スケジュール管理、きちんとできてる？
仕事をする上で、以下のように思ったことはありませんか？
「チーム全体の仕事の進捗状況はどうなっている？」
「自分の予定をチーム全体で共有させたい」
「外出先からでも、手軽に仕事のスケジュール管理をしたい」
会社やチーム全体でスケジュールを共有し、各個人が把握しておくことは仕事の効率化にもつながります。
最近では無料で使えるスケジュール管理アプリやクラウドウェアが充実しているので、それぞれのスケジュールを気軽に共有し、より効率よく仕事が行えるようになりました。
今回は、まずは手軽に個人のカレンダーを共有する方法（Googleカレンダー、Outlookカレンダー）と、そのほか無料スケジュール管理ツールの中でもオススメのものをご紹介していきます。
Googleカレンダーでスケジュール管理
使い勝手が非常に良く、ビジネスシーンだけでなくプライベートでも使用している方も多いことでしょう。パソコン、スマートフォン両方から使用でき、外出先でも簡単にスケジュール管理ができます。
Googleカレンダーを共有しよう
共有するにはいくつか方法がありますが、今回は既存のカレンダーを共有する方法と新しくカレンダーを作成して、そのカレンダーだけを共有させる2つの基本パターンをご紹介します。
既存のカレンダーを共有する方法
自分の普段使うメインカレンダーを共有する方法です。全ての予定が相手に見えるようになるので、プライベートもGoogleでスケジュール管理している人は注意が必要です。
1. パソコンでからGoogleカレンダーを開く
2. 画面左「マイカレンダー」の項目の下の共有したいカレンダー右横の▼をクリックする
3. 「このカレンダーを共有」をクリックする
4. 「特定のユーザーと共有」の項目から、共有したい相手のメールアドレスを追加する
5. メールアドレス入力欄の右「権限の設定」 で、相手にどこまでスケジュール管理をさせるのか設定することができる
6. 「保存」をクリックして終了
※1 共有の設定はパソコンからのみ可能です
※2 カレンダーを共有するには共有相手もGoogleアカウントを開設するか、カレンダーを一般公開設定する必要があります
新しいカレンダーを作成し共有する方法
共有したいカレンダーを新しく作成します。プライベートでも仕事でもGoogleカレンダーを使ってスケジュール管理したい人にオススメです。
1. パソコンで Google カレンダーを開く
2. 画面左「マイカレンダー」の右横の▼をクリックする
3. 「新しいカレンダーを作成」をクリックする
4. 新しいカレンダーの作成のページにとぶので、カレンダー名から入力する
5. ページ下部の「特定のユーザーと共有」の項目から、共有したい相手のメールアドレスを追加する
6. メールアドレス入力欄の右「権限の設定」 で、相手にどこまでスケジュール管理をさせるのか設定することができる
7. 「カレンダーを作成」 をクリックして終了
1つの予定のみを共有する方法
予定の編集画面より、ゲストを追加することで1つの予定を共有することができます。例えば、打ち合わせ日をクライアントと共有することで「今日が打ち合わせ日だったのを忘れていた！」「予定日を勘違いしていた！」などのアクシデントを防ぐことができます。
同じ予定を共有することで、より効率よくミスなく仕事を進めることができるようになるでしょう。
Outlookカレンダーでスケジュール管理
個人的にオフィスで使用するのにオススメしたいのがOutlookカレンダーです。Outlookのアカウントを取得すれば、誰でも利用可能です。
パソコン版もスマートフォン版もシンプルで誰もが使いやすいデザインとなっています。さらに、Googleでは予定の公開方法（外部向け表示）が「予定あり」と「予定なし」の2択のみなのに対し、Outlookでは「予定あり」「空き時間」「他の場所で勤務中」「仮の予定」「不在」と5つの中から選択できます。オフィスでOutlookカレンダーを共有する場合は、この公開方法を設定することで打合せの予定なども組みやすくなることでしょう。
Outlookカレンダーを共有しよう
Outlookカレンダーの良いところはデザインがシンプルでわかりやすい部分が挙げられますが、それだけでなく操作性の良さも特徴の一つです。
既存のカレンダーを共有する方法
自分の普段使うメインカレンダーを共有する方法です。Googleと同じく全ての予定が相手に見えるようになります。
1. パソコンでからOutlookカレンダーを開く
2. 画面左「∨自分の予定表」を開く
3. 「予定表」を右クリックし「共有アクセス許可」を選択
4. 共有したい相手のメールアドレスを入力し「共有」ボタンをクリック
5. アドレスが追加されたら、「表示可能」又は「編集可能」かを選択することも可能
※1 共有の設定はパソコンからのみ可能です
新しいカレンダーを作成し共有する方法
共有したいカレンダーを新しく作成します。仕事とプライベートをわけて使うのにオススメです。
1. パソコンでからOutlookカレンダーを開く
2. 画面左「∨自分の予定表」を右クリック
3. 「予定表の新規作成」を選択
4. 新しい予定表に名前を付ける
5. 新しい予定表を右クリックし「共有アクセス許可」を選択
6. 共有したい相手のメールアドレスを入力し「共有」ボタンをクリック
7. アドレスが追加されたら、「表示可能」又は「編集可能」かを選択することも可能
※1 共有の設定はパソコンからのみ可能です
1つの予定のみを共有する方法
使い方はGoogleカレンダーと同じです。予定の編集画面より、連絡先の「ユーザーの追加」欄にメールアドレスを入力します。
その他のおすすめスケジュール管理ツール！
GoogleやOutlookカレンダー以外にも、最近は無料で効率よくスケジュール管理ができるツールが充実してきています。
Time Tree
基本のスケジュール管理は勿論、チャット機能やグループごとにカレンダーを持つことができます。これまで、メールやラインでメンバーそれぞれに予定を確認をしなければならなかったのが、Time Treeなら、これ1つでスケジュール管理のすべてを効率よく行うことができます。さらにメモ機能も充実しているので、その日の出来事を綴っていくのもオススメです。
スマートフォン版もパソコン版も見やすく、充実した機能となっており、仕事でもプライベートでも誰でも使いやすいアプリです。
cybozu Live
基本的な機能はTime Treeと同じです。スケジュール管理、チャット機能、グループ作成機能などがありますが、個人的にはcybozeのほうがよりビジネス目線で作られていると感じます。
GoogleやOutlookと同じくファイルをアップロードして保管・共有することも可能ですし、仕事の役割分担を登録してタスク管理することもできます。さらに、全画面SSLを使用しているので、セキュリティ面も安心です。
iQube
こちらもビジネス向けのグループウェアです。time treeやcybozuにはないタイムカード機能が追加されているので、出社後の面倒を解消、経理業務の効率化にもつながります。
有料タイプもありますが、10人までなら無料で利用することができます。チャット機能などは無料版にはついていませんが、少人数の企業やチームで利用するのにオススメです。
スケジュール管理はもっと効率よく！
いつでも余裕があって、ミスの少ないビジネスマンになるために…。まずはスケジュール管理を上手くできるようになりませんか？自分のスケジュールを管理するだけでなく、自分の予定やファイルをアップロード・共有することで、いつでもどこでも、思いついたときに大事なものが確認できるようになります。
もっと効率よく、ミスなく。できるビジネスマンの必需品として、カレンダーアプリやグループウェアをしっかり活用しましょう！
