名刺管理・整理のメリット3つ
名刺は大切なビジネスツールです。しかし、職種によっては、日々膨大な数の名刺をもらうこともあり、しっかりと整理できずに収拾がつかなくなる人もいるでしょう。
いただいた名刺は、活用できなければただの紙切れです。しっかりと整理・管理してこそ、重要なビジネスツールとして生かすことができます。
ここでは、名刺を整理・管理するメリットを見ていきましょう。
メリット1： ビジネスチャンスを逃さない
大きなビジネスチャンスが舞い込んできたとき、または生まれるとき、整理・管理された名刺によって、さまざまな恩恵が受けられます。
まずは、連絡したい相手とその連絡先をすぐに知ることができます。次に、名刺の整理をしながら一人一人の名刺を確認する際に、思わぬ活路を見出す可能性もあります。
放置された名刺がビジネスチャンスにつながることはありません。
メリット2： 名刺捜索の時間を短縮
日常的に名刺を整理・管理しておけば、お目当ての名刺を探す時間が圧倒的に短縮できます。
これは、仕事の効率化にもつながり、電話をかけたり客先の社名・氏名を確認したりと、最短の時間で次の業務に移れます。
また、例えば第三者に連絡先を尋ねられた場合や、社外にいる際に社内の第三者に連絡先を確認してもらう場合にも、役に立ちます。
メリット3： 仕事の悩みを相談する相手が見つかる
名刺を整理するうえで、「使える名刺」と「使えない名刺」の取捨選択をしていく作業があります。
定期的に改めて一人一人の名刺に目を通すことは重要で、そこに新たなビジネスチャンスがあったり、ときには自分を助けてもらえたり、仕事の悩みを聞いてもらえる相手が見つかることもあるでしょう。
頻繁に連絡をとっている客先だけでなく、しばらく連絡をとっていない相手でも、忘れてはいけない人物というのはいるものです。
アナログ式名刺管理方法6選
名刺の整理・管理方法には、大きく分けて、アナログ式とデジタル式の二通りあります。
どちらが良いというわけではなく、自分の性格や職種に合う管理・整理方法を選びましょう。
それには、まずそれぞれの使いやすさや名刺を使う頻度、コストなどを比較検討してみる必要があります。
それでは、まずアナログ式の整理・管理方法から見ていきましょう。
アナログ式名刺管理方法1： 名刺ホルダー
名刺管理と言えば、まず「名刺ホルダー」をイメージする人がほとんどでしょう。
名刺ホルダーは、もらった名刺を単純に収納しておけば、長期間保管できます。
ただし、名刺の数が増えれば、その都度入れ替えたり、並べ治すなどの、こまめな整理が必要です。また、ホルダーの厚さや重さが増え、持ち運ぶうえで不便になってきます。
整理する名刺の数がそれほど多くない人、デジタル機器に不慣れな人などに適しています。
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「キングジム カードホルダー レザフェス 」は、高級感漂うカードホルダーで、名刺やカードをすっきり収納できます。
シックな皮の風合いがある合成皮革でできていて、持ち運びしやすいコンパクトタイプです。
ポケットは横から入れるタイプで、1列3段、名刺が72枚入ります。見開きで6枚閲覧できます。ポケットは追加可能で、最大120枚の名刺が収納できます。
アナログ式名刺管理方法2： 回転式名刺ホルダー
名刺ホルダーの中でも、頻繁に連絡する人の名刺は、「回転式名刺ホルダー」で管理・整理すると良いでしょう。
よく使う名刺のみを机の上に置いておける回転式名刺ホルダーで管理しておくと、電話など別の作業をしながら名刺を確認することができます。
膨大な量の名刺をもらうため、頻繁に使用する名刺とそうでない名刺を分けて整理したい人におすすめです。
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「セキセイ ターボデックス ブラック 」は、360度回転式の名刺ホルダーで、たくさんの名刺もスムーズに検索できます。
着脱できるスリーブが200枚ついていて、両面で最大400枚まで名刺が収納できます。付属のインデックスによって独自のカテゴリーを追加して名刺収納ができます。
右側のハンドルを回すだけで、ハンドルス有数機能により、探したい名刺でピタッとス有数でき、スピード検索が可能です。
アナログ式名刺管理方法3： バインダー式名刺ホルダー
「バインダー式名刺ホルダー」も名刺ホルダーの一つですが、名刺の差し替えがしやすいのが魅力です。
名刺が入るポケットのついたシートを取り外しできるため、後から名刺が増えても簡単に順番を入れ替えたり、シートを増やしたりすることができます。
たくさんの名刺を、五十音順や業種別などにしっかり整理して管理したい人におすすめします。
