Search

検索したいワードを入力してください

2019年08月07日

デスク周りが片付く名刺の整理術7選|名刺整理を続ける3つのコツ

貰った名刺をどのように扱っていますか?名刺はビジネスに関する自己情報を相手に知らせるために存在するアイテムですので、時に仕事のチャンスや成功に繋がるものになります!乱雑に置いてあるだけの方は整理術を活用してみると、それなりのメリットを得られるかもしれません。

デスク周りが片付く名刺の整理術7選|名刺整理を続ける3つのコツ

名刺を整理する目的

名刺はビジネスシーンで欠かせないアイテムの1つですあり、挨拶として好感することも多いものです。取引先などが多い方ほど諸州する誰かの名刺は多量化しますが、この時にどう管理しているかは人それぞれの現実があります。

名刺はビジネスに関する繋がりのために、渡したり受け取ったりするものです。整理術を活用してまとめておけばそれなりのメリットも期待できるため、どのようなメリットが得られるのか確認しておきましょう。

名刺を整理することのメリット

整理術を活用して名刺を整理することのメリットには、「ビジネスチャンスを逃さないこと」と「名刺を探す時間が短縮されること」が挙がります。どちらも、ビジネスに関する成功に結び付く可能性があるものです。

ビジネスチャンスを逃さない

名刺を整理することのメリット、1つ目は「ビジネスチャンスを逃さない可能性が上がること」です。

ビジネス的な繋がりを示す名刺が見やすい状態で管理されていれば、既存の関係から人との関わりが広がったり、ビジネスチャンスに繋がるキッカケを得られる率が上がります。

管理の仕方は様々ですが、一般的に知られる整理術を活用してまとめておけばより見やすくなるでしょう。チャンスを逃さないためにも、日頃の管理が重要です。

名刺を探す時間を短縮できる

名刺を整理することのメリット、2つ目は「名刺を探す時間を短縮できること」です。名刺はビジネスチャンスに繋がり得るものですので、その状況に適した存在を見つけるためには探しやすくしておくべきと言えます。

1週間のうちに名刺探しに費やす時間は、平均12.6分と言われています。年間にすると約10時間にもなるため、この調査結果を考えると日頃の時間を無駄にしないためにも整理は重要であることが分かります。

デスク周りが片付く名刺の整理術7選

名刺は形が決まっているものですが、数が多くなると共にかさばることは他の物と変わりありません。かさばると必要な名刺が探しにくく、チャンスを逃すことにも繋がり得ます。

そこで、活用したいのは一般的によく用いられている整理術です。昔からある定番の整理術からデジタルな整理術まで、この世にはあらゆる整理術が存在しているため、自分の性質や業種に合った整理術を探して実践してみましょう。

名刺の整理術1:五十音順に名刺を保管できる整理ボックス

名刺の整理術、1つ目は「五十音順に名刺を保管できる整理ボックス」です。

固定の取引先がいる場合には会社名や個人名をある程度覚えていることが多いため、固定取引先が多い方は五十音順に管理できる名刺ケース・整理ボックスを使った整理術が向いています。

業種の名前で五十音順に並べて管理する、という整理術もあります。五十音順の整理術は名前のあるものを管理する際の基本なので、慣れもあり使いやすいでしょう。

名刺の整理術2:ファイルやフォルダを使った名刺整理

名刺の整理術、2つ目は「ファイルやフォルダを使った名刺整理」です。ファイルは名刺を1枚ずつ綴じていけるので量が多いほど分厚くはなりますが、本のようにめくって閲覧できるのは大変見やすくて便利と言えます。

フォルダは業界や職種を特定しにくい方・頻繁に連絡をとる機会が多い方に有用で、付箋を貼るなどすればより便利になります。名刺ケースというのもありますが、これは大量に収められる点がメリットです。

名刺の整理術3:手書き整理テクニック

名刺の整理術、3つ目は「手書き整理テクニック」です。近年は何かとデジタルで管理しがちでそちらの方が便利な印象ですが、アナログな名刺管理でも色ペンや付箋などを使うことでより見やすくなり、個人的に扱いやすい管理を実現できます。

堅苦しい感じが良い場合は黒ペンに白付箋でシャープにまとめても良いのですが、色ペンや色付箋を使うことで見た目も明るく楽しくできます。独自の見やすい管理ができるので面白味があります。

