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2019年10月01日

タスク管理ツールJootoとは?メリット6つとおすすめ使用方法3つ

タスク管理や進捗管理にお悩みではありませんか。そのようなお悩みはJootoが解決してくれます。この記事では、Jootoというツールについて、特徴やメリット、さらには使用方法を解説しています。職場の生産性が低く、少しでも改善したい方には必見の内容です。

タスク管理ツールJootoとは?メリット6つとおすすめ使用方法3つ

タスク管理アプリJooto(ジョートー)とは?

ビジネスで用いられることの多いJootoはどんなアプリなのでしょうか。Jootoには豊富な機能があり、汎用性が高いです。

ここでは、Jootoの特徴について解説します。生産性を上げたくてJootoを使おうか悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

Jootoの特徴

Jootoの特徴は、ドラッグアンドドロップによって簡単にタスク管理ができる点です。

タスクを登録すると、メールで通知してくれるため、重要な情報を漏らさずに伝えることができます。登録したタスクはカンバン方式による管理だけではなく、自動的にガントチャートになるため、ビジュアル面でも優れています。

二人までは無料で利用可能なプランや、100名以上のプロジェクトを対象にしたエンタープライズ版もあります。

Jootoを利用するメリット6つ

Jootoを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、Jootoを利用することによるメリットを6つ紹介します。紹介するメリットは、操作性、タスク管理、スケジュール管理、外部連携、ファイル共有、幅広いユーザーです。

Jootoを利用することで業務が効率化するので、ぜひ参考にしてください。

Jootoを利用するメリット1:シンプルで使いやすい

操作が複雑であったり、派手な色をしたツールはビジネスには不適切です。

しかし、Jootoはビジネスに適した落ち着いた色合いとマウスのみでほとんどの操作が可能なので、操作性の高いツールです。そのため、プロジェクトのメンバーがすぐに使いこなせるようになります。

Jootoを利用するメリット2:操作性の高いタスク管理機能

Jootoのタスク管理機能を使うと、優先度の高いタスクが一目で分かります。

管理者、リーダー、メンバー、サブメンバーの4つの区分にアカウントを分けることができて、かつ、プロジェクトの操作権限も設定できます。

そのほか、カテゴリー登録機能でタスクの種別を設定できます。さらに、やるべきことをチェックリストとして登録できます。

Jootoを利用するメリット3:スケジュール管理

プロジェクトのスケジュール管理は大切です。スケジュール管理に失敗して損失が発生してしまったら大変なことになります。

Jootoのスケジュール管理機能は直感的な操作で可能なため、楽に管理できます。プロジェクトメンバーの進捗状況を細かい単位で把握できるため、プロジェクトリーダーの進捗管理業務にも役立ちます。