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「Oerland 名刺オーガナイザー」は、最大180の名刺を保管することができます。
5つのカラーインデックが付属しており、必要な名刺を整理して、目的の名刺をスムーズに見つけることができます。
リングバインダー式で、名刺の増減があっても、簡単に再配列することができます。
アナログ式名刺管理方法4： ファイル式名刺ホルダー
「ファイル式名刺ホルダー」は、もっともオーソドックスな「名刺ホルダー」です。バインダー式名刺ホルダーと似ていますが、シートの入れ替えができるバインダー式名刺ホルダーのほうが便利です。
ただし、もらった名刺を時系列で整理したい人には、ファイル式名刺ホルダーのほうがおすすめです。また、バインダー式名刺ホルダーの場合、シートがバラバラになるリスクもあるため、注意が必要です。
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「コクヨ ファイル カードホルダー ノビータ スリム」は、収納枚数に応じて背幅が変わる固定式の名刺ホルダーです。
最大360枚の名刺を収納でき、中の名刺が見えない不透明表紙タイプです。名刺の数に応じて合わせて背幅が変わるので、表紙もぴったり閉じることができます。
アナログ式名刺管理方法5： ボックス
名刺を保管するために、「名刺収納ボックス」を使っている人もいます。
名刺を保管・整理しやすいように、大きさや形状が工夫されており、簡単に自分の好みの配列にすることができます。
ただし、名刺を見るには一度取り出す必要があり、一目で名刺を確認できないデメリットがあります。
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「カール事務器の名刺整理箱」は、名刺が800枚収納可能で、収容した名刺が1枚ずつ出しやすいワイドオープン式にです。
シンプルデザインでヒビ割れもしにくい、機能的なケース型名刺ホルダー です。見出しカードが50音順と無地の二種類あり、自分に合った順序で並べることができて便利です。
アナログ式名刺管理方法6： ノート（手書き）
今や、名刺の管理・整理を手書きのノートで行っているビジネスパーソンはごく一部に限られるでしょう。
しかし、もらった名刺の氏名・社名・連絡先などをノートに見やすく書き写せば、記憶をしやすいこと、自分なりにカスタマイズも自由にできる、持ち運びに便利、愛着がわくなどの利点があります。
名刺の数が少ない人や、自分なりにまとめたい人、デジタル式の管理・整理が苦手な人、字を書くのが苦痛ではない人に向いています。
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「モレスキンのクラシックハードノート 」は、丸い角を持つ黒のシンプルな長方形のおしゃれなノートです。
ノートを束ねるゴムバンドやしおり、裏表紙の拡張ポケットがついています。かさばらずシンプルなデザインの中に、多くの機能を持ち合わせている個性的なノートです。
個性を大事にしたい大人のビジネスパーソンにぴったりです。
デジタル式名刺管理方法4選
次に、デジタル式の名刺管理方法を紹介します。
根強くアナログ式管理方法にこだわる人がいる中で、若者を中心に増えてきているのがデジタル式の名刺管理方法です。
アナログ式の管理方法をしてきた人にはハードルが高いと感じるでしょうが、自分に合った方法が見つかる可能性もあります。一度確認してみましょう。
デジタル名刺管理方法1： 名刺管理アプリ
スマートフォンやタブレットの普及とともに、ぞくぞくと新しい名刺管理アプリが増えています。
名刺管理アプリは、名刺をスマートフォンのカメラ機能で画像データとして取り込み、保存・整理できます。
パソコンで共有できたり、編集したり、タグ付けする機能がついたアプリもあり、多機能を有するアプリは、多くのユーザーに支持されています。
おすすめアプリ
ビジネスシーンで活用頻度が高い「Evernote(エバーノート)」は、日本国内でもユーザーが900万人を超えています。
iOS用アプリには 「名刺撮影モード”」がついており、名刺情報が保存されます。編集やタグ付けができ、グループごとの管理もできて便利です。
なお、名刺管理だけでなく、テンプレートによる会議の資料作りなど、Evernoteで業務効率が格段に上がります。
デジタル名刺管理方法2： デジタル端末
パソコンやスマートフォン、タブレット共通のアプリで名刺を管理・整理すれば、簡単に情報を共有することが可能です。
スマートフォンやタブレットのカメラで撮影した名刺をデータ化し保存すれば、膨大な数の名刺から特定の名刺を迅速に検索でき、たくさんのかさばる紙を保管する必要がありません。
業務の短縮化や情報の共有化などを推進するなら、名刺のデジタル保存は必須になります。
