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2019年09月17日

おすすめの社内Wikiツール10選|利用メリットや導入ステップを紹介

この記事では社内Wikiツールをご紹介します。利用するメリット、ツールの導入手順を主にご紹介します。社内Wikiツールをこれから導入しようと検討されている方、社内Wikiツールをうまく活用し定着させたいと調べている方のお役に立てば幸いです。

おすすめの社内Wikiツール10選|利用メリットや導入ステップを紹介

社内Wikiとは?

社内Wikiとは、社内の情報やノウハウを蓄積し共有するためのツールです。

もともとWikiとは不特定多数のユーザーがブラウザからコンテンツを直接編集したり、参照したりすることが可能なWebサイトのことです。社内Wikiは利用者を社内ユーザーに限定したWikiとなります。

WikiはMarkdown記法という簡易マークアップ言語を利用可能なものが多いです。

社内Wikiを利用するメリット3つ

社内Wikiを利用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。社内Wikiを利用するメリット3つをご紹介します。

ご紹介したメリットの中で、ご自分の会社や組織で当てはまるものがあれば、社内Wikiの利用を検討してみてください。

社内Wikiを利用するメリット1:業務を効率化できる

社内Wikiを利用するメリットの1つ目は、業務の効率化です。今まで経験したことの無い問題に直面した時に、対処方法を一から考えるのは非効率です。

同様の問題を過去に対処した経験を持つ人が社内にいて、その人が持っているノウハウや関連情報を、必要としている人が見れるようになっていれば効率的に問題に対処できます。

社内Wikiを利用するメリット2:情報を一か所に集約できる

社内Wikiを利用するメリットの2つ目は、情報の集約と共有です。社内Wikiツールは情報の登録が容易で、他のメンバーも登録された情報の参照・追記・改版がしやすいツールです。

社内Wikiツールを使えば、情報が蓄積され必要な情報が得られるということが、社内で浸透していけば情報の集約が進みます。

社内Wikiを利用するメリット3:人材育成に活用出来る

社内Wikiを利用するメリットの3つ目は、人材育成への活用です。新しくその会社や部署に入ってきた人に、まず頭に入れて欲しい情報や手順を教えるために、育成担当者を決めてつきっきりで教えるという方法もありますが、育成担当者の負担が増えてしまいます。

社内Wiki内にある情報や手順をまず参照させ、質問があれば育成担当者が答えるというようにすると、育成担当者の負担もかなり減らせます。

おすすめの社内Wikiツール10選

社内Wikiツールは多くの種類があり、それぞれ特徴があります。

自前のサーバーにインストールして使用するもの、用意されているWebサービスを使用するもの、有料のもの、無料のものなど、おすすめの社内Wikiツールを10本ご紹介します。

おすすめの社内Wikiツール1:Qiita:Team

プログラマーのための技術情報共有サイトQiitaを提供している会社が、有料で運営している社内Wikiツールです。有料ですが30日間無料お試し可能です。

・社内Wikiツール名:Qiita:Team
・開発元:Increments株式会社
・利用形態:Webサービス(インストール不要)
・費用:1,490円(税込)/月~(利用人数により変動)
・Markdown記法:利用可能

おすすめの社内Wikiツール2:Scrapbox

個人または非営利の利用と公開プロジェクトは無料のツールです。ビジネスでの利用は下記のとおりです。

・社内Wikiツール名:Scrapbox
・開発元:NOTA Inc.
・利用形態:Webサービス(インストール不要)、クローズド環境への構築も可能
・費用:無料(容量制限あり)|1,000円/月(容量制限なし)|クローズド環境(要相談)
・Markdown記法:利用不可、独自記法あり

おすすめの社内Wikiツール3:esa.io

作成途中のドキュメントもメンバーに公開/共有して、みんなで完成させようというコンセプトのツールです。更新履歴が残り、巻き戻しも可能です。

・社内Wikiツール名:esa.io
・開発元:合同会社esa
・利用形態:Webサービス(インストール不要)
・費用:フリートライアル(2ヶ月間)後、1人あたり500円/月
・Markdown記法:利用可能

おすすめの社内Wikiツール4:Confluence

ソフトウェア開発者を対象とした法人向けのツールです。議事録からプロジェクト計画書や要件書まであらゆるコンテンツを作成できます。

・社内Wikiツール名:Confluence
・開発元:アトラシアン
・利用形態:クラウド・データセンター・自社サーバーいずれも可能
・費用:ユーザー10名まで:$10/月、11名~100名:ユーザー数×$5/月
・Markdown記法:Markdownアドオンの適用により可能

おすすめの社内Wikiツール5:Crowi

コミュニケーションツールとして、シンプルであることを重視しているツールです。あらゆるファイル形式のファイルがアップロード可能です。

・社内Wikiツール名:Crowi
・開発元:株式会社クロコス(2014年11月ヤフー株式会社に吸収合併)
・利用形態:サーバーにインストール必要(Node.js、MongoDB必須)
・費用:無料(オープンソース)
・Markdown記法:利用可能

おすすめの社内Wikiツール6:GROWI

おすすめの社内Wikiツール5でご紹介したCrowiからforkしたツールです。Crowiに搭載されない(されにくい)機能を、積極的に実装しユーザーが選択的に利用できるようにする、というのが開発ポリシーです。

