業務改善のポイントとは
業務改善は多くの人が常に試行錯誤を繰り返している課題です。業務改善をするにあたって、まずは何を意識すべきか、ポイントを明確にする必要があります。ここでは業務改善で必要なポイントを3つご紹介します。
無理をなくす
業務改善のポイントの1つは無理をなくすことです。例えばどんなに急いでも業務を時間内に終わらせることができない場合、どこかに「無理」があるということになります。
仕事の負担が大きいことを意味しているため、業務をスムーズにこなすことができません。また、業務に対するモチベーションを上げることも難しいです。業務全体から無理をなくすことで、業務改善につなげることができます。
無駄をなくす
無駄をなくすことも業務改善の大きなポイントです。業務における「無駄」は「無理」と真逆で、ご自身の能力と比較して仕事の負担が小さすぎることを意味しています。
例えば時間内に業務を終わらせたけれど、まだまだ時間的に余裕がある場合、認識していない部分に無駄があるということです。時間・能力を持て余している状態なので、非常にもったいないです。無駄をなくすことで、さらに仕事の幅を広げることができます。
ムラをなくす
業務改善のポイントとしてムラをなくすことも重要です。業務の「ムラ」は先述した「無理・無駄」が両方ある状態を指しています。例えば業務内容の一部分はすぐに終わるけれど、別の部分がいつまで経っても終わらないなど、業務の進み具合にばらつきが見られる状態のことです。
さらに無理・無駄の両方があることで、業務改善の手間も増えます。ムラをなくすことで、以前よりも効率よく進めるようになることでしょう。
業務改善を成功させるためのポイント12選
業務改善を行うためには、無理と無駄をバランス良く改善して、ムラをなくすのがポイントです。しかし、闇雲にやってもすぐに成功につながるわけではありません。何をすれば良いのか、具体的な内容を知ることで業務改善がしやすくなります。
ここでは、業務改善を成功させるポイントを12個挙げてご紹介します。
1：業務の見える化を行う
業務の見える化を行うことは、業務改善のポイントの1つです。普段の業務を流れ作業のようにこなしていては、改善のポイントが見えてきません。業務改善のためにまずは業務内容の確認を行います。
自分自身の業務内容だけでなく、同じチームメンバーや他部署などの業務内容もチェックします。さらに毎日行っている業務や不定期に発生する業務なども全て見える化しましょう。全体を把握することで、改善点が見つかりやすくなります。
2：無駄な作業を減らし効率化する
業務改善のために、無駄な作業を減らして効率化することも大切です。必要のない業務をこなすことは無駄以外の何物でもありません。本来やるべき業務をやらず、必要のないことをやっているため、時間だけでなく能力の無駄遣いです。
例えば後で使うことを予測して資料作成をしたけれど、結局使わなかった場合、これも無駄な作業です。無駄な作業を減らして時間を増やすことで、必要な業務をこなせるようになります。
3：振り返りシステムを作る
業務改善が一時的なもので終わってしまうと、また元の状態に戻ってしまう恐れがあります。そのため、振り返りシステムを作ることもポイントの1つとなります。有名な振り返りの手法として「KPT」があります。
KPTの意味は「Keep（続けた方が良い点）・Problem（問題点）・Try（新しくやること）」です。KPTの3つを定期的に振り返ることで、今まで気付かなかった点や次の方針が出てくるようになります。
4：マニュアルを作る
業務改善のポイントとして、マニュアルを作るのも有効です。マニュアルで業務内容の全てをカバーできるわけではありません。しかし「業務のやり方を理解するまでに時間がかかる」「引継ぎの際の説明が多すぎる」など、マニュアルがないことで弊害が生じやすくなります。
マニュアルがあれば知りたいことをすぐに確認できるため、無駄な時間を減らすことができます。ただ、誰が見てもすぐにわかるように具体的な説明が必要です。
5：仕事の進め方をシンプルにする
仕事の手順から余計な部分を削ぎ落し、よりシンプルなやり方で業務をこなします。あまり考えなくてもできる簡単な業務の場合、やり方を一度身に付けてしまうとそれ以上の変化を起こしにくくなります。簡単な業務よりも難しい業務改善に集中するようになるためです。
代表的な手法として自動化が挙げられます。考えることを必要としない業務ならマクロを組み、一瞬で終わらせることも可能です。
6：業務に対するハードルを下げる
業務改善のポイントとして、業務に対するハードルを下げることも大切な要素です。例えば資料作成をする際、誰にも文句を言われないくらい完璧に仕上げてくる人がいます。これが社外の人や上司などに見せる資料なら、丁寧に作成する必要があるでしょう。
しかし、社内で共有するなど、あまり重要な資料でない場合、不完全でも見やすければ十分です。資料に限らず、業務内容によっては完成度のハードルを下げても問題ありません。
7：事前に優先順位を決めておく