名刺の整理術4:業種別に名刺を整理

名刺の整理術、4つ目は「業種別に名刺を整理すること」です。あらゆる業種と関わりがある方は、業種別に整理しておくと必要に応じた名刺を見つけやすくなります。

名刺を貰っていざ収めようという状況関しても収める場所を決めやすくなるため、名刺に費やす時間を少しでも減らすことに繋がります。特定の業種の方に用がある状況になった時には、1件目・2件目と当たるところを順を追っていけるので連絡時には便利です。

名刺の整理術5:時系列に名刺を整理

名刺の整理術、5つ目は「時系列に名刺を管理すること」です。時系列というのは、名刺を貰った日の順番に並べていく・ファイルなどに収めていくことを表しています。

五十音順で管理するのも典型的な方法ですが、時系列で管理するのも昔からある方法です。業種によっては時系列管理の方が便利で見やすい場合もあるため、扱いやすい・管理しやすい並びにしましょう。

名刺の整理術6:名刺管理ツールを導入する

名刺の管理術、6つ目は「デジタルな名刺管理ツールを導入すること」です。現代にはスマートフォンで名刺を撮影するだけで管理が行えるものや、入力と保存で管理・閲覧・共有が簡易的になるデジタルなツールもあります。

一般的にはOCR(光学式文字読み取り装置)でデジタル化した後、クラウドサーバーでその情報が管理されることが多いです。無料アプリとして気軽に使えるツールもあるため、試しに使ってみてはいかがでしょう。

名刺の整理術7:エクセルで表にしてまとめる

名刺の整理術、7つ目は「エクセルで表にしてまとめる方法」です。使用するものはパソコンなのでデジタルな印象ですが、名刺の内容をキーボードで入力するので割とアナログな作業になります。

ノートにまとめるような感覚で情報を整理できるので、向いている方には向いています。エクセルで作成した表を印刷すればデジタル慣れしてない方でも見やすいため、所有する名刺情報を一目で分かるようにしたいと考えている方にも有用です。

あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか?

名刺が多すぎて管理できない…社員が個人で管理していて有効活用ができていない…そんな悩みは「連絡とれるくん」で解決しましょう!まずはこちらからお気軽に資料請求してみてください。

名刺整理を続けるコツ3つ

名刺管理は億劫・面倒と感じる方も多いようですが、管理しておくことで得られるメリットのことを考えればちゃんとまとめておきたいものです。では、どのようにすれば名刺管理を続けられるのか、そのコツを3つご紹介していきます。

名刺整理を続けるコツ1:名刺交換した日に整理する

名刺整理を続けるコツ、1つ目は「名刺を交換した日で整理すること」です。年月日別で管理することは名刺以外でもよくあるように、後々探す時や整理し直す時に多少は楽になります。

探すことや整理し直すことが多少なりとも楽になれば、名刺を管理することが億劫になる可能性も減るでしょう。後々扱いやすいように整理することは、片付いた状態と管理意欲を保つ基本です。

名刺整理を続けるコツ2:「会った日付/会った場所/仕事の用件」を名刺に書き込む

名刺整理を続けるコツ、2つ目は「会った日付・会った場所・仕事の用件を名刺に書き込むこと」です。名刺をくれた人の情報を名刺そのものに書き込むことでビジネスに活かしやすくなりますし、自分自身も記憶を辿りやすくなります。

再びその人と会う・関わる時にも、話のネタやきっかけになるでしょう。以前に仕事で会ったこと・名刺交換した時のことを覚えていてくれると、相手の受け入れ態勢も違ってきます。

名刺整理を続けるコツ3:「管理しなくてもいい名刺」というカテゴリを設けない

名刺整理を続けるコツ、3つ目は「管理しなくてもいい名刺というカテゴリを設けないこと」です。管理しなくてもいいカテゴリを設けてしまうと、管理すべき名刺に対する整理意欲も減退する可能性があります。

有益性を問わず、名刺は名刺としてまとめておいた方が何かと楽です。不要と思っても実はチャンスに繋がることもあるため、とりあえずまとめて整理しておきましょう。

名刺の整理術を知って仕事ができる人になろう!

名刺はビジネスアイテムですので、ちゃんと管理しておくことでチャンスや成功に繋がるメリットを得られる可能性は上がります。また、片付けの状態は心を表すとも言われているため、整理術を活用してデスクなどの仕事場にある物や情報を見やすいようまとめておきましょう。

Related