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2019年09月18日

OJTトレーナーのコツ4つと注意すること7つ|新人社員に教えていくこと

本記事ではOJTトレーナーのコツと注意するポイントを紹介します。さらに、具体的に何を教えるべきなのか、新入社員はどんなことで悩みやすいのかも併せて解説します。OJTトレーナーを任せられた方や、OJTトレーナーにチャレンジしたい方は必見です。

OJTトレーナーのコツ4つと注意すること7つ|新人社員に教えていくこと

OJTトレーナーの役割

OJTトレーナーという言葉を知っていますか?OJTとは、On-The-Job Training(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)の略です。OJTトレーナーとは「実際の業務を通じて行う従業員教育の指導者」のことで、主に新人社員に対して行います。

OJTトレーナーの役割は主に3つあります。「できないことをできるようにする」「短所を補い、長所を伸ばす」「会社内での責任感を持たせる」の3つです。

OJTトレーナーのコツ4つ

ここでは、OJTトレーナーのコツについて紹介します。「相手を受け入れる」「相手と向き合う」「信頼関係を構築する」「責任感を持つ」の4つがOTJトレーナーのコツです。

まずは心持ちが肝心です。この4つをしっかりを念頭に置いて行動できるようにしましょう。

OJTトレーナーのコツ1:相手を受け入れる

まずは相手を受け入れることから始めましょう。先入観を捨て、相手がどういった人であっても、相手のありのままを受け入れる姿勢が大切ですお互い人間なので、性格の「合う」「合わない」はもちろんあると思います。しかし、これからOJTを行う相手として、先輩であるトレーナーが寛大な気持ちで相手に接する必要があります。

相手を受け入れる姿勢があれば、徐々に相手も心を開いてくれます。

OJTトレーナーのコツ2:相手と向き合う

相手のできないこと、苦手な部分なども含めてしっかりと向き合いましょう。向き合う時間が少なかったり、自分本位でOJTを進めてしまったりすると、思ったような成果はでません。

相手がどこまで理解できているのか、理解できていないのであればそれは何故なのかなど、まずは相手のことを知ろうという姿勢が必要です。

OJTトレーナーのコツ3:信頼関係を構築する

せっかく中身の濃い指導を行ったとしても、信頼関係がなければ相手は何も聞いてくれません。自分が教わる立場だと思って想像してみてください。どこの誰かもわからない人から、急に「あれこれやってほしい」と言われて、素直に聞けますか?

指導方法も大切ですが、まずは相手との信頼関係を構築し、話を聞いてもらえる状態にしなければいけません。

OJTトレーナーのコツ4:責任感を持つ

OJTトレーナーが育成する責任感を持つことで、指導される側にも成長する責任感を持ってもらうことが重要です。いい加減な気持ちでOJTをしていると、それが相手に伝わり、成果がでません。

新人研修でOJTを行う場合は、特に責任感を持って指導する必要があります。最初に指導された内容は、相手の仕事に対する姿勢の基礎になるため、より一層責任感を持って臨みましょう。

OJTトレーナーが注意すること7つ

OJTトレーナーが注意すること1:半強制的にならないようにする

指導する際は、半強制的にならないようにしなければいけません。「やらされている」感が強くなると、相手の「成長しよう」という気持ちや自主性がなくなります。そうなると、相手のモチベーションも下がり、仕事への取り組む姿勢も悪化してしまします。

仕事をやらせることがOJTトレーナーの役割ではありません。相手の「育成」が目的であることを常に念頭に置きながら、指導を行いましょう。

OJTトレーナーが注意すること2:ハードルを上げない

相手に期待しすぎると、相手がそれをプレッシャーに感じてしまったり、指導内容がおろそかになる危険性があります。相手がどんな人であろうと、ハードルを上げることなく丁寧に指導しましょう。ハードルを上げてしまうと、相手もそれに応えないといけない、と焦ってしまいます。

また、「これくらいできるだろう」と勝手に思い込み、指導がいい加減になってしまわないよう気を付けましょう。

OJTトレーナーが注意すること3:プライドを不用意に傷つけない

一見するとわからなくても、実はプライドが高い新入社員は多くいます。プライドが特別高い社員ではなくても、不用意にプライドを傷つけられると信頼関係が崩れたり、ひどく落ち込ませてしまったりする原因になります。

相手を叱る場合は「他の社員のいない場所で行う」など、相手のプライドに考慮しながら指導を行いましょう。また、「怒る」のではなく「叱る」ようにしましょう。感情的に怒ってしまうと、慣れていない社員はとてもショックを受けてしまいます。

OJTトレーナーが注意すること4:自分が見本となる

相手に見て学んでもらうためにも、トレーナー自身が見本となるような言動ができれば、それが一番です。仕事に対する姿勢や、業務の方法など、OJTトレーナーが見本になれるように行っていれば、相手もそれを見習います。逆に、見本になれないようなトレーナーから指導を受けても、説得力がありません。

OJTの最中は特に、常に背中を見られていることを自覚しながら行動しましょう。

OJTトレーナーが注意すること5:話を聞いてあげる

トレーナーは、相手の理解度や状況を把握しながらOJTを行う必要があります。一方的に指導するのではなく、相手が今どれだけ理解できているのか、どんな気持ちでいるのか、不安なことはないのかなど、しっかりと相手の話をきいてあげることが大切です。

一方的ではなく、相手の話を聞くことできちんとOJTの成果が出ているか確認することができます。また、コミュニケーションを取ることで、その後のOJTも円滑に行えます。

OJTトレーナーが注意すること6:精神論は使わず理論的に説明する

誰でもが納得できるような、理論的な説明を心がけましょう。精神論で指導をした場合、相手が納得できず、育成につながらないことが多くあります。指導をする際は、「なぜ」「どうして」その業務を行う必要性があるのか、理論的に伝えましょう。