さらに、ガントチャートに自動的にスケジュールが反映されるので、進捗がわかりやすいです。

Jootoを利用するメリット4:外部ツールやアプリとの連携機能

Jootoはタスク管理やスケジュール管理を容易にするだけではありません。コミュニケーションツールやGoogleカレンダーと連携させることができます。

「Chatwork」や「Slack」といったコミュニケーションツールと連携すれば、チームのメンバーでスケジュール管理表を見ながら話し合いをすることが可能です。

さらに、CSVエキスポートを使い、進捗状況を自社のフォーマットに合わせてレポートが作れます。

Jootoを利用するメリット5:ファイル共有機能

メンバーや顧客との情報共有にお悩みであれば、ファイル共有機能がお悩みを解決してくれます。Jootoはファイルを探す手間を省きます。

Jootoのファイル共有機能は、ドラッグアンドドロップの操作でファイルを登録でき、タスクに関係する資料の検索を容易にします。

クライアントとのやり取りも資料をメールに添付するのではなく、Jootoのダッシュボードに招待すればよいだけです。

Jootoを利用するメリット6:無料プランがある

Jootoはチームでタスク管理や進捗管理を把握するだけにとどまりません。個人でも使用できます。特に、納期遅れが信頼を損なうフリーランスは利用すると良いです。

Jootoは無料プランも提供しているので、2名までのユーザーの場合、無料で利用できます。

無料で利用する場合でも、大半の操作はドラッグアンドドロップで可能です。

Jootoの利用をおすすめしたい職種3選

Jootoを用いると、タスク管理が容易になりますが、Jootoの利用をおすすめしたい職種があります。

ここでは、タスク管理が重要になり、かつJootoの威力を発揮できる職種をご紹介します。紹介する職種は、営業職、ITエンジニア、総務や経理です。

Jootoの利用をおすすめしたい職種1:営業職

Jootoの利用をおすすめしたい職種の1つ目は営業職です。営業職は仕事を受注した後の顧客との折衝が特に重要です。

プロジェクトを受注した後に顧客をプロジェクトボードに招待し、プロジェクトに必要な資料を効率的に共有することで、進捗状況に対する認識齟齬を防ぐ効果があります。

顧客との円滑なコミュニケーションを実現します。そして、顧客満足の向上へと繋がります。

Jootoの利用をおすすめしたい職種2:ITエンジニア

進捗が遅れると大きな損失になりかねないITエンジニアにもJootoの利用をおすすめします。

やるべきタスクやプロジェクトの遅れを把握しやすいので、納期に間に合わせるための解決策を実行に移していくことができます。

ITエンジニアにおすすめの機能は、ガントチャート、タスク管理機能、カテゴリー登録です。効率的にタスク管理することで、納期遅れを防ぐことができます。

Jootoの利用をおすすめしたい職種3:総務や経理

総務や経理の方もJootoの利用をおすすめします。会社にとって必要不可欠な業務を行う総務や経理には細かい作業が多いです。そんなときには、Jootoでタスク化することで作業の漏れが防げます。

人事にもおすすめです。エントリー、筆記試験、一次面接、というようにタスク化して採用状況を見える化するのが有効です。

そして、タスクにはコメントを残すことができるので、会社全体の視点から求職者を評価できます。

Jootoのおすすめ使用方法3つ

Jootoはただ導入すればよいのではなく、おすすめの使用方法があります。

ここでは、Jootoのおすすめの使用方法を3つ紹介します。紹介するのは、アーカイブ機能、フィルタータスク機能、カンバン方式です。

Jootoの機能を利用することで、進捗管理やタスク管理が楽になり生産性が向上するでしょう。どの使用方法も簡単な操作でできます。

Jootoのおすすめ使用方法1:アーカイブ機能の利用でタスク管理を効率化

アーカイブ機能を使えば、重要なタスクにのみ注意を向けるといったことも可能です。

アーカイブ機能とは、プロジェクトボード画面からタスクを非表示にする機能です。非表示から復元するのも簡単です。

「タスクメニュー」から「タスクをアーカイブ」をクリックするだけでタスクを簡単に非表示にできます。復元するときは、画面右上にある「アーカイブ」アイコンを押して復元させたいタスクを選び、「復元」を押せばよいだけです。

Jootoのおすすめ使用方法2:フィルタータスク機能の利用

優先度の高いタスクだけを知りたい場合や、タスクの担当者を知りたい時は、フィルタータスク機能が有効です。

フィルタータスク機能を使えば、タスクの優先度や担当者でフィルターをかけることができます。

プロジェクトボード右上の「フィルター」をクリックすると、さまざまな項目が表示されるので、フィルターをかけたい担当者や優先度を選択すれば、それだけが表示されます。

Jootoのおすすめ使用方法3:カンバン方式による進捗管理

誰がどんな仕事を行っているのかを可視化したいときは、カンバン方式による進捗管理が威力を発揮します。

カンバン方式とは、横軸に「未着手」や「進行中」などの進捗状況、縦軸に案件をカード形式に並べることで、案件の管理がしやすくなる方法です。

案件の抜け漏れを防ぐ効果があるので、プロジェクトリーダーにはおすすめです。

Jootoについて知り上手に活用しよう

Jootoはタスク管理や進捗管理だけではなく、操作性や可視性にも優れたツールです。機能は豊富なので職場に合わせた使い方ができます。

プロジェクトの進捗管理を改善したいリーダーや案件の抜け漏れを防ぎたい方におすすめのツールです。

この記事でJootoの機能について知っていただき、導入していただくと業務改善に繋がります。

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