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2019年12月19日

情報の整理は必要|メリット3つ・デメリット4つと情報の整理の仕方5選

できるビジネスパーソンは総じて情報の整理が得意です。そもそも、情報の整理にはどのようなメリットがあるのでしょうか?この記事では情報の整理を行うことの利点や、その方法について特集しています。情報をまとめるのが苦手な方はぜひご覧ください。

情報の整理は必要|メリット3つ・デメリット4つと情報の整理の仕方5選

情報の整理とは?

今や老若男女がインターネットを使うようになり、IT技術の革新によって世界がより狭くなった現代社会においては、毎日溢れるほどの情報が流れています。

情報社会に生きる現代人にとって、溢れかえる情報の中から自分に必要なものを取捨選択し、いつでも必要な時に情報を取り出せるようにする「情報の整理」こそが必須のスキルになっていると言っても過言ではありません。

情報の整理が必要な理由

昨今ではビジネスパーソン向けの自己啓発本やビジネス本の多くで、情報の整理のためのさまざまなノウハウが取り上げられています。では、なぜそこまで情報の整理が必要なのでしょうか。

私たちは歴史上かつてないほどに情報があふれる現代社会に生きているからこそ、情報の波に溺れてしまうことなく、仕事や生活をより便利にするための「スキル」として情報の整理を行う必要があると言えるでしょう。

情報の整理をする手段2つ

現代社会には非常に多くの情報が氾濫しているからこそ、それらの中から自分に必要なものをピックアップして情報の整理を行うためには、専用のツールが必要です。

ツールと言っても特別なものではなく、私たちのごく身近にあるものを活用すれば情報の整理をスムーズにこなせるでしょう。

ここからは情報の整理に欠かせない主な手段についてご紹介していきますので、ぜひチェックしてみてください。

パソコン

情報の整理に欠かせない手段として最もオーソドックスなものが、パソコンです。パソコンがあれば覚えておくべき事柄やインプットすべき情報を全てパソコン内やクラウド上に保存することができます。

パソコンに詳しくない人であっても、検索ボックスを開いて検索をかければ、自分のインプットした情報の中から該当するものを瞬時に入手可能です。

また、情報の種類に応じてフォルダ別に情報を管理もできるでしょう。

ノート

パソコンで情報の整理を行うデジタル派の人からするとアナログすぎると思われるでしょうが、依然としてノートも情報の整理を行う上で有効な手段です。

パソコンに情報を入力するよりも、ノートに手書きで情報をインプットした方が頭の中に入りやすく、ノートに書き出すことで頭の中で効率的に情報の整理が可能になるでしょう。

現に、多くの一流のビジネスパーソンがノートやメモ帳を使った情報の整理術について説いているほどです。

情報の整理の3つのメリット

そもそも、なぜ情報の整理を行う必要があるのでしょうか。そのメリットが明白でなければ、わざわざ情報の整理を行うモチベーションが湧かないという方もおられるはずです。

ここからは情報の整理を行うことで得られるメリットを3つピックアップしてご紹介していきますので、まだ情報の整理をきちんと行っていないという方はぜひチェックしてみてください。

メリット1:伝える力が向上する

情報の整理のメリットとしてまず挙げられるのが、人に自分の考えを伝える力がアップするということです。

そもそも、情報の整理がなされていないということは頭の中がゴチャゴチャに混乱している状態であるため、自分が何を考えているのか、何を伝えたいのかが整理できません。

情報の整理を行うことができれば頭の中がクリアになるため、自分の伝えたいことをわかりやすく相手に伝えられるようになるでしょう。

メリット2:理解が深まる

理解力が深まるというのも、情報の整理を行うメリットのひとつに数えられます。

情報を広く集めてもそれを放置していれば何の実にもなりませんが、情報の整理を行う過程でさまざまな事柄に関して考える機会が持てるため、理解も知識も深まるはずです。

メリット3:論理的思考が身に付く

情報の整理を行うメリットのひとつとしてご紹介したいのが、ロジカルシンキングが可能になるということです。

さまざまな情報を効率的に整理する術を身に着けることで、論理的に物事を思考できるようになります。

論理的思考力が身に着けば行動もより合理的で効率的になりますし、人に何かを説明する時に説得力をもって伝えられるようになるでしょう。

情報の整理をしない4つのデメリット

普段から情報の整理を意識していない人にとって、いきなり「情報をきちんと整理整頓しなさい」と言われても面倒臭く感じられることでしょう。

しかし、情報の整理をしないとさまざまな不都合が生じてしまいます。ここからは、情報の整理をしないことで起こりうるデメリットについて見ていきましょう。

デメリット1:情報を仕事に活かせない

情報の整理をしないことのデメリットとしてまず知っておきたいのが、入手した情報を仕事に活用できないということです。

わざわざお金と時間を費やして勉強会に参加したとしても、そこで得た情報を自分なりにインプットし直すことなしに放置していれば宝の持ち腐れになり、仕事に情報を活かすこともできなくなるでしょう。

