業績管理システムとは
企業は高い業績を得ることで利益を出し、成長していきます。そのためには、業績を把握し、管理していくことが大切です。多くの企業では、業績について記録するために、「業績管理」をしています。
業績管理は膨大な量の仕事となるため、効率化するためにシステムを導入している企業も少なくありません。
今回は、そんな「業績管理システム」をテーマにして、特徴や導入する際のポイントなどについて、考察・ご紹介していきます。
目標を達成できるようにするためのシステム
今回のテーマである業績管理システムですが、どのようなシステムなのかいまいちわからないという方も少なくないでしょう。
業務管理システムとは、目標を達成するために、作業や業務を効率化させることができるシステムのことを指します。
業務内容に合わせて、さまざまなタイプが存在しており、種類や特化している分野、性能なども異なると言われています。
各現場のデータや情報を共有し管理する
業績管理システムの種類や性能にもよりますが、各部署や職場のデータや情報をそれぞれ共有することができるものもあります。
部署や現場ごとに、情報を共有することで、業務が効率的になったり、よりスムーズにできるケースは、少なくありません。
ですから、各現場のデータや情報を共有し、適切に管理できる点も、業績管理システムのメリットと言えそうです。
業績評価を公平に行えるようにする
業績管理システムの中には業績評価に特化した機能を持ったものもあります。
業績管理は、人間が行うと、私情や感情などによる判断が含まれることもあり、公平性に欠く可能性があります。
業績管理システムによる業績評価ならば、一定の基準やデータに従った業務評価が可能になるため、業績評価を公平に行うことが可能になると考えられます。
業績管理システムに必要なこと15項目
業績管理システムがどのようなもので、どんなことができるのかについて学んだところで、続いては業績管理システムに必要なことを考察していきます。
業績管理システムを導入すると、各業務がスムーズに行えるようになる可能性がありますが、どのような業績管理システムを導入するのかによっても、できることや便利さは異なると考えられます。
この機会に、業績管理システムを導入する際に必要となる点について確認してみて下さい。
1：管理会計のシステム
業績管理システムの中には、管理会計に関するシステムも存在しています。管理会計とは、企業が内部で行う、業務や経営を管理するための会計のことを指し、時には経営者や上層部の意思や方針を決定する際の指針になることもあるものです。
管理会計システムは特に、財務諸表を作成するためのシステムで、帳簿などに取り引きの結果や内容を記録するためのシステムとして用いられることが多いです。
2：予算編成情報の収集
業績管理システムの中には、予算編成情報を収集するためのものも存在しています。
「予算編成」とは、以下に引用した「コトバンク」の解説から、国の予算が決定されるまでの、国会に提出されてからの一連の流れを指す言葉だと読み取ることが可能です。
予算編成情報の収集が可能な業績管理システムを活用すれば、企業などの予算編成に関する情報を収集することが可能だと考えられます。
国の予算が国会に提出されるまでに行なわれる一連の手続およびその作業。各省庁の予算概算要求書の提出、これに対する財務省の査定、復活要求、政府案作成など。
3：社内金利システム
多くの企業では、業績評価をより正確に行うため、社内金利を導入しています。「社内金利」とは、各部署やチームごとに資金に使用料を見て、使用料に応じた金利を設けるシステムを指します。
社内金利システムは、上記のような社内金利の一連の流れや計算などをサポートするシステムだと考えられます。
4：月次業績報告情報の集計
業績管理システムには、月次業績報告情報を集計する機能に特化したものも存在しています。
月次報告とは、毎月の経営成績や財務に関する情報などを報告するものとされています。月次業績報告情報を集計することが可能な業績管理システムを利用すれば、月々の経営成績などの情報を効率的かつ正確に管理したり集計したりすることが可能になります。
5：アンケートの管理
業績管理システムには、社内で行ったアンケートや投票を集計する機能が付いているものもあります。
アンケートの管理が可能な業績管理システムを導入することで、アンケートや投票などの管理を正確に行うことができるため、業績管理の業務がスムーズになり、ミスも減るなどのメリットがあると言えます。
6：勤怠情報の集計・管理
社員や従業員の勤怠情報について、集計や管理が可能な業績管理システムも存在しています。
従業員の勤怠情報は、個々の人事評価や支払う給与に大きな影響を与える、重要なものです。そのため、正確かつ確実に管理・保管する必要があります。
業績管理システムを上手く活用することで、従業員の個々の勤怠情報の集計や管理が効率化する可能性は、高いと考えられます。
7：残業時間・残業申請の集計
社員の残業時間や残業申請について管理や集計を行うことも、業績管理の重要な業務の1つです。
残業時間の集計などは、イレギュラーな計算となるケースもあるため、人が行うとミスや誤りが出やすい業務だと言われています。
そのため、業績管理システムを導入することで、社員の残業時間や申請の管理や集計を、より正確に、そしてスピーディーに行えるようになるでしょう。
8：購買管理システム
業務をするために必要な備品や機材などを社内で購入する場合は、購買管理を行います。購買管理では、価格だけでなく、納期や注文する個数、品質などまで管理する必要があります。