業務をこなす流れに優先順位を決めるのも、業務改善のポイントです。目についたものから作業を始めるというやり方もあります。しかし、その方法だと頭の中で次に行う作業のことがちらつき、目の前の業務に集中できないことがあります。
優先順位を決めるために、まずは業務内容を把握することから始めましょう。業務内容から「緊急性」「かかる時間」「重要度」などを基準に優先順位をつけていきます。
8：人員配置を見直す
業務改善のポイントで、人員配置を見直すことが挙げられます。部署によって適切な人材配置をしているところもあれば、人手不足もしくは人員が多すぎる場合もあります。当初は妥当な配置と思っていても、定期的に過不足はないかの確認をした方が良いです。
人員配置の変更で仮に人手が余ってしまった場合は、今まで手が回らなかった業務などにあてることができます。逆に人員不足の場合、簡単な業務は外注するという方法もあります。
9：業務改善をしないことで生まれる結果を考える
業務改善を行わない場合、どのような結果が生まれるかを考えます。現状よりもさらに効率の良い業務をこなせるよう考えるのが業務改善です。しかし、あえて業務改善を行わないと仮定すると、自分たちは何が困るのか、より具体的な問題点を見つけやすくなります。
ポイントとしては「自分に焦点をあてること」です。企業や部署全体ではなく、自分自身の業務と照らし合わせることで、より身近な問題として考えられるようになります。
10：フローチャートを作る
業務改善のポイントとして、フローチャートを作るのも良いでしょう。1人で業務をこなす場合、チェックするのは自分の作業内容だけなので管理が楽です。しかし、チームで業務を行う場合「誰がどの仕事を担当しているのか」「締切はいつまでか」といったことが分かりにくいです。
そのため、全員の業務の流れを把握できるようにします。長方形やひし形などの記号を使って時系列順に文字を書き込み、チャートを完成させましょう。
11：自分のスキルを磨いて作業スピードを高める
自分自身のスキルを磨き、作業スピードを高めるのもポイントです。業務改善で真っ先に思いつきやすいポイントではないでしょうか。ただ、最初からこの方法を実践するには、スキルを磨く時間が足りない場合が多いため、途中で挫折してしまう人もいます。
しかし、これまでご紹介してきた業務改善のポイントを実践することにより、時間的余裕が生まれます。スキル向上に時間を割くことで、より早く業務をこなせるようになります。
12：自分自身の業務改善を優先する
自分の考えた業務改善案を通すためには、まず自分自身で試し、良い結果を出します。業務改善案を必死に考えたとしても、反対する人は必ず出てくることでしょう。それぞれ考え方が違うため、今までのやり方を変えることに抵抗感のある人もいます。
しかし、自分の考えた改善案が上手くいけば、今後違う改善案を出しても採用されやすいです。そのため、まずは自分の業務改善を優先的に行うという方法を実践してみましょう。
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業務改善を進める際に気を付けることは？
業務改善の方法は色々とありますが、実践する際に注意しておくべき点は意外と少ないです。どのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここでは、業務改善を行う際に気をつけたいことについてご紹介します。
経費削減との違い
業務改善と経費削減の違いは、変化を起こす対象の規模です。経費削減はその名のとおり企業の経費の削減が目的なので、電気代や光熱費などが節約の対象となります。業務改善は社員それぞれが効率的に働けるようにすることが目的なので、業務内容や人など仕事に関わる全てが対象です。
他にも経費削減は方法が簡単で成功しやすいという特徴があります。反対に業務改善は対象範囲が広いため、経費削減よりも難易度は高いです。
目的を理解する
業務改善を実行に移す前に、社員が目的を理解しているか、きちんと確認する必要があります。ただ上司に言われるままに業務改善に取り組んだとしても、それは「指示されたからやっている状態」なので、良いアイディアは出てきません。
業務改善は早急に行うべき課題だと認識させ、自主的に動くようにするためには目的への理解が必要です。目的が理解できれば、業務改善で必要なことを深く考えられるようになります。
簡単に行かなくても諦めない
業務改善を進める際の注意点として、簡単に行かなくても諦めないことが挙げられます。先述したように、経費削減よりも比較的難しいのが業務改善です。すぐに改善点を見つけ、業務改善の成功につなげることができれば良いのですが、なかなか上手くいかないこともあります。
しかし、そこで簡単に諦めては何も変えることはできません。業務改善を一気に進めようとしないなど、試行錯誤を繰り返し、少しずつ行動を起こしましょう。
業務改善のポイントをしっかりおさえよう
今回は業務改善を成功させるためのポイントや注意点をご紹介しました。予想していたよりもすぐに実践しやすそうな手法が多かったのではないでしょうか。今よりも働きやすくなるように、業務改善に取り組んでいきましょう。
