仕事を効率化するとは
「仕事を効率化する」こととは、膨大な量の仕事をスムーズにこなし完遂することができることです。仕事ができる人の多くは、仕事の優先順位を決めたり、力の抜き方を知っていたりと、仕事に対してどのような労力を使えばよいのか把握しています。
仕事を効率化することで得られる効果は絶大ですので紹介していきます。
効率化することによって得られる効果
仕事を効率化することでさまざまな効果を得ることができます。まず1つに、処理スピードが上がるということです。仕事を効率化することで考えなくても仕事ができるようになり、最低限の時間で完遂することができます。
2つ目に、最低限の労力で仕事が完遂するので楽になるということです。効率よく仕事を終えることができれば、他の仕事を片づけたり、終業後の時間を有意義に使うことができます。
ノー残業！仕事を効率化する方法15個
仕事を効率化することで膨大にある仕事を片づけることができるため、残業する時間を減らすことができます。残業時間がないことでプライベートにあてる時間が増え、充実した生活を送ることも可能です。
今回は、仕事を効率化する方法を15個紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
1：目標を設定する
仕事を効率化する方法の1つに「目標を設定する」ことが挙げられます。目標を設定することで、今何をすればよいかが明確になり、無駄なく仕事を完遂することができます。加えて、目標を達成したときの充実感を味わうことができます。
1つ1つ目標を設定し、達成していくことでキャリアアップすることも可能になります。
2：優先順位を決める
仕事を効率化する方法の1つに「優先順位を決める」ことが挙げられます。優先度の仕事から取り組むことによって1日の仕事を効率よく行うことができます。午前中に行うことで疲れてきた時間帯に優先度の高い仕事が終わっていないと慌てなくて済みます。
このように、仕事の進行具合をみて優先度の高い仕事から取り組むことで残業する時間をかなり減らすことができます。
3：まずは得意な仕事から始める
仕事を効率化する方法の1つに「得意な仕事から始める」ことが挙げられます。出勤した直後は、集中力が高まっていなく、予想以上に時間がかかる場合があります。得意な仕事から始めることで、運動でいうところのウォーミングアップになるので、他の苦手な仕事に集中力を保ったまま取り組むことができます。
苦手な仕事からだと仕事がはかどらないこともあるので、まず得意な仕事から取り組んでみてはどうでしょうか。
4：朝は重要なタスクから取りかかる
仕事を効率化する方法の1つに「朝は重要なタスクから取りかかる」ことが挙げられます。朝の時間帯は、最も集中して物事をすることができると言われています。この時間を利用して重要なタスク（仕事）に取りかかることで集中してタスクを完遂することができます。
お昼以降に取りかかると集中力がなくなりミスをする可能性が高くなりますので、重要なタスクは朝に取りかかるようにしましょう。
5：整理整頓をする
仕事を効率化する方法の1つに「整理整頓をする」ことが挙げられます。デスクに書類やメモなどが散乱していると、いざ仕事に取りかかるときに探す時間を要してしまいます。整理整頓することで、次に取りかかる仕事を把握し、いち早く取り組むことができます。
仕事ができる人のほとんどは、デスク周りを整理整頓していますので、ぜひ実行してみてください。
6：仕事を抱えすぎない
仕事を効率化する方法の1つに「仕事を抱えすぎない」ことが挙げられます。仕事を抱えすぎてしまうと、何から手を付けていいかわからなくなり、仕事を完遂するのに時間がかかってしまいます。そのため、仕事の効率が下がってしまいます。
仕事を抱え込まず適切な量の仕事をすることが重要です。
7：システムやツールを有効に使う
仕事を効率化する方法の1つに「システムやツールを有効に使う」ことが挙げられます。1から仕事をしたときに時間がかかってしまうものも、システムやツールを有効的に使うことで時間を短縮することができます。
ですので、効率的に仕事をすることができ、徐々に残業することがなくなり、充実したプライベートな時間を過ごすことができます。
8：手を抜けるとこで手を抜く
仕事を効率化する方法の1つに「手を抜けるとこで手を抜く」ことが挙げられます。一見手を抜くことは良くないイメージがありますが、何度も行っている単純作業に力を入れても労力の無駄と言えます。集中力にも限界がありますから、仕事の優先度に応じて手を抜くこと重要です。
手を抜いて力を抜いておくことで、重要案件に力を入れることができます。
9：短時間＆シンプルな報告を心がける
仕事を効率化する方法の1つに「短時間＆シンプルな報告を心がける」ことが挙げられます。報告するのに何十分も時間を使うのはもったいないです。短時間で要点をまとめて報告することで、自分に対しても相手に対しても効果的です。
このように、短時間で要点をまとめてシンプルに報告することを心がけることで、残業することなく1日の仕事を終えることができます。
10：昼寝する
仕事を効率化する方法の1つに「昼寝をする」ことが挙げられます。人間の集中力は15分、45分、90分と限界があり、それ以上の時間は集中力が持たず効率的に仕事を行うことができません。また、昼食を食べた後は眠気がくるので仕事の効率を下げてしまいます。
残業することなく仕事を完遂するために、15分程度の昼寝をすることで元気が回復し、仕事の効率を上げることができます。
