名刺のPDFを用いた管理とは
名刺は、仕事をすればするほど溜まっていき名刺ファイルが一杯になってしまったり、机の中に未整理の名刺がたくさん散らばるなどその整理･管理が大変です。
手間のかかる名刺管理ですが、そのデータをPDF(アドビシステムズ社が開発したソフトウェアのファイル形式)でデジタル化して管理すれば、スペースをとることもなく容易に管理でき、また効果的活用もできるメリットがあります。
名刺を管理する目的
名刺はその機能･性質から顧客情報が集約された宝の山と言えます。そのデータをアナログ的な個人管理からPDFを活用した社内の一括管理にして、会社の営業戦略上のリソースとして活用することが大切です。
名刺情報のPDF化とその一元的管理により、顧客情報の管理の手間と時間が削減され、PDFのメリットである優れた検索機能により検索時間が容易に短縮できます。
名刺をアナログ管理するデメリット
ビジネスマンが日々入手する名刺を分類･整理して管理し続けるのは煩雑であり、個人で名刺を抱え込みがちになります。このため、顧客情報が担当者以外わからないなど情報の共有化が難しく、会社の営業戦略上のリソースとして活用しにくいデメリットがあります。
また、大量の名刺を名刺ファイルなどで分別しても必要なときに探すのが面倒で時間もかかり、名刺ファイルの管理も場所をとり、紛失などにも注意しなければいけません。
名刺をPDFで管理するために必要なもの
名刺をPDF化して閲覧するためには「Acrobat Reader」が必要ですが、このソフトはPCやスマホでも無料でダウンロードでき、Acrobat Readerを開くPCの機種やOSに制約はなく、ほとんどの端末で使えるメリットがあります。
名刺のアナログ的管理のデメリットに比べ、名刺のPDF管理により得るメリットは数多くあり、PDF管理の導入に際しても、その初期費用がほとんどかからないこともメリットに挙げられます。
名刺をPDFで管理するメリット7つ
PDFファイルは、開く機種やOSを選ばずほとんどの端末で閲覧が可能で、名刺画像のPDFファイルは名刺の印刷イメージで開くことができ、そのまま印刷もできます。また、ファイルサイズが小さいため､インターネットのダウンロードが早く、メール送付もスムーズにいきます。
このようにPDF管理のメリットは多々ありますが、その特徴的なメリットを7つ挙げてみましょう。
名刺をPDFで管理するメリット1：保管場所が不要
名刺をPDFでデジタル化して管理することにより、名刺をアナログ的に管理していたときのように、名刺ファイルに分別して管理したり､その保管場所を確保する必要はありません。
名刺管理を担当する部署の端末から会社のサーバーやクラウド上に保管場所を確保して、PDFデータを構築します。PDFファイルはデータサイズが小さいため、名刺管理に要するサーバー容量も少なくてすむというメリットもあります。
名刺をPDFで管理するメリット2：検索がスムーズになる
PDFファイルは名刺の印刷イメージで開くことができ、そのイメージにある文字の検索が可能です。このため、名刺のイメージを確かめながら、求める文字(会社名、名前、電話番号など)の検索がスムーズにできるメリットがあります。
この文字の検索は単一のPDFファイルだけでなく、フォルダー(例:名刺管理フォルダーなど)に格納されている複数のPDFファイルからも検索できます。
名刺をPDFで管理するメリット3：どこからでも確認できる
サーバーなどにアップロードされている名刺管理PDFファイルは、サーバーやインターネット回線に接続している端末(PC、スマホ)から閲覧が可能です。
PDFファイルは、電子文書の世界標準フォーマットになっているメリットがあり、他のファイル形式のように、PCの機種やOSの違いで閲覧ができないなどの制約はなく、ほとんどの端末からファイルを確認できます。
名刺をPDFで管理するメリット4：ダウンロードが早くメールでも送りやすい
PDFファイルはファイルサイズが小さいため、電子メールに添付したり、Web上に置いてダウンロードできるようにしたりといった使い方に最適です。また、開く環境が異なっていてもレイアウトが保持されます。
名刺のレイアウトも現物そのものなので、相手の顔写真や会社ロゴなども確認しながらファイルを閲覧できるなど他のファイル形式にないメリットがあります。
名刺をPDFで管理するメリット5：パスワードによる閲覧・編集･印刷･コピーの制限ができる
名刺管理PDFファイルに開くためのパスワードを設定することにより､パスワードを知っている者だけがファイルを閲覧でき､関係者以外にデータが漏洩することを防ぎます。
また、アクセス者によるデータの改ざん防止のため、編集･印刷に制限をかけ、パスワードによって制限を解除できるように設定することが可能で、高度な安全対策もPDFのメリットとなっています。
名刺をPDFで管理するメリット6：顧客情報の追加書き込みができる
名刺の顧客情報も人事異動などで役職が変わるなど顧客情報に若干の追加書き込みが必要な場合があります。PDFファイルでは、このような場合、PDFファイル上にいろいろな注釈(テキストの追加･削除、コメントノート)の追加書き込みが可能で、データのアップデートができます。
名刺をPDFで管理するメリット7：ファイルの特定ページを抽出したり、他ファイルからページを取り込める
名刺管理PDFファイルから特定ページを抜き出して新しいPDFファイルを作成したり、別の名刺管理PDFファイルから特定のページをコピーして取り込むことができます。
また、不要なページについては削除もでき、このような抽出･削除･コピーなどの機能を活用して、目的別の新たなPDFファイルの作成やファイルのアップデートが可能です。
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名刺のPDF管理に便利なツール
名刺のPDF管理には、スキャナーやスマートフォンのカメラ機能で名刺のキャプチャー画像を作成しなければいけません。そのための便利なツールとして、クラウド･サービスの「Evernote」と名刺サイズを自動的に検出するスキャナー「ScanSnap」を例に取り上げます。
この便利なツールを活用して、PDFのメリットを最大限に活かしましょう。
Evernote
「Evernote」は、クラウド上で各種の情報を共有しながらビジネス・シーンでコミュニケーションをとるツールとして提供されているウェブサービスで、Evernoteとスマートフォンのカメラ機能を使って簡便に名刺のPDF管理ができます。
Evernoteのクラウドに名刺管理PDFファイルを保存するだけで、会社のパソコンや出先でのスマートフォンなどさまざまな端末から名刺情報へのアクセスが可能になります。
ScanSnap
富士通製スキャナー「ScanSnap」は、サイズ自動検出機能で名刺を読み取り、名刺サイズで画像をキャプチャーする優れたアイテムです。タイプはデスクモデルとモバイルモデルの2種類で、ビジネス環境に合わせて選択できます。
専用のソフトウェア「ScanSnap Home」でスキャナーの設定やキャプチャーした名刺画像のPDF化など定型処理がされるメリットがあり、名刺のPDF管理に便利なツールとなっています。
PDFで名刺を管理して営業効率をアップさせよう
顧客情報のかたまりである名刺は、会社の営業戦略上のリソースとしても極めて価値の高いものです。PDFのメリットである機能を十分に使いこなして、これら名刺情報をPDF化し一元管理のもと社内で情報を共有化しましょう。
名刺をPDF化して社内で顧客情報を共有化することにより､日々の営業活動にこれら情報を活用して営業効率を確実にアップすることができ、競合他社との競争優位に大きく役立ちます。
