OJTシート活用のメリット4つ|ノウハウが知れるおすすめの書籍5選

マネジメント

OJTとは

OJTとは「On-The-Job Training」の略で、実務を経験させて仕事を指導することです。従業員の育成方法の1つとして確立されており、研修を終えた後は即戦力として活かせます。企業間で競争率が激しい現代では、多くの企業が採用しているシステムです。

OJTをわかりやすく行うために、育成計画シートとしてのOJTシートを使う企業が多いです。OJTシートを使うことで、業務がスムーズに進みます。

OJTの意味と背景

OJTは「On-the-Job Training」の略称で、職場内で実務を学ぶことで訓練していくことです。OJTの対義語でOff-JTという物がありますが、本来任される業務とは違う研修などを意味しています。

OJTは「任された業務を、同じ部署の先輩社員に教えてもらいながら一緒に行うこと」です。聞いただけでは簡単に感じるという人は多いですが、実際にやってみると難しいと言われています。

OJT制度を導入するメリット4つ

OJT制度を採用すると、指導を受ける側だけでなく指導する側や企業側からしても多くのメリットが受けられます。OJTシートを使用すると、引き受ける業務がどんな物かがわかりやすくなります。

OJTを採用することで、個人ごとに合ったスピードで研修を受けさせることができ、指導する側もスキルを上げることができるというメリットもあるのが特徴的です。ここからは、OJTで得られるメリットを詳しく見ていきましょう。

OJT制度を導入するメリット1:低コストで教育できる

OJTには、人材育成にかかる経費を抑えられるメリットがあります。業務外までわざわざ研修を行う必要がなくなるため、残業手当などを抑える効果が期待できるでしょう。低コストで研修を行うことができ、教育において特別に時間や場所、費用を用意する手間を省けます。

一方でOff-JTは、研修や講師を用意するためにコストが発生してしまいます。OJTは実務を受けさせながら研修を行うため、経費を抑えられるでしょう。

OJT制度を導入するメリット2:トレーナーの成長につながる

OJTを行うということは、研修の際に指導する際にどんな指導の仕方が理解してもらえるかが重要な要素です。シートを使うことで、スムーズに研修が進むでしょう。指導する側は、どう教えたら相手が理解するかを考えながら研修を受けさせなければいけません。

研修を行うことで、新入社員や部下に指導して指導力の向上や改めて業務への理解が深まるため、スキルアップに繋げられるでしょう。

OJT制度を導入するメリット3:個人に合わせた育成ができる

OJTでは、指導する側とされる側が1対1で指導する機会が多いです。指導される側の理解度に応じ、研修のスピードや内容を柔軟に変更することができます。理解力が弱い相手に対しても、ペースを合わせられるため疑問や不安を減らせます。

1対1で研修を受けさせる機会が多いため、シートなどで疑問点をすぐに確認することができるのが特徴的です。トレーナーもどう指導すれば理化してもらえるかを試行錯誤しやすくなります。

OJT制度を導入するメリット4:OJTで職場の人間関係を築ける

業務をスムーズに行うには、社員同士でコミュニケーションを取ることが大切です。シートの内容を確認するという方法も、コミュニケーションを取る方法として有効です。OJTは部下が上司に疑問点を質問したり、指導する側がされる側に疑問点がないかどうかを確認します。

適度に理解度を確認し合うことで、指導する側とされる側の間に信頼関係や協調性が生まれ、業務を行うにあたって職場内の人間関係を育むことができるでしょう。

OJTシートとは?