11：夕方には 単純作業 を持ってくる
仕事を効率化する方法の1つに「夕方に単純作業を持ってくる」ことが挙げられます。前述したように、朝の時間帯が一番集中力が持続すると言われており、朝に重要案件に取りかかるのが望ましいです。一方で、夕方頃になってくると疲れで集中力が持続しなくなり、ミスしやくなります。
夕方に単純作業を持ってくることで疲れていてもなんとか仕事に取り組むことができ、次第に集中力も回復してくるのでおすすめです。
12：夜に予定を入れる
仕事を効率化する方法の1つに「夜に予定を入れる」ことが挙げられます。夜に予定を入れておくことで、予定に間に合うために早く仕事を終わらせようという気持ちになり、結果的に効率よく仕事に取り組むことができます。
このように、夜に何か予定を入れることで、予定に間に合わせようと仕事に取り組むため、残業することなく仕事を完遂することができます。
13：温度と湿度に気を配る
仕事を効率化する方法の1つに「温度と湿度に気を配る」ことが挙げられます。温度が高すぎても低すぎても仕事に集中できないのはもちろんのこと、湿度が低すぎると疲れ目やドライアイを引き起こす可能性があるため、仕事に集中できなくなります。
最適な温度と湿度を設定することで仕事の効率が上がり、通常よりも早く仕事を完遂することができます。
14：メールの受信通知をオフにする
仕事を効率化する方法の1つに「メールの受信通知をオフにする」ことが挙げられます。仕事に集中しているときに、別のことをしなければならなくなったら集中力が切れてしまい、仕事の効率が下がる可能性があります。ですので、メールの受信通知をオフにするなどして集中力を分散させないことが重要です。
しかし、重要なメールだった場合、会社の損失にかかわることもあるので注意が必要です。
15：タスクを終わらせるごとに自分にご褒美をあげる
仕事を効率化する方法の1つに「タスクを終わらせるごとに自分にご褒美をあげる」ことが挙げられます。ご褒美を設定することで、早く仕事を終わらせようという気持ちが働き、結果的に仕事の効率が上がります。
ご褒美を設定する場合は、仕事の難易度に応じてランクを上げることで、仕事に対するモチベーションが上がるのでおすすめです。
仕事の効率化に役立つ本5冊
仕事を効率化するためには、朝に重要な仕事をすることやご褒美を設定することなど、さまざまな方法がありますが、向き不向きがあるため、自分でどの方法がよいのか模索する必要があります。
今回は、仕事をするための方法を探す手助けとして、以下5冊の本を紹介します。どの本も仕事を効率化する上で重要なことを記載してありますので、参考にしてみてください。
1：頭のいい段取りの技術
「頭のいい段取りの技術」は、藤沢晃治さんが著者の書籍であり、段取りよく仕事を進めるための方法や無駄な作業の減らし方などが記載されています。この書籍を読むことで、段取りよく仕事をする方法を理解することができ、ほとんど残業をすることなく1日の仕事を終えることが可能になります。
2：仕事が速い人ほどマウスを使わない! 超速パソコン仕事術
「仕事が速い人ほどマウスを使わない! 超速パソコン仕事術」は、岡田充弘さんが著者の書籍であり、パソコンを劇的に速くするワザなどが豊富に記載されています。この書籍を読むことで、仕事のスキルや能力を習得しようとしている段階でも効率よく仕事に取り組むことができ、時間内に仕事を終えることが可能になります。
3：なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である
「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」は、中島聡さんが著者の書籍であり、仕事を変える2:8の法則や昼寝を取ることの重要性などが記載されています。この書籍を読むことで、うまく時間を使うことができる時間術を習得することができ、充実した時間を贈ることも可能になります。
4：エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする
「エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする」は、グレッグ・マキューンが著者の書籍であり、極力無駄を捨てて効率よく仕事に集中する方法などが記載されています。この書籍を読むことで、普段の仕事に対する思考パターンや人生に対する考え方まで変えてしまうこともあります。
今の生活が窮屈だと感じている方は、ぜひ購読してみてはいかがでしょうか。
5：すぐやる！ 「行動力」を高める“科学的な”方法
「すぐやる「行動力」を高める“科学的な”方法」は、菅原洋平さんが著者の書籍であり、人生を変える行動力の高め方や行動力に関係する脳や体のことなどが記載されています。この書籍を読むことで、やる気が出ないことがある場合でも行動に移すことができ、仕事を溜め込むことがなくなり、充実した時間を過ごすことも可能になります。
仕事を効率化させてプライベートを充実させよう！
仕事を効率化することで通常よりも短い時間で仕事が終わり、プライベートの時間にあてることができます。夜遅くまで仕事をしているとプライベートな時間を確保することができず、充実した生活を送ることが困難になります。
仕事を効率化する方法を紹介しましたので、ぜひ実践してみてプライベートを充実させてください。
