データの管理にはコツがある
オフィスでファイルの管理をするときも、またプライベートで写真や音楽のデータを扱うときも、適当にデータを置いてはいないでしょうか？それでは非常に効率が悪く、ストレスが溜まります。
データの管理にはいくつかのコツがあります。知っているのと知っていないのでは、作業効率だけでなくビジネスマンとしての評価も変わってくるでしょう。
上手なデータ管理方法
データの種類ごとに格納するフォルダを決める
以前作成したファイルが見たいけど、格納してある場所が見つからない・・・。デスクワーク初心者にはよくあることでしょう。データをごちゃ混ぜに保存していれば、探す時間も無駄になってしまいます。
お客様の会社ごとに格納するフォルダを分けるのデータ管理の基本中の基本ですが、それと同じ要領で自分なりのルールでフォルダ分けすると便利にデータを探せます。
施主別、事業別、ファイル形式別など大きな枠でフォルダを分け、そしてさらにその中で細かいジャンルでツリー分けをしてデータ管理を行いましょう。
ファイル名は短くする
ファイル名を見て「これなんのために作ったっけ？」と思ってしまった経験はおありでしょうか？作成するときは漠然な気持ちでタイトルをつけたのでしょうが、データ管理するうえでこれはよろしくないことです。
例えば投稿記事のファイル名が「投稿記事１」「投稿記事２」「投稿記事３」だったら一体なんの記事であるのかわからなくなってしまいます。ファイルの具体的な内容と、作成した日付をファイル名に設定しましょう。
先ほどの場合は「データ管理記事_20170215」「作業効率向上アプリ記事_20170216」「エクセル管理記事_20170217」といった具合です。社内でデータを共有する場合は誰が作成したか判るようにするため「データ案件_20170218佐藤」のように自分の名前を付与するのが望ましいです。
いらないファイルは捨てる
不要なファイルは削除しましょう。保存が必要なファイルはもちろん取っておく必要があります。しかし、数年前に使われた書類やもう使わないデータがPCの要領を圧迫していることもあります。
不要なファイルを捨てる習慣がないと、あっという間にそれらが溜まっていき処理が追いついていけなくなります。そのためデータ管理でも「断捨離」の習慣をつけたほうがいいでしょう。
削除することに抵抗がある場合は、「削除候補」フォルダを作り不要なファイルをそこに移動します。いつも使うフォルダはなるべくクリアにしましょう。
ファイル名は英語にする
日本語でファイル名を登録するとパッと見るうちではわかりやすいですが、検索するときにちょっと厄介になっていきます。ひらがな、カタカナ、漢字のちょっとした違いで引っかからなくなるからです。
例えば「渡邊」さんの作成した「議事録0217_渡邊」という記事を検索したい場合、「渡辺」で検索しても引っかかりません。
アルファベットで検索すればスペルさえあっていれば検索に引っかかるというメリットがあります。日本語でも自分でわかる範囲で扱うファイルならいいのですが、共有して使う場合はアルファベットや英語でファイル名をつけたほうが便利になるでしょう。
作業効率がUPするデータ管理に便利なアプリ
データ管理に便利なアプリを紹介します。これらを利用することで作業効率が上がること間違いありません。
Yahoo!ファイルマネージャー
Yahoo!ファイルマネージャーはスケッチ調のホームに画像や音楽などのメディアファイルが表示されており、ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを整理できるアプリです。そのため、フォルダ構成がわからなくても目的のファイルまで容易にアクセスすることが可能です。
2画面表示にすれば、2つの画面を別々に操作できるので、ファイルやフォルダのコピーや移動が簡単に行えます。
カメラで撮った画像も簡単にデータ管理できるため、撮影が趣味の人にオススメです。
アストロファイルマネージャー
アストロファイルマネージャーはPCのエクスプローラと操作性が似ています。虫眼鏡マークの下にバーが表示されていて、現在開いているフォルダの階層を把握することができます。
ファイル管理する場合は、目的のファイル、フォルダをロングタップし、メニューバーから移動や名前の変更を行います。例えば、ファイルを移動するときは、移したい対象のファイルを選択し、移したい先のフォルダを探しで移動します。削除する場合は、ゴミ箱マークをタップします。
Solid Explorer
Solid Explorerは立ち上げるとフォルダが一列に表示されていますが、こちらは設定で変更することができます。画像やフォルダのサムネイル表示が高速なのが特徴です。
画面を左右にスワイプすると別々のフォルダにブラウジングできます。ファイル管理は、データ管理をする場合、目的のファイルやフォルダをロングタップするとメニューが表示されます。メニューから移動やコピー、削除を実行します。
さらにプロパティを選択すると、ファイルの容量や属性などの情報も確認することができます。
エクセルでのデータ管理のコツ
事務作業でも必ずと言っていいほど使うエクセルを使うときにもコツがあります。
データの判別はフラグを使う
見たいセルを絞りたい場合、色で分ける方法がまず考えられます。しかし、その方法は全くスマートとは言えないでしょう。そこでフラグを利用しましょう。
エクセル操作において「フラグを立てる」という言葉をよく耳にしますが、その意味はセルに目印をつけると捉えて問題はないでしょう。フラグを立てる目的は、データを判別するためです。
例えば下記の例では、後で返品対象の商品を集計したい場合などに備えて「返品」という項目を作ります。「◯」が入力された商品が返品対象ですが、ピボットテーブルや関数、オートフィルタ機能を利用すれば返品になった商品を抽出することができます。これは便利ですね。
入力するシートと印刷するシートを分ける
地味なことですが、非常に重要と言えるかもしれません。エクセルでは複数のシートを作成できるため、「データを入力するため」のシートと「印刷用の見た目」のシートに分けることでデータ管理が容易になります。
2つのシートの「関数」や「リンクされた図」で関連性を持たせます。「入力用」シートに管理データを入力し、「印刷用」シートでは実際に印刷するときの見た目に変えます。
下記の場合、「入力用」シートの赤の部分を入力すると、自動的に黄色の印刷用シートに数値が表示されます。関数や数式が設定されているからです。
このようにシートを分けることが利便性が高い理由として、エクセルは非常に幅広い設定ができるからです。セルを結合することができれば、文字列を変更することもできます。そのため入力には規則性をもたせたほうが複数のデータを扱う際に便利ですが、印刷する場合は一つの見た目のフォームに限らないからです。
データ管理はしっかりと
PCやスマホのデータ管理の方法は、その人の性格がはっきり表れてきます。ファイルをジャンル分けせずごちゃ混ぜに置く人は部屋もごちゃごちゃで汚かったり、丁寧にフォルダ階層を分けてファイルを格納する人は机の上も整頓されていて綺麗でしょう。
自分の部屋が散らかっているという自覚がある人(笑)は、まず部屋の掃除や整理整頓を心がけて、その習慣をデータ管理に応用することをお勧めします。ゴミを捨てられない人は、不要なファイルも捨てることができませんからね。
またデータ管理の方法は会社によってルール化されていることもあります。最初は上司や先輩に教わることも多いでしょう。しかし、この記事で挙げたいくつかのコツがあることを知っていると我が身を助けるでしょう。ビジネスライクな知識をつけることで、「デキる人」という評価を受けること間違いナシですからね。
