進行管理とは
「進行管理」という言葉を見聞きしたことがあるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
大きなものにせよ小さなものにせよ、複数の人数から成るチームでプロジェクトをスムーズにやり遂げるためには、進行管理の仕事が不可欠となってきます。
この記事では、進行管理の基本情報やそれを上手くやるポイントについて徹底解説しています。ここではまず、進行管理とは何か、その概要についてチェックしておきましょう。
作業計画と進捗のずれを確認する
進行管理とは何かということを簡単に説明するならば、あるプロジェクトを達成するための作業計画と、実際の進捗状況とのずれを確認し、それを修正して計画通りにプロジェクトが進むようにサポートする仕事のことです。
進行管理の仕事はプロジェクトの作業内容に直接携わるわけではありませんが、それがなければ計画通りに作業を終わらせられず各メンバーの足並みも揃わないので、プロジェクトの成否の根幹を担う存在だと言えます。
プロジェクトマネージャーとしての仕事
進行管理は、主にプロジェクトマネージャーが担い、実施することが多い仕事です。
プロジェクトマネージャーとはプロジェクトの責任者であり、あるプロジェクトが期限内に成功裏に完了するようにプロジェクトを実施するチームを率い、各メンバーがよりよい形で作業を行えるようフォローをしたり指示をする立場にあります。
このことからも、進行管理の仕事には一定のマネージメント力と対人スキルが必要だと言えるでしょう。
進行管理の内容5つ
以上では、知っているようで意外と知らない進行管理の意味やその責任者について解説してきました。
進行管理はプロジェクトマネージャーが担当するのが一般的ですが、では具体的にどのような仕事をするものなのでしょうか。
ここからは、進行管理の主な仕事内容を5つピックアップしてご紹介していきます。プロジェクトマネージャーの仕事を任された方は、ぜひ以下を参考にしながら進行管理を行ってみてください。
1：作業の現状把握
進捗管理の具体的な内容としてまず挙げられるのが、作業の状況を正確に把握するということです。
進行管理の最も重要な任務は計画した作業と実際の進捗状況とのずれを把握し、それを修正することですが、そのためには、プロジェクトに携わる各メンバーが現在どの程度作業を進められているのか、あるいは予定よりも遅れているのかを正確に知ることが大切です。
このためには、メンバーからの報告・連絡・相談が不可欠になります。
2：作業時間と期間の推測
作業にかかる時間と期間を推測し、プロジェクトを実現するために適切な計画を立てるということも進行管理の内容のひとつとして挙げられるでしょう。
プロジェクトの成否は現実的に実行可能な計画をきちんと立てられているかどうかにかかっていると言っても過言ではなく、作業に必要な時間と期間を正確に見積もることが重要です。
そのためには、これまでの経験から今回の作業にどれくらい労力が必要かを正確に計算せねばなりません。
3：現状と希望のすり合わせ
進行管理の内容のひとつとして挙げられるのが、現状と希望のすり合わせを行うということです。
プロジェクトを進めていく中で必ず、希望していた計画と現状との間に齟齬が生じてくるものですので、現場の声を優先しつつも無理のない範囲内で希望する計画へと近づけるための方策を考え、その必要性と重要性を各メンバーに納得してもらうということも必要でしょう。
定期的に現状と希望のすり合わせを行うのがポイントです。
4：スケジュール管理
スケジュール管理を行うということも、進行管理の重要な仕事内容として挙げられるでしょう。
プロジェクト全体のスケジュールに加えて、各作業のスケジュール、あるいはメンバー一人ひとりのスケジュールを把握し、それらが計画通り進んでいるかどうかを正確に把握し、必要があればフォローアップをすることも大切です。
また、進捗状況に遅れがあればそれをいち早く把握し、それ以上遅れないように対策を取ることも必要でしょう。
5：問題の解決案の思索
進行管理の具体的な内容のひとつに、問題の解決案を思索するということも含まれるでしょう。
いざトラブルや問題が起こってからその解決策を考えるのでは遅すぎるので、問題が起こる前に常にリスクやトラブルを想定し、その適切な解決方法や代替案を用意しておくことが進行管理のポイントです。
さらには、問題が起こってもそれによって作業に遅れが出ないような方策について考えておくことも重要だと言えるでしょう。
進行管理をうまく行うポイント7つ
以上では、進行管理の具体的な仕事内容について解説してきました。プロジェクトが成功するかどうかは、プロジェクトマネージャーが担うこのような進行管理にかかっていると言っても言い過ぎではありません。
では、どうすればよりよい形で進行管理を行うことができるのでしょうか。ここからはプロジェクトマネージャーの方向けに、進行管理を上手く行うためのポイントについてご紹介していきますので、参考になさってみてください。
1：目標や期間を細かく設定する
進行管理を上手く行うためのポイントとしてまず挙げられるのが、到達すべき目標や期間を細かく設定するということです。
マイルストーンを細かく設定しておけば、作業の進捗状況に大幅な遅れを生じることなく、目標としていた期間内にスムーズに作業を終えることができるはずです。
