社員との面談とは
社員面談とは会社と社員が話し合いをすることです。
上司と部下が面談することが多いですが、人事部と社員が面談することもあります。比較的小さな会社では、社長みずから面談をすることもあるでしょう。
しかし面談というのは、日常生活ではなかなか経験するものではありません。ですので、会社から「部下と面談してください」と言われても緊張してしまいます。
何を話すといいのか、とまどまうという方が大半ではないでしょうか。
面談を行う目的
面談をするのは、上司と部下がお互いのことをよく知るためです。
同じ会社の上司と部下というかけ離れた関係では、お互いに遠慮しがちです。そして上司と部下では仕事内容も違いますので、そのままにしておくと「すれ違い」がでてきます。
すれ違いが大きな「ひずみ」にならないようにするためのものが、面談といってもいいでしょう。
面談をすることで上司と部下の意見のすれ違いを知り、すり合わせを行うことこそが面談の目的です。
社員と面談する際の効果的な進め方6つ
ではさっそく、社員と面談するときに、どのようにすると効果的に進めることができるのかについて考えていきましょう。
面談というと、かなり堅苦しいイメージがありますので、上司も部下も緊張しがちですが、自然体で面談するための何か良い方法はあるのでしょうか。
そして面談から得たものを今後の仕事にいかすためには、何をすればいいのでしょうか。面談を効果的に進めるための方法を6つご紹介します。
面談する際の効果的な進め方1：社員の緊張を和らげる雰囲気づくり
面談はリラックスムードで進めましょう。
面談は限られた時間の中で効率的に進めなければなりません。あれも質問したい、これも聞きたいと焦る気持ちはわかりますが、面談の本来の目的は社員の本音を聞き出すことです。
難しい質問ばかりをしてガチガチに緊張させてしまっては、聞き出せる本音も聞き出せなくなります。必要であれば、ときには雑談をしてリラックスムードで面談を進めましょう。
面談する際の効果的な進め方2：自己評価を記入した書類を準備しておく
面談をするときは、あらかじめ書類に自己評価を記入してもらい、それに目を通しておきましょう。この書類はいわゆる、自己評価シート、人事考課表、人事評価シートなどといわれる書類です。
自己評価を記入した書類を見ることで、社員が自分のことをどのように評価しているのか、そしてどのような欠点を自覚できていないか、ということがわかります。
面談は話し合いですので、まずは相手を知ることが大切です。
面談する際の効果的な進め方3：評価や課題・改善点を伝える
自己評価を記入してもらった書類をひととおり見たら、仕事の評価や、今後の課題や改善してほしいことを分かりやすく伝えましょう。
面談で伝えたいことは、たくさんあることでしょう。しかし、社員一人一人に割り振られた面談の時間には限りがあります。
社員の評価、今後何を課題に仕事を進めていくといいのか、何を改善するべきなのかを、あらかじめ考えておき、その中でも優先順位の高いものを面談で伝えることが大切です。
面談する際の効果的な進め方4：今後の目標や将来的な志望を聞く
面談では、これから先どのような仕事をしたいと考えているのか、将来的にはどこの部署で働きたいと思っているのかなども聞くと良いでしょう。
せっかく面談するのでしたら、社員の仕事の能力を引き出してあげることも大切です。今後の目標や将来やりたいことを聞いて、それを社員一人一人の教育に役立てましょう。
部下の能力を伸ばすことができるのはもちろん、上司としての管理能力もアップさせることができます。
面談する際の効果的な進め方5：面談後の日常的なアドバイス
また、日々の仕事で「ここは、こうしたほうがいいのに」とおもっていることがあれば、率直にアドバイスしてあげるとよいでしょう。
面談で上司と部下が意気投合するのは結構なことですが、面談という雰囲気に酔ってはいけません。肝心なのは面談そのものではなく、面談が終わった後です。
面談後の仕事のことを考えたアドバイスをすることで、今後の仕事を効率的に進めてもらうことが重要です。
面談する際の効果的な進め方6：成果が出なかったとき
面談とは、上司と部下の意見を一致させて、お互いに気分よく協力し合って仕事を進めていくために行います。
社長も上司も人事部も、そして社員も、面談を実りあるものにしたいと考えています。しかし、残念ながらすべての面談がうまくいくとは限りません。
面談で社員から「今は話すべきことはありません」と言われることもありますし、面談をする側の上司でさえも、言葉に詰まり話すことがみつからないことがあります。
過程での努力や成長を評価する
面談で話すことがみつからないときや、社員があまり話してくれないときは、努力していることや、成長できたところを褒めてあげるといいでしょう。
そのためには普段から社員のことを観察する必要があります。どのような努力をしているのかを観察し、以前に比べて成長したところを2～3個みつけておき、面談で褒めてあげましょう。
上司がいつも見てくれていると思うと、仕事のやる気アップにつながります。
面談で押さえておくべきポイント4つ
面談を効果的に進めるには、事前にきちんと準備し、リラックスさせながらも、限られた時間の中で効率的に話を進める必要があります。
つまり面談では考えなければならないことがたくさんあります。面談をするときに特に大切なポイントについて見てみましょう。
面談で押さえておくべきポイント1：傾聴の姿勢が重要
面談をするのは、部下の情報を聞きだし、アドバイスをするためです。そのためには話をきちんと聞くという姿勢が大切です。しかし話を聞くにもコツがあります。
日ごろから部下の様子を観察しておき、「あれ？」と思ったことがあれば記憶にとどめておきましょう。何らかの悩みを抱えているということも考えられるからです。
普段から社員をよく見て、面談できちんと話を聞くことで、仕事上の悩みに対して的確なアドバイスができます。
面談で押さえておくべきポイント2：成功体験を持たせる
成功体験があるのでしたら褒めてあげましょう。「なぜ部下にヨイショ？」と思われますが、気分よく働いてもらうことで業績がアップすると、上司としての評価も上がります。
「この前は取引先への対応大変だったね。それにしても問題を収束させるのが上手だよね。どうやって納得させたの？」など、何でも構いません。
面談で部下を褒めてあげることで、上手にコミュニケーションをはかり必要な情報を聞き出しましょう。
面談で押さえておくべきポイント3：自己評価とのギャップを認識させる
社員の自己評価シートに書かれている内容が実際の評価と違っているときは、そのギャップを分かってもらう必要があります。
社員の自己評価が低すぎる場合は「もっと自信を持っていいよ」と伝えるだけでいいのですが、問題は社員の自己評価が高すぎるときです。
しかし前述したように、面談できちんと社員の話に耳を傾けて、成功体験を持たせるなどしてコミュニケーションを取ることができれば、話をスムーズに進めることができます。
面談で押さえておくべきポイント4：課題やテーマに連続性を持たせる
面談でのテーマや課題、質問する内容は、お互いに関連性のあるものにしておくといいでしょう。面談は準備が大切ですので、あらかじめ面談での課題やテーマを考える必要があります。
しかし、何の関連性もない課題やテーマをつなぎ合わせたのでは、面談がぎこちないものになります。
面談を流れるようにズムーズに進めて、適切にコミュニケーションを取れるように、課題やテーマに連続性や関連性を持たせましょう。
社員の思いに寄り添って面談を行いましょう
ビジネスマンとして生きていくうえで面談はつきものです。新入社員面談、人事面談、社長面談などいろいろな面談がありますが、名前は変われど基本は同じです。
面談で一番大切なポイントは、社員の思いにそっと寄り添い、会社を良くしていこうという「善意」のもとに面談を行うことではないでしょうか。
上司と部下が面談で上手にコミュニケーションを取り、風通しのいい職場環境を作り出しましょう。
