業務システムとは
業務システムとは、主にグループウェアやメールソフト、スケジュール管理ツール、社内SNS、データウェアハウスのことを指し、業務を円滑に行うためのツールのことを言います。
この業務システムを導入することで、業務の効率化を図ることができたり、意思決定の支援になることがあります。また、業務システムを導入しなくても業務に支障をきたすことはありません。
また、業務システムにはさまざまな種類があります。
業務システムの種類
業務システムには、いくつかの種類があります。
その中で本記事では、基幹系と情報系という2つの種類の業務システムについて説明をしていきます。
基幹系システムとは、停止した場合、企業では活動そのものができなくなってしまうというもので、情報系システムとは、導入することで作業の効率化を図ることができるが、なくても業務に支障をきたすことはないというシステムです。
これから、これらについて詳しく説明していきます。
基幹系
業務システムの基幹系とは、企業で導入していて、システムが停止した場合に、企業では活動そのものが停止してしまうという種類の業務システムなっています。
基幹系は、企業にとってなくてはならないシステムとなっています。
また、基幹系には、生産管理システム、販売管理システム、購買管理システム、在庫管理システム、会計システム、人事給与システムの6つの種類に分けられています。
情報系
業務システムの情報系とは、業務を円滑に進めるために導入するツールのことを言い、なくても業務に支障をきたすことはないというものになっています。
情報系には、グループウェア、メールソフト、スケジュール管理、ファイル共有などがあります。
基幹系は停止した場合は企業活動そのものが停止するというものですが、情報系は停止しても企業活動を続けることができ、社員同士の情報の共有が滞る程度というものになっています。
業務システム10種類を解説！
本記事では、これから業務システムの種類について10個解説していきます。
すでに説明していますが、業務システムには、停止した場合企業の活動が停止してしまうほどの重要な役割を担っている基幹系システムと、停止しても企業活動に支障をきたすことはなく、作業の効率化を図ることができる情報系システムがあります。
この基幹系システムと情報系システムにもいくつかの種類があるので、理解を深めていきましょう。
基幹システムの種類6つ
基幹システムとは、企業にとってはなくてはならない重要な役割になっているシステムで、停止した場合、企業活動が停止してしまうというシステムです。
このような基幹システムには、会計管理、在庫管理、仕入管理、販売管理、生産管理、人事管理の6つの種類に分けることができます。
これら6つの種類について詳しく説明していくので、ぜひ参考にして、基幹システムについて理解していきましょう。
基幹システムの種類1：会計管理
1つ目の基幹システムの種類は、会計管理です。
会計管理とは、会計部門や経理部門といったお金に関わる部門を支えるシステムのことを言います。会計部門では、業務が多くあるため、会計管理システムを導入することで、業務の効率化を図ることができます。
また、決算や税務など法律に関わる業務も多くなっているので、会計管理システムを活用して、法律に従った適切な処理を行う必要があります。
基幹システムの種類2：在庫管理
2つ目の基幹システムの種類は、在庫管理です。
在庫管理とは、小売や製造業などモノを扱っている企業で導入されることが多く、企業の在庫を管理するといったシステムのことを言います。
在庫を管理することは企業にとっては重要なことの一つで、在庫がないとお客さまに届けることができなく、在庫があり過ぎると支払いが増え、経営を圧迫することになります。そのため、システムを活用して、適切に在庫を管理する必要があります。
基幹システムの種類3：仕入管理
3つ目の基幹システムの種類は、仕入管理です。
仕入管理とは、在庫を適切にコントロールするためのシステムで、仕入先から届いた商品を発注データと照らし合わせて検品や入力などの作業を自動的に行います。
仕入管理システムを導入する際に注意しなければならないことは、システムの使いやすさで、作業をより効率的に進めるためには、さまざまな製品を体験し自社に合っているかどうかを判断することが必要になります。
基幹システムの種類4：販売管理
4つ目の基幹システムの種類は、販売管理です。
販売管理とは、受発注や仕入れ、在庫管理、出荷、支払いなども業務を支えるシステムのことを言います。販売管理は、多くの業種で導入されています。
販売管理はさまざまな機能を持っているものが多く、購買や在庫に関する機能を持っている製品もあります。
また、販売管理の主な機能には、購買管理、販売管理、在庫管理といったものがあります。
基幹システムの種類5：生産管理
5つ目の基幹システムの種類は、生産管理です。
生産管理とは、生産を支えるシステムのことを言い、主に製造業で使われることが多いです。
生産管理システムを導入することによって、納期を守るための生産計画を立て、品質を良いものにするために定められた工程に従って業務を進めていきます。