業績システムの中には、購買管理に対応しているものもあると考えられます。購買管理システムを利用することで、仕入れ購買などの各種購買実績を手軽に記録することも可能です。
9：税務申告用システム
税金に関する分野は、業績管理でも複雑な業務となることが多く、時間がかかったり間違えたりするケースも少なくありません。
業績管理システムの中には、面倒な税務申告に対応したシステムもあるとされています。税務申告用システムは、会計管理システムなどと一体化していることも多く、会計管理システムのデータをもとにした税務申告用の書類を作成することも可能です。
10：予算管理
数ある業績管理システムの中でも、特に会計管理に特化した機能を備えているシステムの中には、予算管理の業務にも対応しているものも存在しています。
予算管理情報は、企業の経営者や上層部が戦略を考える上で重要な情報となります。そんな予算管理情報を、より便利に確実に管理・保管できる機能は、会計管理に特化した業績管理システムに欠かせないものだと言えそうです。
11：人事管理システム
社員の給与や労働時間などを管理する、人事管理システムもまた、業績システムに必要な機能だと言えそうです。
特に計算をする際に間違えてしまいやすい、保険関連の計算などに対応したシステムもあるため、人事管理システムが備わった業績管理システムを導入することで、業務の効率化や正確性を向上させられることもあります。
12：基幹業務管理システム
会計や販売、購買などの一連の業務のことを「基幹業務」と呼び、基幹業務についても管理する必要があります。
業績管理システムの中には、各業務を一元管理することが可能なものも存在しています。期間業務管理システムを導入することで、会計から販売・購買などのミスしやすい集計業務もまとめて行うことができます。
13：シミュレーション機能
業績管理システムの中には、シミュレーション機能が付いている場合もあります。
シミュレーション機能を利用すると、経営などのシミュレーションが正確かつスピーディーに行えるため、企業全体で経営に対する意識が高まったり、目標が定まりやすくなったりすると言われています。
ですから、業績管理システムのシミュレーション機能は、重要なものだと考えられそうです。
14：情報共有システム
必要部品の在庫や商品の在庫など、在庫情報などについて社内で情報を共有できるシステムがついた業績管理システムもあります。
上記でも述べたように、情報共有が社内全体で行えると、部署やチームごとでいちいち情報を共有する手間がなくなり、業務がスムーズになる可能性があります。ですから、情報共有に関するシステムの有無も、業績管理システムには重要なポイントだと言えそうです。
15：顧客管理
顧客の情報を効率的に管理することができるシステムも存在しています。
顧客管理システムでは、顧客の基本的な情報のほか、ランキングやスコアリングの機能まで備わっているものもあるとされています。
また、メール配信に関する機能が備わったシステムもあるため、顧客が多い企業や顧客の情報収集・管理に力を入れている企業には、便利なシステムだと考えられます。
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業績管理システムを導入する時のポイント3つ
ここまで、業績管理システムの特徴や機能などについて、考察・ご紹介しました。
業績管理システムには、さまざまな機能に特化したものがあり、業務内容に合わせて必要なものを取り入れることで、業績管理がよりスムーズかつ正確に行えるようになる可能性もあります。
そこで続いては、業績管理システムを社内に導入する際、どのようにして導入すれば良いのか、ポイントなどについて考察していきます。
1：社員のモチベーションをあげる
業績管理システムは、上手く活用すれば便利なシステムですが、活用するのには使い方などを覚える必要もあります。
導入した業績管理システムを上手に使いこなすには、社員がそれぞれに業績管理システムの特徴や使い方などを覚えることが重要です。
そのためには、社員の業績管理システムに対する理解やモチベーションが必要です。社員が業績管理システムに対して否定的だと、なかなか浸透していきません。
2：業務の効率と生産性を上げる
業績管理システムを導入する最大の目的は、各業務の効率化や生産性アップです。
ですから、業績管理システムを導入することで、実際に業務の効率や生産性を上げると、社員のやる気や関心を高めることが可能になると考えられます。
業績管理システムを導入する際は、やみくもに導入するのではなく、どのようなシステムをどのように活用すれば、業務の効率や生産性が上がるのかを考えることが大切です。
3：部門間に不公平感を与えない評価をする
業績管理システムを導入した部署や部門と、導入しなかった部署・部門とでは、業務の効率などに差が出る可能性があります。
そのため、部署や部門、チームなどを評価する際は、業績管理システムの種類や有無なども意識して評価することが大切です。
部門間に評価などで不公平感が生じると、業績管理システムが原因でモチベーションが下がる社員が現れたり、各部署の連携に亀裂が入ったりする危険性もあります。
業績管理システムを有効に活用しよう
今回は、「業績管理システム」をテーマにして、特徴や機能、導入する際の注意点などについて考察・ご紹介しました。
業績管理システムと一言で言っても、さまざまな機能や特徴を持つものが存在しています。それぞれの機能や特徴を理解して、適切に活用することが、上手に導入するコツだと言えそうです。