大雑把に目標や期間を設定してしまうと、どうしても甘えや怠け心が生じてしまい、作業に遅れが出てしまいがちなので注意が必要でしょう。
2：メンバーとのコミュニケーション
メンバーとこまめにコミュニケーションを取るということも、進行管理を上手く行うためのポイントとして挙げられるでしょう。
進行管理をきちんと行うためには、プロジェクトに参加する各メンバーとしっかりと意思疎通を取り、問題が生じる前にその芽を摘み取る必要があります。
そのためにも、進行管理を行うプロジェクトマネージャーは高いコミュニケーション能力とメンバーが相談しやすい雰囲気を持っていることが必要です。
3：進捗会議の定例化
進行管理を上手く行うためのポイントのひとつとして、進捗会議を定例化するということも挙げられます。
進捗会議を怠ると、「あの作業班は上手く進んでいるに違いない」という誤解や勝手な思い込みが生じてしまいますので、それを防ぐためにも進捗会議を定期的かつこまめに行い、現場全体で現在どの程度計画に沿って作業が行えているのか、どのような問題があるのかの共通認識をもつことが大切だと言えるでしょう。
4：トラブルを想定する
トラブルを想定しておくということも、進行管理を上手く行うためのポイントのひとつに含まれるでしょう。
いざトラブルが起きてからその解決策を考えていてはどんどん作業効率が悪化し、締め切りに遅れてしまうだけですので、よくあるトラブルを想定しておき、それに対する適切な解決策を準備しておくことが必要です。
トラブルが起きることを想定して、その修正のための時間を設けるなど余裕のある計画を立てるおとも大切でしょう。
5：各作業に中締切日を設ける
進捗管理を上手く行うためのポイントのひとつとして、各作業に中締切日を設けるということも挙げられるでしょう。
最終締め切りだけしか設けていないと、どうしても怠け心ゆえに作業に遅れが生じてしまいがちですので、それを防ぐためにも中締切日を設け、各メンバーの作業の進捗状況をプロジェクトマネージャーがしっかりと把握することが必要です。
中締切日を設ければ、期限に遅れてしまうのを防ぐことができるはずです。
6：納期を守らない人へのフォローアップ
納期を守らない人に適切なフォローアップを行うということも、進行管理を上手く行うためのポイントのひとつです。
メンバーによって能力も性格も異なるので、納期を守れなさそうな人がいれば普通の人よりも早めの締切日を設けたり、あるいは遠慮せずにその人の進捗状況をこまめに確認しに行ったりと、現場にトラブルが起きないように配慮をすることも大切でしょう。
メンバーの性格を考慮して割り当てる仕事を工夫するのも重要です。
7：チームの雰囲気を良好にする
進行管理を上手く行うためのポイントのひとつに、チームの雰囲気を良好に保つということも含まれるでしょう。
チームの雰囲気が悪く人間関係がギスギスしていると、捗る仕事も捗らなくなってしまうため、プロジェクトマネージャーは進行管理の一環として、チーム内の人間関係のトラブルを未然に防ぎ、一人ひとりのメンバーが働きやすい環境を作るよう努めることが必要です。
そうすれば、作業も円滑に進むでしょう。
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進行管理に必要なスキル3つ
ここまでは、進行管理のノウハウやポイントについてご紹介してきました。進行管理と一口に言ってもその仕事内容は多岐にわたるため、さまざまなスキルや能力を併せ持った人物がプロジェクトマネージャーとして適切な形で進行管理を行うことが欠かせません。
では、具体的にどのようなスキルが必要なのでしょうか。ここからは、進行管理を行うにあたって必要となるスキルを3つピックアップしてご紹介していきます。
1：こまめに連絡を取れる
進行管理を行う上で必須のスキルとしてまず挙げられるのが、こまめに連絡が取れるということです。
こまめにチームの各メンバーの様子や進捗状況を確認し、問題があればすぐに他の作業班や場合によってはクライアントとも連絡を取らなければならないため、フットワークが軽く、こまめに連絡を取れることが進行管理には必要です。
また、受け身ではなく自分から連絡を取るという姿勢も大切でしょう。
2：早いレスポンスができる
早いレスポンスができるということも、進行管理を行うにあたって必要なスキルとして挙げられるでしょう。
レスポンスが遅いと、プロジェクトマネージャーの返事待ちで現場の作業が一時ス有数してしまうこともありえますので、それを防ぐためにも迅速にレスポンスができることが大切です。
3：心を鬼にできる
心を鬼にできるということも、進行管理には欠かせないスキルのひとつです。
進行管理を行う上で作業が遅れている人がいれば、きちんと注意せねばなりませんし、場合によっては叱責をしたり厳しく作業の進捗を催促しなければならないことも少なくないため、変に遠慮したり気を遣ったりせずに、心を鬼にして各メンバーのスケジュール管理ができることが必要でしょう。
進行管理を行いプロジェクトを順調に進めよう
今回は進行管理について特集してきましたが、いかがでしたでしょうか。進行管理をきちんと行うことができれば難しいプロジェクトであっても、高いクオリティを保ったまま期限内にやり遂げることができるはずですので、ぜひ進行管理を上手く行ってみてください。