理解し、納得できれば相手の飲み込みも早くなり、成長してくれます。

OJTトレーナーが注意すること7:アメとムチを使い分ける

相手の性格を把握したうえで、相手にあったアメとムチの使い分けをしましょう。当たり前ですが、叱ってばかりも、褒めてばかりでもダメです。相手を育成するには、アメとムチを使い分ける必要があります。

人には「褒めて伸びる」タイプと、「叱って伸びる」タイプの方がいます。指導する相手がどういった性格なのかをまず理解し、そのうえでアメとムチの頻度を検討しましょう。

OJTトレーナーが新人社員に教えていくこと5つ

OJTトレーナーに臨む姿勢については、おわかりいただけましたか?ここからは、具体的に何を指導するかについて、5つの項目に分けて説明します。OJTトレーナーは、相手の社会人としての基礎を構築する重要な役割があると言っても過言ではありません。

ただ日々の業務について淡々と教えるのではなく、何を教えるべきなのかを意識してOJTに臨みましょう。事内容よりも、仕事に臨む姿勢や心意気を教えることの方が大切です。

OJTトレーナーが新人社員に教えていくこと1:企業文化や社風の認識

相手が会社の一員として意識して働くことができるように、企業文化や社風について伝えていきましょう。会社には、それぞれの企業理念があり、文化や社風も違います。それは、実際に勤務しているからこそ分かる部分が大きいため、先輩であるOJTトレーナーが実体験を元にしっかりと教えましょう。

新人社員の方が会社の文化・社風をできるだけ乱さないよう、悪い意味で社内で目立ってしまわないよう、フォローすることが必要です。

OJTトレーナーが新人社員に教えていくこと2:仕事のやり方や進め方

具体的な仕事のやり方や進め方は、当然ながらきちんと教えないといけません。OJTは、実際に業務を行いながら教えることができるため、相手がどこまで理解できているのか、どこまでできるのかを見ながら進めていくことができます。

仕事のやり方や進め方を教える際に大切なのは、「理由」です。単に作業を教えるのではなく、「なぜ」その作業をするのか、「どうして」その進め方をするのかを伝えましょう。

OJTトレーナーが新人社員に教えていくこと3:ビジネスマナーについて

会社の一員としてだけでなく、社会人として恥ずかしくない言動ができるように、ビジネスマナーを教えることもOJTトレーナーの重要な役割の一つです。新人社員といえども、一歩外へ出れば会社の顔です。社内だけでなく、取引先の会社や一般の方へも適切な対応ができるように指導しましょう。

指導をするためにも、自身も日頃からビジネスマナーについて意識して行動することが大切です。

OJTトレーナーが新人社員に教えていくこと4:G-PDCAサイクルの基本

G-PDCAサイクルを身に着けることが成長への近道です。OJTトレーナーは新人社員と共に業務を行いながら、実際に相手にG-PDCAサイクルを実践させることができます。

G-PDCAサイクルは、Goal(目標)Plan(計画)Do(実行)Check(検証)Action(行動)の頭文字を取ったものです。目標を元に計画を立て、それを実行をし、実行した結果の検証を行いさらに行動に移す、というサイクルのことです。

OJTトレーナーが新人社員に教えていくこと5:コミュニケーションの取り方

OJTトレーナーは、相手と密にコミュニケーションを取ることが大切と同時に、相手にコミュニケーションの取り方を教えることも必要です。コミュニケーション能力はどの職場でも必要であり、コミュニケーションがうまくとれないと、人間関係がうまくいかない原因になります。

OJTの期間後に、新人社員が一人で成長していくにはコミュニケーション能力が必須です。ビジネスマナー同様、自分が見本になれるよう意識して行動しましょう。

OJTトレーナーが配慮すべき新入社員の悩みの共通点

新入社員に悩みがあるのは当然のことです。新しい環境で緊張している中、次々に知らない業務について教えられていく毎日。あなたも新入社員の頃を思い出してみてください。

OJTトレーナーは、新入社員の悩みを理解し、できる限りその悩みを取り除くよう努める必要があります。ここでは、OJTトレーナーが配慮すべき悩みの共通点についてまとめていきます。

仕事や業務に関する不安

ちゃんと仕事をしていけるのか、周りについていけているのか、そんな仕事や業務に関する不安はほとんどの新入社員が抱いています。特に入社して日が浅い場合は初めての業務だらけで、本当に自分はやっていけるのかと不安になりがちです。

OJTトレーナーは相手の心情をくみ取り、誰しも同じような不安を抱いていること、初めはできなくて当然だということを伝えてみてください。プレッシャーをかけるのではなく、支えになりましょう。

職場環境の不安

一言に職場からと言っても、人間関係や評価制度、人材育成制度、福利厚生など、様々です。中でも一番不安になりがちなのは、人間関係についての不安です。そもそも新入社員という立場上、周りが先輩や年上ばかりでとても緊張します。

先輩であるOJTトレーナーは、新入社員と既存の社員を繋ぐ架け橋になってあげましょう。また、個人への接し方など細かなフォローをすることで、不安が少なくなっていきます。

OJTトレーナーにはスキル以外にも人間らしさが必要

OJTトレーナーの役割は、ただ単に仕事を教えることではありません。相手に信頼され、周りともうまくコミュニケーションを取る必要があります。ただ教える能力が高いだけでなく、人間らしさや人間的な魅力が必要です。

この人から教わりたい、この人のために頑張りたい、と相手から思われるようなOJTトレーナーになれるのが一番です。日ごろから人間らしさを磨き、周りから慕われるよう意識して行動してみましょう。

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