また、生産管理の主な機能は、生産計画、工程管理、品質管理、部品管理、原価管理といったものがあります。
基幹システムの種類6：人事管理
6つ目の基幹システムの種類は、人事管理です。
人事管理では、人事部を支えるためのシステムで、人事に関する情報や社員の給与を計算、管理をするといったシステムとなっています。
人事管理の主な機能には、社員情報、社員履歴、組織情報、組織履歴、勤怠管理、給与計算、給与履歴といったものがあります。製品によって異なりますが、これらの機能を一つにまとめたものや別々になっているものなどがあります。
情報系システムの種類4つ
情報系システムとは、業務システムの中の一つで、社内でのコミュニケーションを円滑化したり、事務的な作業の効率化を図る、意思決定の支援をするといったシステムのことを言います。
また、情報系システムは、停止した場合でも企業活動に支障をきたすことのないシステムです。
このような情報系システムには、メール、グループウェア、スケジュール管理、ファイル共有といったものがあり、それぞれについて詳しく説明していきます。
情報系システムの種類1：メール
1つ目の情報系システムの種類は、メールです。
メールとは、多くの方が利用している一般的な電子メールのことを指し、情報の共有やコミュニケーションを取る際に利用されることが多くなっています。
メールは最近では、クラウドメールというサービスが普及しており、クラウド上にあるメールサーバーを利用するというものになっています。そのため、場所を選ばずにメールをすることが可能となります。
情報系システムの種類2：グループウェア
2つ目の情報系システムの種類は、グループウェアです。
グループウェアとは、さまざまな機能を統合させたツールのことを言い、メールやスケジュール、広報、ファイル共有などの機能があります。このグループウェアは、ネットワークを活用して情報を共有するためのツールとも言われています。
また、メールと同じように、最近ではクラウドサービスが主流となっています。
情報系システムの種類3：スケジュール管理
3つ目の情報系システムの種類は、スケジュール管理です。
スケジュール管理とは、スケジュールを一元管理することができるツールで、個人だけでなく、社内や組織であったり、チームなどさまざまな規模のスケジュールを管理することができます。
すでに説明したグループウェアはスケジュール管理の他にさまざまな機能を持っているツールですが、スケジュール管理システムは、これに特化したシステムとなっています。
情報系システムの種類4：ファイル共有
4つ目の情報系システムの種類は、ファイル共有です。
ファイル共有とは、企業では多くの事業を行っていたり、さまざまな部門に分かれていますが、そのような壁を超えてファイルを共有することができるというツールになっています。
また、メールとは異なり、複数の従業員が同時に情報を発信、交換、共有することができるという特徴があります。このようにファイル共有することで、新しいアイデアが生まれるという可能性があります。
業務システム ERP(エンタープライズ・リソース・プランニング)とは
ERPとは、業務システムの一つで、エンタープライズ・リソース・プランニングの略です。日本語では、企業資源計画と訳されています。
ERPを導入することで、経営をするにあたって必要になるヒト・モノ・カネ・情報といったリソースを一元管理することができるようになり、企業の状況をリアルタイムで把握することが可能になります。
近年では、安価で導入することができるようになったため、多くの企業が活用しています。
ERPをクラウドで利用するメリット
ERPをクラウドで利用することにはさまざまなメリットがあります。
メリットとは、統合データベースによって情報を促進することができる、経営の意思決定を迅速化することが可能、業務の手順を最適化することができる、業務の効率化を図ることができる、パッケージによって開発にかかるコストを削減し開発期間を短縮することが可能などがあります。
このようにERPを適切に活用することたくさんのメリットを得ることができます。
ERPをクラウドで利用するデメリット
ERPをクラウド利用することには2つのデメリットがあります。
1つ目は、システムの選定が難しいということです。ERPを国内製品だけでなく海外の製品も多くなっています。このようにたくさんの製品があるため、自社にあった製品を選ぶのが難しくなっています。
2つ目は、セキュリティ対策です。ERPを利用することは、自社のデータを外部に預けることになるため、情報漏えいなどの危険性があるため注意する必要があります。
自社の規模を理解して業務システムを導入しよう
本記事では、業務システムとはどのようなものなのか、業務システムの種類について説明しました。業務システムには、6つに分けられた基幹システムと4つに分けられた情報系システムがあります。
また、業務システムの一つであるERPについてメリット、デメリットについても説明しました。
このような業務システムを自社に導入する場合は、自社の規模についてよく理解し、どの業務システムが適切なのか選定する必要があります。