OJTシートには2種類あり、1つ目は人材育成のために扱います。指導される側のゴールまでの道のりや、ゴールまでを逆算して「いつまでに、何が」できるかが明確になるでしょう。

2つ目はコミュニケーションツールとしてシートを扱う場合で、定期的に進捗状況や業務内容を確認できたり、指導される側の反省点が明確になる効果があります。ここからは、OJTシートの主な役割を詳しく見ていきましょう。

トレーナーのための育成計画シート

OJTシートは、トレーナーのための育成計画シートとして扱われます。育成計画シートとしてOJTシートを使うと、1年後にどこまで成長しているかが明確になるでしょう。ゴール地点から逆算して、「いつまでに、何が」できるようになるかが明確になります。

育成のためのOJTシートはトレーナー研修などで用いることが多く、指導者と話し合いで詳細を詰めていくという流れがほとんどです。

トレーナーと対象者のためのコミュニケーションシート

OJTシートは、指導する側とされる側がコミュニケーションを取るために用います。コミュニケーションでOJTシートを使う場合は、1週間ごとに行った業務内容が理解できたり、指導される側が業務の振り返りを行うことができるでしょう。

OJTトレーナーと指導される側の両方が、シートに記入しなければいけません。 コミュニケーションとしてOJTシートを使う場合は、仕事を振り返ったり指導する側が評価を行いやすいです。

OJTシート活用のメリット4つ

OJTシートを活用すると、指導する側とされる側で現状を共有できたり、どこまで成長しているかが明確になるためモチベーションを上げられる材料になります。他には、今後の育成プランを見直すことができるのが特徴的です。

指導する側とされる側の間で現状を共有できれば、適切な指導や教育ができるだけでなく、業務内で出てきた反省点が明確になってきます。ここからは、OJTを活用するメリットを詳しく見ていきましょう。

OJTシート活用のメリット1:目標や現状の可視化

OJTシートを活用すると、目標や現状を明確にすることができます。シートを活用するだけでなく、指導される側の理解度を確認するためには、オープンクエスチョンという方法が効果的です。

オープンクエスチョンはYesかNoで答えられない質問を投げかけ、どこまで理解しているかを把握する方法です。答えを得られたらさらに質問を投げかけ、質疑応答を繰り返すことで理解度を深めることを目的としています。

OJTシート活用のメリット2:モチベーションの維持

OJTシートを活用すると、双方のモチベーションを維持する効果が得られます。指導される側の人間が新入社員の場合は、業務に関する知識がほとんどないため、まずは業務に関する知識を指導しなければいけません。教えたことを実施させ、指導者が評価を行います。

経験者は業務内容の理解や実務経験が備わっているため、OJTを行う場合は自分自身で新しい業務に取り組めるようにサポートします。

OJTシート活用のメリット3:育成プランが立てやすい

OJTシートを活用すると、育成プランが立てやすいです。育成プランはマニュアル化すると、計画をスムーズに立てられます。計画的かつ意図的に行うためには、目的、指導の仕方、業務内容、評価基準、成長記録が必要です。

OJTにおける目標は、上層部、指導者、指導を受ける側の情報共有のために必要で、ゴールに向けて計画を立てられます。指導の仕方は、指導する側の負担を減らすために定期的に見直す必要があります。

OJTシート活用のメリット4:指導する側とされる側で現状を共有できる

OJTシートを活用すると、指導する側とされる側で現状を共有することができます。指導する相手の能力を引き出すには、指導の仕方に気を配らなければいけません。指導する相手を誰かと比較したり、失敗を一方的に責めてしまうと相手のやる気を無くす恐れがあります。

失敗をどう改善するかを伝えることで、今後の成長に繋げられるようにしましょう。注意をするだけでなく褒めることも大切で、相手の良さを引き出す効果があります。

OJTのノウハウが知れるおすすめの書籍5選

OJTで事業を成功させている企業は、どんな目的でOJTを行うのかを認識しています。OJTを実施する前に、指導する側と受ける側の目標や目的を明確にすることが大切です。目標を明確化するには、研修後にどう成長しているかを目標を固めましょう。

業務内容には、一度教えただけで覚えられる物と段階を踏まなければ身に付かない業務があります。ここからは、OJTのノウハウが学べる書籍を詳しく見ていきましょう。

OJTのノウハウが知れるおすすめの書籍1:これだけ!OJT

自分に後輩や部下ができた場合は、OJTの仕方を勉強する必要があります。業務と上手く両立できなかったり、指導しても部下がなかなか成長しなかったり、自分より下の立場の社員との接し方がわからない人にはおすすめです。