おすすめアプリ
デジタル端末で名刺を管理・整理するおすすめのアプリは、「Eight（エイト）」です。
スマートフォンやタブレットのカメラ機能で名刺を撮影すれば、AI技術を駆使し正確にデータ化し、保存します。
パソコンでも編集可能で、収納容量も無制限で、検索もスムーズにできます。
また、Eightでつながれば、名刺交換した 相手が名刺を変更した場合に通知が届くため、最新の情報に更新できます。
デジタル名刺管理方法3： 名刺スキャナー
名刺スキャナーは、名刺をスキャンし、付属のアプリで保存・整理できます。
名刺管理に特化したもの、名刺以外のすべてのドキュメント（書類）についてスキャンできるものなど、さまざまなスキャナーが出ています。
スマートフォンよりも機能が少ないため、初心者には使いやすい機器です。名刺整理・管理に多くの時間を要している人は、一度使用してみるのも良いでしょう。
おすすめアプリ
「ScanSnap」シリーズは、PFUから発売されているスキャナーです。
文書をスキャンしてデジタル化するための機器で、交換した名刺だけでなく、資料やはがきなど、多くの書類をデジタルで保管することができます。
紙類をデジタル化してそのデータをメールで送るなど、FAXの代わりとしても利用できます。
デジタル名刺管理方法4：エクセル
名刺交換した相手のデータを、エクセルで整理・管理している人は多いでしょう。エクセルはほとんどのビジネスパーソンが対応できるソフトであり、広範性に優れています。
エクセルに顧客データを入力し、フィルタ機能で特定の人を簡単に検索することが可能です。
ただし、データが多くなるほど作業時間が増し、入力ミスが発生する可能性も高くなります。また、同時に複数人が編集することができない、などのデメリットもあります。
デジタル名刺管理のメリット5つ
アナログ式の名刺管理を使っているビジネスパーソンは多くみられます。
しかし、近年デジタル式の名刺管理を使って名刺を整理している人が増え、現在約半数の人がデジタル式で名刺管理を行っています。
徐々にアナログ式にとって代わりつつあるデジタル式の名刺管理のメリットを見ていきましょう。
メリット1： 名刺がかさばらない
アナログ式名刺管理を使っている人があげる最大のデメリットは、名刺や名刺ホルダーがかさばり、持ち運びに不便であったり、スッキリ収納できないことです。
しかし、デジタル式名刺管理であれば名刺本体を保管しておく必要がないため、逆にそのデメリットが最大のメリットに変化します。
特に、外回りをするビジネスパーソンにとっては、名刺がかさばらないというのは大きなメリットでしょう。
メリット2： 同僚や他部署との共有が可能
いただいた名刺は1枚でも、デジタル式の名刺管理法なら、同僚や他部署との共有が簡単にできます。
これにより、社内での営業先のバッティングを避けたり、営業先の情報交換に役立つなどのメリットがあります。
また、社員の異動や退職の際の引き継ぎにも利用できるでしょう。
メリット3： 整理や検索が簡単
アナログ式の名刺管理方法で苦労するのが、名刺の並べ替えです。時系列、五十音順、業種別など、整理するには多くの手間がかかります。
しかし、デジタル式名刺管理方法ならば、並べ替えの必要はなく、検索機能によってお目当ての名刺を見つけ出す時間が圧倒的に短くなります。
しかも、さまざまな条件で検索できるため、非常に効率的です。
メリット4： アプリ上での交流が可能
デジタル式の名刺管理方法を使うと、ほとんどのアプリで直接電話やメールで連絡がとれるようになります。
アナログ式の名刺管理方法では、探した名刺を見て電話番号やアドレスを確認し、それを直接入力しなければいけません。デジタル式では、そうした手順を省くことができます。
また、アプリによっては、メッセージ機能などでの交流をしたり、LINEでつながれたり、SNSのように相手のプロフィールを見ることもできます。
メリット5： 最新の名刺データを保有できる
デジタル式の名刺管理法のメリットの一つに、登録済みの名刺データを最新のデータに更新してくれるサービスがあります。
アプリによって、顧客の転職・昇進・異動により名刺に変更があった際に通知がきたり、登録済みの名刺に新情報を追加してくれます。これらによって、古い名刺を探して新しい名刺に入れ替えるというアナログな整理作業がなくなります。
自分に合った方法を見つけてしっかり名刺を整理しよう
今や、ビジネスパーソンにとって、名刺の整理・管理は必須業務です。
しかし、それでもなお非効率な方法で名刺が管理されていたり、名刺が放置されていることも往々にしてあります。名刺の整理に追われて、残業する人さえいます。
自分の名刺の使い方や性格などを考慮して、自分に合った整理・管理方法を見つけ、仕事の効率を上げましょう。