・社内Wikiツール名:GROWI
・開発元:WESEEK, Inc.
・利用形態:サーバーにインストール必要、クラウド版リリース予定
・費用:無料(オープンソース版)
・Markdown記法:利用可能

おすすめの社内Wikiツール7:DocBase

1つのメモを複数人で同時に編集可能なツールです。セキュリティ対策が充実しています。

・社内Wikiツール名:DocBase
・開発元:株式会社クレイ
・利用形態:Webサービス(インストール不要)
・費用:ユーザー数3人、ストレージ3GBまで900円/月~
・Markdown記法:利用可能

おすすめの社内Wikiツール8:Kibela

1つのメモを複数人で同時に編集可能なツールです。セキュリティ対策が充実しています。

・社内Wikiツール名:Kibela
・開発元:株式会社ビットジャーニー
・利用形態:Webサービス(インストール不要)
・費用:5ユーザー、1GB/ユーザーまでなら無料、スタンダードプラン月額540円/アクティブユーザー、エンタープライズプラン月額1620円/アクティブユーザー
・Markdown記法:利用可能

おすすめの社内Wikiツール9:DokuWiki

データはテキストファイルとして保存されるので、データーベースソフトウェアを必要としないツールです。全世界で使用されているツールですが、公式サイトやも自体も日本語対応されています。

・社内Wikiツール名:DokuWiki
・開発元:Andreas Gohr
・利用形態:PHP5.3.3以上に対応したWebサーバーにインストールして使用
・費用:無料(オープンソース)
・Markdown記法:プラグインにより可能

おすすめの社内Wikiツール10:MediaWiki

Wikipediaで使用するために開発されたツールです。大容量のデータが保存可能です。

・社内Wikiツール名:MediaWiki
・開発元:WikimediaFoundationInc.
・利用形態:自社サーバーにインストールして使用(海外では最初から使用可能なホスティングサービスあり)
・費用:無料(オープンソース)
・Markdown記法:プラグインにより可能(独自仕様の書式整形がデフォルトです。)

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社内Wikiの導入ステップ6つ

社内Wikiはあくまでツールですので、スムーズに導入して利用を開始しなければ何も始まりません。

ここでは導入に必要なステップをご紹介します。利用開始までのガイドとして、参考にしてください。

社内Wikiの導入ステップ1:どの目的で利用するのかを定める

社内Wikiは汎用性の高いツールですので、いろいろな目的に使えます。その反面、目的が曖昧なまま導入してしまうと、目的からずれたり使われなくなったりということになってしまいます。

導入する目的は何なのか、導入してどうなれば目的を達成したことになるのか、ということを明確にしてから導入することをおすすめします。

社内Wikiの導入ステップ2:共有したい範囲を決める

社内Wikiはさまざまなレベルで、編集・閲覧に対する権限設定ができます。社内Wikiに蓄積する情報を全社員が編集・閲覧可能とするのか、特定の部門の社員のみ編集・閲覧可能とするのか、など共有したい範囲を決めます。

極端に範囲を限定したり、権限設定を細かくしてしまったりすると更新される頻度が低下し、結果として利用が進まなくなることもありますので注意が必要です。

社内Wikiの導入ステップ3:蓄積したい情報の設定

社内で運用されている情報やドキュメントは、議事録・日報・仕様書・手順書など、さまざまなものがあります。

社内Wikiに蓄積したい情報を設定し、その情報はテンプレートを使用するのか、フリーフォーマットとするのか、などを決めます。

情報の種類が多い場合は、ステップ2とステップ3は、どちらが先というより同時に検討することになります。あまり欲張ると登録する利用者の負担が大きくなるので、注意が必要です。

社内Wikiの導入ステップ4:利用しやすい運用ルールの作成

社内Wikiに必要としている情報がなければ、利用者が検索・閲覧しても欲しい情報が得られず活用されなくなっていきます。社内Wikiの利用方法を、開始前にあらかじめ定めて利用者に周知する必要があります。

例えば、「議事録や日報は、必ず社内Wikiに登録する」「他の人を攻撃するような内容でなければ、何を書いてもよい」などです。

社内Wikiの導入ステップ5:データ移行

利用開始時にある程度情報が蓄積されている状態になっていれば、利用者が検索・閲覧して欲しい情報が得られて活用されやすくなります。

そのために既存の情報を、社内Wikiに移行できるものは移行します。ただし、データ移行の対象を洗い出すのに時間がかかりますし、新たに移行ツールを作らなければいけないような場合は、無理に移行する必要はありません。

社内Wikiの導入ステップ6:利用開始

利用開始時には、社内Wiki管理者および利用推進者がいるのがベストです。

管理者がいないと社内Wikiが無法地帯となってしまいます。利用推進者は社内Wikiのメリットを理解していて、熱意を持って利用者に働きかけをすることが大事です。

社内Wikiを活用し情報の共有と集約を実現しよう

ここまで社内Wikiのメリット、実際のツール、導入ステップについてご紹介してきました。社内Wikiは導入しただけではどうにもなりません。

社員の皆さんがツールを使い慣れて、しっかり定着すれば、社内Wiki利用のメリットを享受できます。

気になった社内Wikiツールがありましたら、リンクをクリックして詳しい内容を確認してみてください。

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