人材を育成する際には、色々な不安が付きまといます。上記の書籍は後輩や部下を指導するにあたって、必要なことが詰め込まれています。OJTについて知らない人や、挫折しそうな人のためになる1冊です。

部下を持つということは、やはりそれなりに緊張するものだし、なかなか思うように動いてくれなかったり、教えることができなかったりして、モヤモヤした感触を抱くもの。そうしたときに役立つノウハウが多かった。

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OJTのノウハウが知れるおすすめの書籍2:OJT完全マニュアル 部下を成長させる指導術

現代社会は、仕事において人任せという概念は禁物です。目標を設定することから計画を立てるところ、それらを踏まえて計画を実行し、改善点があれば改善の仕方を提示し、最終的には評価を行うなど、指導における上手なマネージャーの育て方が理解できます。

指導のコツやノウハウがわかりやすくまとめられており、より丁寧に指導するにはどんな方法が最適化が理解できるようになるでしょう。

非常に具体的で、行動レベルにまで落とし込まれている内容でした。

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OJTのノウハウが知れるおすすめの書籍3:OJTで面白いほど自分で考えて動く部下が育つ本

上記の書籍では、OJTで部下を動かす秘訣とOJTの価値を詳しく記載されています。OJTの限界や、能力を開発する方法がまとめられているのが特徴的です。1人の人間が変わるためには、成長するための要素が必要で、能力開発は筋トレと同じ概念であるとまとめられています。

部下のワークライフバランスを正常に保ち、未来を創る力を変えさせるためのヒントや部下の変化を見落とさない方法を理解することができます。

社会人10年目、部下を50人程度持つ中堅社員です。考え方だけでなく、その行動例や出自、話法などすぐに取り入れられる内容です。派手なビジネス書ではないですが、実務的な本著との出会いに非常に高揚しています。

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OJTのノウハウが知れるおすすめの書籍4:結果が出る 小・中OJT実践プラン20+9

OJTを勉強する際に、指導力が不足のしないための指導法を学ぶことができる1冊です。学力調査で常に上位を独占し続ける福井県と秋田県のプログラムを参考に、実際に小中学校で扱えるOJTのやり方を紹介しています。

指導力が充実している指導法を培うには、上述の書籍はおすすめです。学力調査で有数クラスの秋田県で、主に扱われているOJTプランが紹介されているのが特徴的です。

校内研究を中心とした教師力向上・授業力向上をどう行うかに対する回答の書。豊富な実例をもとに指導者からの見方も含んでまとめられています。現職教員のみならず、指導主事や大学教員にとっても参考になります。

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OJTのノウハウが知れるおすすめの書籍5:「リーダー」のチェックボックス

OJTを行うにあたって、部下のやる気を引き出せるかどうかは指導者のやり方で左右されます。部下や後輩についてよく理解し、やる気を引き出すことで仕事の業績や成果の質を上げることができるでしょう。

上司が後輩を上手にリードするには、後輩のことをよく理解していることが前提条件です。

この書籍では、部下のやる気を引き出すための方法や、人としての在り方やコミュニケーション能力の磨き方を紹介しています。

上司と部下をテーマにおそらくどこの会社でも繰り広げられているであろう事例を元に具体的に説明してある。単なるハウツーではなく何故そうなのか?そしてどのようにするのがいいか?など詳しく書いてある。ここで出てくる表現は決して曖昧さがなく、スッと理解できる。極めて実用的で星5つ。

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シートの活用術を学んでOJTの人材育成レベルを上げましょう

現代では人材の多様化やグローバル化が重視されており、人材育成を行うにあたって必要な教育制度を取り入れなければいけません。OJTの特徴を理解し、必要に応じてOJTシートを利用して専門性の習得や早期育成が実現できるようになるでしょう。

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