デメリット2:理解が深まらない

理解が浅いままであるというのも、情報の整理をしないデメリットのひとつとして考えられるでしょう。

複数の情報に接し、それらの中から本当に必要なものをピックアップして整理するプロセスの中で情報の本質や核となるものを理解できるようになるものです。

情報の整理を行わず放置しておけばいつまで経っても理解が深まらず、ビジネスパーソンとしての成長が見込めません。

デメリット3:時間が無駄になる

情報の整理を怠るデメリットのひとつとして、時間を浪費してしまうということも挙げられます。

仕事をすると多くの情報を取り扱うことになりますが、それらを整理せずゴチャゴチャの状態に放置しておくと、ある情報が必要になった時にそれがどこにあるのかわからず、探すのに時間を費やしてしまうでしょう。

デメリット4:アウトプットがしにくい

アウトプットしにくいというのも、情報の整理をしないことで生じるデメリットのひとつでしょう。

人は情報をインプットし、それを自分の頭の中で噛み砕くことによって新たな情報や考えをアウトプットできるようになるものです。

ですので、情報の整理を怠るとインプット自体が失敗してしまうので、なかなかアウトプットができなくなってしまうでしょう。

情報の整理の仕方5選

ここまで見てきたように、情報の整理を行うことには多くのメリットがある一方で、それを怠るとさまざまな不都合が生じてしまいます。

できるビジネスパーソンになるためにも、ここからは情報の整理の具体的な方法についてチェックしておきましょう。

情報の整理の仕方1:時系列に整理する

まずおすすめしたいのが、情報を時系列に整理するというやり方です。

週・月・年単位で情報をカテゴライズしていくことで、「あの時のあの情報はなんだったかな」と情報が必要になった時でも迷うことなく必要なものをピックアップできるようになるでしょう。

顧客からの問い合わせ履歴や物品の購入履歴などに関しては、時系列に整理するのがオーソドックスです。

情報の整理の仕方2:50音やアルファベット順に整理する

時系列以外にも、50音やアルファベット順に情報を整理するというのも定番の方法でしょう。たとえば書誌情報や顧客名簿などに関しては、50音順に整理しておくのが一般的です。

情報の整理の仕方3:特徴別に整理する

特徴別にカテゴライズするというのも、情報の整理の仕方としてオーソドックスだと言えるでしょう。

一見共通点がないように思える複数の情報にもいくつかの特徴や属性を見出すことができるので、そのような特徴をもとにしてまとめれば、情報をスムーズに整理できるはずです。

このような情報の整理を日頃から行うことで、接した情報に関する特徴を瞬時に把握し、理解できるようになるというスキルも磨かれることでしょう。

情報の整理の仕方4:場所ごとに整理する

場所に基準を置いて整理をするというのも、情報の整理のやり方のひとつとして挙げられるでしょう。

たとえば毎日さまざまな場所に営業に行くビジネスパーソンの場合、エリアに応じて情報を分類しておけば、あるエリアについての情報が必要になった時にすぐに取り出せるようになるはずです。

情報の整理の仕方5:優先順位で整理する

情報の整理の仕方として、優先順位にもとづいてカテゴライズするという方法もおすすめです。

たとえば「すぐにアウトプットする必要のある情報」、「すぐにどうこうしなくてもよい情報」、「しばらく放置しても問題ない情報」のように、情報の重要性や緊急性といった特徴に着目してカテゴライズするのもよくあるやり方でしょう。

優先順位を明確にすることでやるべきことが明確になり、仕事がはかどるという効果も得られます。

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情報整理が苦手な人の特徴

できるビジネスパーソンは総じて情報の整理が得意であり、多くの情報を一度に与えられたとしても、混乱することなくそれらを上手に消化することができます。

しかし、情報の整理が苦手な人は多くの情報に接すると途端に頭がこんがらがってしまい、パニック状態になって頭と体の作業が一時停止してしまうでしょう。

それは一体なぜなのでしょうか。ここからは、情報の整理が苦手な人に良く見られる特徴を解説していきます。

情報を収集しすぎ

情報の整理が苦手な人の特徴としてまず挙げられるのが、そもそも多すぎる情報を集めているということです。

情報は、多ければ多いほどよいというわけでは必ずしもありません。あまりにも多くの情報を集めてしまうと結局それらを処理できず、元も子もなくなってしまうでしょう。

つまり、情報の整理が苦手な人は自分の情報処理能力を客観的に把握できていないとも言えます。

優先順位を付けない

物事に優先順位をつけられないというのも、情報の整理が苦手な人の特徴として挙げられるでしょう。

多くの情報に接した時、整理が苦手な人はそれらに適切に優先順位をつけるられないため、どれから手を付けていいのかわからず、結局全てを放置してしまったり中途半端な状態で整理を終わらせてしまう傾向があります。

優先順位をつけられないのは、情報の本質や特徴を把握できず、理解力が低いからだとも言えるでしょう。

情報の整理を上手にしよう

今回は情報の整理をテーマに、その必要性やメリットに加えて、情報の整理を怠った時に生じ得るデメリットについてご紹介してきました。

現代社会では日常的に非常に多くの情報に接するため、自分に必要な情報を取捨選択し、必要な時にいつでも使えるように情報の整理を行うことが必要です。

ビジネスパーソンとして飛躍するためにも、情報の整理に関するスキルを見直してみてください。

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