複数ノート、あるいは単一のノートブックを指定してエクスポートすることができます。添付ファイルなど全てが保存されます。

Evernoteで名刺管理するときの注意点4:他の名刺データの取り込みができない

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
Evernoteでの名刺管理では、無料版では他の名刺データの取り込みができなくなる場合があります。ビジネスを行っていれば、名刺の数は日々増えていきます。その度に名刺スキャン機能を使っていればいずれは容量オーバーして行くことは予測のつくことです。

ベーシック版では月間容量が60MBとなっているため、増え続ける名刺管理には限界があるでしょう。名刺管理には月間容量が多い有料版がおすすめです。

Evernoteで名刺管理するときの注意点5:両面の名刺に対応していない

Evernoteでの名刺管理では、両面印刷の自動撮影が対応していませんが、名刺のノートの裏面に画像を貼り付けて対応すれば問題ないでしょう。

名刺をスキャンした後に作成されたノートを開き、画面右上の「編集」をタップ、下へスクロールして「名刺の裏面を追加」で取り込み可能です。現在、iphone、ipod、ipodtouchのみ利用可能となります。

Evernoteで名刺管理をしよう

Evernoteを使った名刺管理の特徴7つ|名刺管理をするときの注意点5つ
ここまでEvernoteでの名刺管理についてご紹介してきましたが、ご理解いただけましたでしょうか。ビジネスシーンでも多く見られる名刺交換や商談時のメモ、これらを一括管理して業務効率を各段にアップしたものがEvernoteです。

日本国内でも900万人を超えるユーザーからも絶大なる指示を受けています。ビジネスチャンスが広がるEvernote、この機会に無料版だけでも試してみてはいかがでしょうか。

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